Dokumente managen mit WissIntra

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Dokumente managen mit WissIntra

Informationen strukturiert ablegen & schnell wiederfinden

Hinter einem guten Dokumentenmanagement steht deutlich mehr als nur das Verwalten von Dokumenten - es ist der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Zudem wird der Informationsaustausch, die Kommunikation und Zusammenarbeit gefördert.

Zentrale, normenkonforme Dokumentenverwaltung

Mit zunehmender Unternehmensgröße, wächst auch der Berg an zu bewerkstelligenden Dokumenten. Dies können einfache E-Mail Vorlagen für den Vertrieb, Arbeitsanweisungen für die Produktion oder Auslieferungsbestimmungen sein.

Meiner einer erfolgreichen Zertifizierung für DIN EN ISO 9001 oder andere Normen, steigt auch der Berg an aktuell zu haltenden und zu verwaltenden Dokumente exponentiell an.

Daher ist es sinnvoll, diese wichtigen Dokumente in einem einzigen zentralen System zusammenzufassen und für alle Akteure verfügbar zu machen.

Key Facts

Ein Dokument, viele Verwendungen

Ihre Dokumente laden Sie schnell und komfortabel in WissIntra® NG – als Datei, als Permalink oder als Verknüpfung. Und machen so auf einen Schlag immer die aktuellste Version für  alle Mitarbeiter verfügbar.

Freigabemanager

Nutzen Sie den Freigabemanager als „Vier“- oder „Mehr- Augen-Prinzip“. Das Dokument ist dann erst nach der Freigabe im Dokumentenmanager verfügbar. Unterschiedliche Dokumententypen können verschiedenen Freigabe-Stufen zugeordnet werden. Damit stellen Sie eine hohe Dokumentenqualität sicher.

Wissen, was Sache ist

WissIntra NG zeigt Ihnen an welchen Stellen ein Dokument verknüpft worden ist, bis ins letzte Detail hinein. So können Sie schnell feststellen, ob und wo ein Dokument verwendet wird.

Einfach, nachvollziehbar - sicher

Ab jetzt wissen Sie immer, wer wann was an welchem Dokument gemacht hat. Unsere Dokumentenhistorie arbeitet unauffällig im Hintergrund, sie protokolliert Benutzerinteraktionen entlang des Lebenszyklus eines Dokuments. Wann und von wem wurde es erstellt? Mit welchen Prozessen wurde es verknüpft? - Das wichtigste auf einen Blick.

Versionierung von Dokumenten

Wie oft werden Dokumente überschrieben und sind nicht mehr als Original verfügbar. Mit der Versionierung von Dokumenten können Sie jederzeit zu der vorherigen Version Ihrer Dokumente zurückkehren. Der Dokumentenmanager legt automatisch Versionen an, sobald Dokumente neu abgespeichert werden. So können Sie überschriebene Dateien schnell und einfach wiederherstellen.

Dokumentengültigkeit für einen besseren Überblick

Im Dokumentenmanager können Sie sich mit Hilfe von Warnsymbolen anzeigen lassen, dass ein Dokument bald ablaufen wird, wenn das Symbol vor dem Dokumententitel erscheint. Ist das Symbol rot , so ist das Dokument bereits abgelaufen. Hierfür können Sie in den Einstellungen definieren, wie viele Tage vor dem Ablaufen des Gültigkeitsdatums ein Warnsymbol anzeigt wird.

Der Papierkorb - die Lebensversicherung

Alles was Sie löschen, wandert automatisch in den WissIntra Papierkorb. Von dort können die Daten sofort wiederhergestellt - in genau dem Zustand, der zum Zeitpunkt des Löschens gegeben war. Ist ein Dokument mit einem Objekt verknüpft, muss die Verknüpfung zuvor gelöst werden um das Dokument zu löschen.

Lernen Sie die QM-Software WissIntra kennen

WissIntra live erleben

Machen Sie sich selbst ein Bild. In einer unserer Online-Präsentationen. Hier zeigen wir Ihnen, was WissIntra kann.

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Geteiltes Wissen. Gelebte Qualität.

