Freigaben managen mit WissIntra
Freigaben ....
Ein Unternehmen muss wissen, welche Gefahren und Chancen die eigenen Produkte und Dienstleistungen beeinflussen. Risikomanagement schafft Transparenz und beleuchtet die Risikowahrscheinlichkeit - inklusive Auswirkung.
Effizient und wirksam: Risikomanagement transparent gemacht
Nur wer sich der Risiken des Unternehmertums bewusst ist, kann im Bedarfsfall schnell und adäquat reagieren um langfristig zukunftsfähig zu bleiben. Daher ist die Risikoprävention gemäß ISO 9001:2015 eine Kernaufgabe des Qualitätsmanagements.
Key Facts
Dokumententypen einteilen
Nicht jedes Dokument bedarf einer Freigabe. Mit dem Freigabenmanager können Sie Dokumententypen direkt in betreffende Workflows einteilen. So wird gewährleistet, dass bestimmte Dokumente nicht ohne vorherige Freigabe erstellt, geändert oder gelöscht werden können.
Freigabestufen festlegen
Sie können ganz einfach festlegen, wie viele Freigabestufen ein bestimmter Dokumententyp durchlaufen muss, bis die Freigabe endgültig erteilt ist. Darüber hinaus können bestimmte "Freigeber" definiert werden. Diese sind dann für die Validierung der Änderungen standardmäßig hinterlegt.
Struktur schaffen
Durch die Einteilung in aktive und inaktive Änderungspakete können Sie direkt sehen, welche Änderungen noch freigegeben werden müssen. Das hilft Ihnen bei der Strukturierung der Freigaben. Die betreffenden Workflows lassen sich zentral verwalten und ermöglichen einen optimalen Freigabeprozess.
Dokumententypen machen es möglich
Durch die Zuordnung der Workflow-Varianten zu den jeweiligen Dokumententypen, kann ein Unternehmen die firmeneigenen Richtlinien abbilden. Die Benutzer von WissIntra NG müssen sich an die festgelegten Richtlinien halten, da sonst Veränderungen am Dokument nicht veröffentlicht werden.

WissIntra live erleben
Machen Sie sich selbst ein Bild. In einer unserer Online-Präsentationen. Hier zeigen wir Ihnen, was WissIntra kann.
You ask - We answer
Der Inhalt des Papierkorbs kann nicht geleert werden. Dies begründet sich in der Pflicht zur nachhaltigen Aufbewahrung qualitätsrelevanter Dokumente.
Eine allgemeingültige Definition zu finden ist schwierig. Das kommt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt.
Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.
Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu
- Schneller Zugriff auf elektronische Dokumente
- Ortsunabhängigkeit beim Abruf und der Bearbeitung von elektronischen Dokumenten
- Vereinfachte Suche nach und in digitalen Dokumenten
- Sparen Sie Zeit und Nerven durch die versionierte Verwaltung aller Dokumente
- Vereinfachte Zusammenarbeit an elektronischen Dokumenten
In erster Linie ist natürlich die zentrale Speicherung aller Informationen rund um ein Unternehmen oder eine Organisation. Darüber hinaus gibt es zwei weitere wichtige Aspekte:
Zum einen werden Informationen an die entsprechende Person im Unternehmen weitergegeben, zum anderen gibt es einen gültigen und nachvollziehbaren Prozess bei Änderungen und Freigaben von Dokumenten.
Zu den Aufgaben des Dokumentenmanagements gehört aber auch, die lückenlose Archivierung aller Daten inklusiver einer Änderungshistorie.