Welches Ziel verfolgt die Norm?
Das interne Audit ist ein wichtiges Instrument zur Verbesserung.
Was besagt die Norm im Detail?
Eine weitere Methode zur Überwachung und Messung ist das interne Audit. Die Norm legt konkrete Anforderungen an interne Audits fest, da diese Methode vor der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems in einem Unternehmen nicht verwendet wird und für Unternehmen Neuland darstellt.
Das Audit dient einerseits der Überprüfung der Einhaltung der Normanforderungen. Andererseits dient es auch der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften im Handbuch (und anderen Dokumenten) im Unternehmen. Wenn eine Regelung nicht wie im Handbuch beschrieben umgesetzt wird, kann es bedeuten, dass entweder die Regelung überarbeitet werden sollte, falls sie nicht sinnvoll war, oder dass die Regelung sinnvoll war, aber der Mitarbeiter sie nicht ordnungsgemäß umgesetzt hat. In beiden Fällen sind entsprechende Maßnahmen erforderlich.
Die formellen Anforderungen der Norm an interne Audits sind wie folgt:
- Audits müssen systematisch geplant werden (Auditprogramm) und sollten nicht spontan durchgeführt werden.
- Im Auditprogramm müssen die Häufigkeit der Audits (wie oft welcher Prozess), die Auditmethoden (Besprechung, Prüfung von Unterlagen, Betriebsbegehung, Beobachtung am Arbeitsplatz usw.), die Verantwortlichkeiten sowie die Vorgehensweise bei der Planung und Berichterstellung festgelegt werden.
Bei der Erstellung des Auditprogramms sollte berücksichtigt werden, welcher Bereich oder Prozess besonders auditiert werden sollte. Dies hängt ab von:
- der Relevanz eines Prozesses für die Qualität,
- etwaigen Veränderungen in einem Bereich und
- dem Ergebnis des vorherigen Audits.
Für jedes Audit muss klar sein, auf welcher Grundlage geprüft wird, d. h. gegen welchen Standard (z. B. ISO 9001, Gesetze, unternehmenseigene Vorschriften oder eine Kombination davon). Außerdem muss der Umfang des Audits festgelegt werden (Dauer, Standort, Prozesse).
Bei der Auswahl des Auditors für ein Audit gilt der Grundsatz der Objektivität und Unabhängigkeit. Dies ist aufgrund möglicher Betriebsblindheit, Eigenschutz oder potenzieller Verbindlichkeiten gegenüber Kollegen erforderlich.
Die Ergebnisse des Audits müssen der zuständigen Leitung mitgeteilt werden, da nur sie nachhaltige Verbesserungen bewirken kann.
Beschlossene Verbesserungsmaßnahmen müssen schnellstmöglich umgesetzt werden.
Als Nachweis dafür, dass das Audit tatsächlich stattgefunden hat und welches Ergebnis erzielt wurde, müssen Aufzeichnungen über das Audit geführt werden.
Wie kann dies in der Praxis umgesetzt werden?
Die internen Auditregelungen des Unternehmens können entweder als Kapitel im Handbuch oder als separater Prozess beschrieben werden. In jedem Fall müssen das Vorgehen und die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Interne Audits sollten nicht wie Razzien durchgeführt werden.