„Uns war es einfach wichtig, unsere Prozesse hier am IFKV schriftlich festzuhalten und zu dokumentieren. Wir wollten sicherstellen, dass bei Mitarbeiterwechsel oder in Krankheitsfällen, die Informationen gesichert und nachvollziehbar am Institut verbleiben. Zum einen waren wir intrinsisch motiviert, zum anderen wollten wir uns aber auch vom Wettbewerb abheben und unsere Qualität aussagekräftig nach außen transportieren. Mit WissIntra haben wir hier eine Software gefunden, die uns dabei optimal unterstützt.“

Gisela Pfarr, IFKV, Aus- und Weiterbildungsinstitut

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Optimale Auditvorbereitung

„Ich habe bereits einige Audits mit anderen Systemen begleitet, die im Handling recht kompliziert waren. Einer der Hauptvorteile von WissIntra NG ist die ausgezeichnete Übersicht: Es ist strukturiert und intuitiv aufgebaut. Wir finden Prozesse und die dazugehörigen Dokumente schnell und zuverlässig. Das hat uns beim Audit sehr geholfen.“

Nele Hardt, Koordinatorin des Tumorzentrums beim Inselspital

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Transparente Prozesslandschaft

„Früher, bei nur einem System reichte ein Handbuch, über das die Norm gelegt wurde: Da war man dann schnell durch und wusste, wie es bei uns läuft. Mit der Zeit bedienten wir immer mehr Nischen und es kamen neue Systeme dazu. Das Handling wurde komplexer. Unser EDV-Berater empfahl uns damals WissIntra aufgrund der guten Erfahrung seiner anderen Kunden mit der Software. Die Möglichkeit unsere Prozesse in einer übersichtlichen Kachellandschaft abzubilden, hat uns vor allem davon überzeugt, dass WissIntra genau das Richtige für uns ist.“

Dirk Weber, Qualitätsmanagement-Verantwortlicher bei RIGK

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Die WissIntra Module

WEIL VON STRUKTURIERTEM WISSEN ALLE PROFITIEREN

Alle WissIntra® Module passen sich flexibel Ihren Bedürfnissen an , damit Ihre Prozesse, Dokumente, Risiken, Maßnahmen und Audits, nahtlos ineinander greifen.

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Dokumentenmanagement bietet richtig umgesetzt viele Vorteile

Ressourcen und Zeit sparen durch gutes Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung hält auch in deutschen Unternehmen immer mehr Einzug, doch der Mangel an Papier in den Krankenkassen zeigt wieder einmal deutlich, dass noch sehr viel mehr Papier als notwendig im Umlauf ist. Was daraus folgt: mangelnde Transparenz, längere Bearbeitungszeiten und ständig wachsende Archive. Um zukunftsfähig zu bleiben und dem ständigen Wandel der Geschäftswelt standzuhalten, braucht es also neue Prozesse und mehr Effizienz auch in der Verwaltung von Dokumenten.  

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Prozesse schlank verwalten mit dem Prozessmanagement-Tool von WissIntra

Prozessmanager

Dokumente und Dateien sind im Arbeitsalltag eine Selbstverständlichkeit. Weniger selbstverständlich ist in vielen Unternehmen, dass alle Mitarbeiter immer die aktuellen Versionen verwenden. Die zentrale Dokumentenverwaltung mit dem WissIntra NG Dokumentenmanager schafft hier Abhilfe.

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Freigabemanager

Mit unserem WissIntra Freigabenmanager bleibt nichts dem Zufall überlassen. Freigaben für sämtliche Dokumente können direkt im Modul erteilt werden. Dabei entscheiden Sie selbst, welche Dokumente einem bestimmten Freigabe-Workflow unterliegen.

 

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You ask - We answer

Kann der Inhalt des Papierkorbs geleert werden?

Der Inhalt des Papierkorbs kann nicht geleert werden. Dies begründet sich in der Pflicht zur nachhaltigen Aufbewahrung qualitätsrelevanter Dokumente.

Was ist Dokumentenmanagement ?

Eine allgemeingültige Definition zu finden ist schwierig. Das kommt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt.

Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.

Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu

Welche Vorteile bietet der Dokumentenmanager?

- Schneller Zugriff auf elektronische Dokumente

- Ortsunabhängigkeit beim Abruf und der Bearbeitung von elektronischen Dokumenten

- Vereinfachte Suche nach und in digitalen Dokumenten

- Sparen Sie Zeit und Nerven durch die versionierte Verwaltung aller Dokumente

- Vereinfachte Zusammenarbeit an elektronischen Dokumenten

Worum geht es beim Dokumentenmanagement?

In erster Linie ist natürlich die zentrale Speicherung aller Informationen rund um ein Unternehmen oder eine Organisation. Darüber hinaus gibt es zwei weitere wichtige Aspekte:

Zum einen werden Informationen an die entsprechende Person im Unternehmen weitergegeben, zum anderen gibt es einen gültigen und nachvollziehbaren Prozess bei Änderungen und Freigaben von Dokumenten.

Zu den Aufgaben des Dokumentenmanagements gehört aber auch, die lückenlose Archivierung aller Daten inklusiver einer Änderungshistorie.