Informationen strukturiert ablegen & schnell wiederfinden
Dokumentenmanagement mit WissIntra®
Hinter einem guten Dokumentenmanagement steht deutlich mehr als nur die Dokumentenverwaltung - es ist der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Zudem werden der Informationsaustausch, die Kommunikation und Zusammenarbeit gefördert.
Zentrale, normenkonforme Dokumentenverwaltung
Mit zunehmender Unternehmensgröße, wächst auch der Berg an zu bewerkstelligenden Dokumenten. Dies können einfache E-Mail Vorlagen für den Vertrieb, Arbeitsanweisungen für die Produktion oder Auslieferungsbestimmungen sein.
Bei einer erfolgreichen Zertifizierung für DIN EN ISO 9001 oder andere Normen, steigt auch der Berg an aktuell zu haltenden und zu verwaltenden Dokumente exponentiell an.
Daher ist es sinnvoll, diese wichtigen Dokumente in einem einzigen zentralen System zusammenzufassen und für alle Akteure verfügbar zu machen.
Key Facts
Ein Dokument, viele Verwendungen
Ihre Dokumente laden Sie schnell und komfortabel in WissIntra® hoch – als Datei, als Permalink oder als Verknüpfung. Und machen so auf einen Schlag immer die aktuelle Version für alle Mitarbeiter verfügbar.
Freigabemanager
Nutzen Sie den Freigabemanager als „Vier“- oder „Mehr- Augen-Prinzip“. Das Dokument ist dann erst nach der Freigabe im Dokumentenmanager verfügbar. Unterschiedliche Dokumententypen können verschiedenen Freigabe-Stufen zugeordnet werden. Damit stellen Sie eine hohe Dokumentenqualität sicher.
Wissen, was Sache ist
WissIntra NG zeigt Ihnen an welchen Stellen ein Dokument verknüpft worden ist, bis ins letzte Detail hinein. So können Sie schnell feststellen, ob und wo ein Dokument verwendet wird.
Einfach, nachvollziehbar - sicher
Ab jetzt wissen Sie immer, wer wann was an welchem Dokument gemacht hat. Unsere Dokumentenhistorie arbeitet unauffällig im Hintergrund, sie protokolliert Benutzerinteraktionen entlang des Lebenszyklus eines Dokuments. Wann und von wem wurde es erstellt? Mit welchen Prozessen wurde es verknüpft? - Das Wichtigste auf einen Blick.
Der Papierkorb - die Lebensversicherung
Alles was Sie löschen, wandert automatisch in den WissIntra Papierkorb. Von dort können die Daten sofort wiederhergestellt - in genau dem Zustand, der zum Zeitpunkt des Löschens gegeben war. Ist ein Dokument mit einem Objekt verknüpft, muss die Verknüpfung zuvor gelöst werden, um das Dokument zu löschen.
Dokumentengültigkeit für einen besseren Überblick
Im Dokumentenmanager können Sie sich mit Hilfe von Warnsymbolen anzeigen lassen, dass ein Dokument bald ablaufen wird, wenn das Symbol 
vor dem Dokumententitel erscheint. Ist das Symbol 
rot, so ist das Dokument bereits abgelaufen. Hierfür können Sie in den Einstellungen definieren, wie viele Tage vor dem Ablaufen des Gültigkeitsdatums ein Warnsymbol anzeigt wird.
Passt WissIntra® zu mir?
Machen Sie sich selbst ein Bild. In einer unserer Online-Präsentationen. Hier zeigen wir Ihnen, was WissIntra® kann.
You ask - We answer
Der Inhalt des Papierkorbs kann nicht geleert werden. Dies begründet sich in der Pflicht zur nachhaltigen Aufbewahrung qualitätsrelevanter Dokumente.
Eine allgemeingültige Definition zu finden ist schwierig. Das kommt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt.
Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.
Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu
- Schneller Zugriff auf elektronische Dokumente
- Ortsunabhängigkeit beim Abruf und der Bearbeitung von elektronischen Dokumenten
- Vereinfachte Suche nach und in digitalen Dokumenten
- Sparen Sie Zeit und Nerven durch die versionierte Verwaltung aller Dokumenten
- Vereinfachte Zusammenarbeit an elektronischen Dokumenten
In erster Linie ist natürlich die zentrale Speicherung aller Informationen rund um ein Unternehmen oder eine Organisation. Darüber hinaus gibt es zwei weitere wichtige Aspekte:
Zum einen werden Informationen an die entsprechende Person im Unternehmen weitergegeben, zum anderen gibt es einen gültigen und nachvollziehbaren Prozess bei Änderungen und Freigaben von Dokumenten.
Zu den Aufgaben des Dokumentenmanagements gehört aber auch, die lückenlose Archivierung aller Daten inklusiver einer Änderungshistorie.
Der Dokumentenmanager wie auch der Prozessmanager sind immer die Basis jeder Installation. In Kombination mit weiteren Modulen bietet er noch mehr Vorteile.