Freigaben managen mit WissIntra

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Freigaben managen mit WissIntra

Freigaben ....

Ein Unternehmen muss wissen, welche Gefahren und Chancen die eigenen Produkte und Dienstleistungen beeinflussen. Risikomanagement schafft Transparenz und beleuchtet die Risikowahrscheinlichkeit - inklusive Auswirkung.

Effizient und wirksam: Risikomanagement transparent gemacht

Nur wer sich der Risiken des Unternehmertums bewusst ist, kann im Bedarfsfall schnell und adäquat reagieren um langfristig zukunftsfähig zu bleiben. Daher ist die Risikoprävention gemäß ISO 9001:2015 eine Kernaufgabe des Qualitätsmanagements.

Key Facts

Dokumententypen einteilen

Nicht jedes Dokument bedarf einer Freigabe. Mit dem Freigabenmanager können Sie Dokumententypen direkt in betreffende Workflows einteilen. So wird gewährleistet, dass bestimmte Dokumente nicht ohne vorherige Freigabe erstellt, geändert oder gelöscht werden können.

Freigabestufen festlegen

Sie können ganz einfach festlegen, wie viele Freigabestufen ein bestimmter Dokumententyp durchlaufen muss, bis die Freigabe endgültig erteilt ist. Darüber hinaus können bestimmte "Freigeber" definiert werden. Diese sind dann für die Validierung der Änderungen standardmäßig hinterlegt.

Struktur schaffen

Durch die Einteilung in aktive und inaktive Änderungspakete können Sie direkt sehen, welche Änderungen noch freigegeben werden müssen. Das hilft Ihnen bei der Strukturierung der Freigaben. Die betreffenden Workflows lassen sich zentral verwalten und ermöglichen einen optimalen Freigabeprozess.

Dokumententypen machen es möglich

Durch die Zuordnung der Workflow-Varianten zu den jeweiligen Dokumententypen, kann ein Unternehmen die firmeneigenen Richtlinien abbilden. Die Benutzer von WissIntra NG müssen sich an die festgelegten Richtlinien halten, da sonst Veränderungen am Dokument nicht veröffentlicht werden.

 

Individuelle Freigabe-Workflows

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Lernen Sie die QM-Software WissIntra kennen

WissIntra live erleben

Machen Sie sich selbst ein Bild. In einer unserer Online-Präsentationen. Hier zeigen wir Ihnen, was WissIntra kann.

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Geteiltes Wissen. Gelebte Qualität.

„Uns war es einfach wichtig, unsere Prozesse hier am IFKV schriftlich festzuhalten und zu dokumentieren. Wir wollten sicherstellen, dass bei Mitarbeiterwechsel oder in Krankheitsfällen, die Informationen gesichert und nachvollziehbar am Institut verbleiben. Zum einen waren wir intrinsisch motiviert, zum anderen wollten wir uns aber auch vom Wettbewerb abheben und unsere Qualität aussagekräftig nach außen transportieren. Mit WissIntra haben wir hier eine Software gefunden, die uns dabei optimal unterstützt.“

Gisela Pfarr, IFKV, Aus- und Weiterbildungsinstitut

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Optimale Auditvorbereitung

„Ich habe bereits einige Audits mit anderen Systemen begleitet, die im Handling recht kompliziert waren. Einer der Hauptvorteile von WissIntra NG ist die ausgezeichnete Übersicht: Es ist strukturiert und intuitiv aufgebaut. Wir finden Prozesse und die dazugehörigen Dokumente schnell und zuverlässig. Das hat uns beim Audit sehr geholfen.“

Nele Hardt, Koordinatorin des Tumorzentrums beim Inselspital

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Transparente Prozesslandschaft

„Früher, bei nur einem System reichte ein Handbuch, über das die Norm gelegt wurde: Da war man dann schnell durch und wusste, wie es bei uns läuft. Mit der Zeit bedienten wir immer mehr Nischen und es kamen neue Systeme dazu. Das Handling wurde komplexer. Unser EDV-Berater empfahl uns damals WissIntra aufgrund der guten Erfahrung seiner anderen Kunden mit der Software. Die Möglichkeit unsere Prozesse in einer übersichtlichen Kachellandschaft abzubilden, hat uns vor allem davon überzeugt, dass WissIntra genau das Richtige für uns ist.“

Dirk Weber, Qualitätsmanagement-Verantwortlicher bei RIGK

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Die WissIntra Module

WEIL VON STRUKTURIERTEM WISSEN ALLE PROFITIEREN

Alle WissIntra® Module passen sich flexibel Ihren Bedürfnissen an , damit Ihre Prozesse, Dokumente, Risiken, Maßnahmen und Audits, nahtlos ineinander greifen.

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Dokumentenmanagement bietet richtig umgesetzt viele Vorteile

Ressourcen und Zeit sparen durch gutes Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung hält auch in deutschen Unternehmen immer mehr Einzug, doch der Mangel an Papier in den Krankenkassen zeigt wieder einmal deutlich, dass noch sehr viel mehr Papier als notwendig im Umlauf ist. Was daraus folgt: mangelnde Transparenz, längere Bearbeitungszeiten und ständig wachsende Archive. Um zukunftsfähig zu bleiben und dem ständigen Wandel der Geschäftswelt standzuhalten, braucht es also neue Prozesse und mehr Effizienz auch in der Verwaltung von Dokumenten.  

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Prozesse schlank verwalten mit dem Prozessmanagement-Tool von WissIntra

Prozessmanager

Dokumente und Dateien sind im Arbeitsalltag eine Selbstverständlichkeit. Weniger selbstverständlich ist in vielen Unternehmen, dass alle Mitarbeiter immer die aktuellen Versionen verwenden. Die zentrale Dokumentenverwaltung mit dem WissIntra NG Dokumentenmanager schafft hier Abhilfe.

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Freigabemanager

Mit unserem WissIntra Freigabenmanager bleibt nichts dem Zufall überlassen. Freigaben für sämtliche Dokumente können direkt im Modul erteilt werden. Dabei entscheiden Sie selbst, welche Dokumente einem bestimmten Freigabe-Workflow unterliegen.

 

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You ask - We answer

Kann der Inhalt des Papierkorbs geleert werden?

Der Inhalt des Papierkorbs kann nicht geleert werden. Dies begründet sich in der Pflicht zur nachhaltigen Aufbewahrung qualitätsrelevanter Dokumente.

Was ist Dokumentenmanagement ?

Eine allgemeingültige Definition zu finden ist schwierig. Das kommt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt.

Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.

Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu

Welche Vorteile bietet der Dokumentenmanager?

- Schneller Zugriff auf elektronische Dokumente

- Ortsunabhängigkeit beim Abruf und der Bearbeitung von elektronischen Dokumenten

- Vereinfachte Suche nach und in digitalen Dokumenten

- Sparen Sie Zeit und Nerven durch die versionierte Verwaltung aller Dokumente

- Vereinfachte Zusammenarbeit an elektronischen Dokumenten

Worum geht es beim Dokumentenmanagement?

In erster Linie ist natürlich die zentrale Speicherung aller Informationen rund um ein Unternehmen oder eine Organisation. Darüber hinaus gibt es zwei weitere wichtige Aspekte:

Zum einen werden Informationen an die entsprechende Person im Unternehmen weitergegeben, zum anderen gibt es einen gültigen und nachvollziehbaren Prozess bei Änderungen und Freigaben von Dokumenten.

Zu den Aufgaben des Dokumentenmanagements gehört aber auch, die lückenlose Archivierung aller Daten inklusiver einer Änderungshistorie.