Besucher CheckIN
Die einfache CheckIN Lösung

Ein professioneller Empfang von Gästen im Unternehmen sorgt für einen ersten guten Eindruck. Wichtig ist, dass dabei die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewahrt werden. Die Lösung bietet die Besucher CheckIN App für DSGVO-konforme Besucherdatenerfassung.

Ein sicherer und komfortabler Weg der digitalen Erfassung Ihres Besuchs.

Unsere App ist für iOS Geräte im App Store erhältlich.

Besucher CheckIN - die einfache Check In Lösung

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Die k+k iOS Besucher CheckIN App

Gutes Besuchermanagement ist für die Unternehmenssicherheit unerlässlich. Um die Zugänge zu kontrollieren ist die Verwendung eines Besucherregisters eine gängige und geeignete Lösung. So wird sichergestellt, dass unternehmensfremde Personen zentral erfasst und verwaltet werden. Im Zuge dessen werden auch diverse personenbezogene Daten erhoben, wie bspw. Name, Aufenthaltszeit, PKW-Kennzeichen, Unterschrift, etc.

Sie möchten mit einem professionellen Empfang von Besucher*innen einen guten ersten Eindruck hinterlassen?
Ihnen ist wichtig, dass entsprechende datenschutzrechtliche Vorkehrungen im Zusammenhang mit dem Besuchermanagement getroffen sind?

Dann ist die Besucher CheckIN App genau das richtige für Ihr Unternehmen. Die Sicherheit der Daten steht dabei an erster Stelle, weshalb Sie zuerst ein Passwort vergeben müssen. Mit diesem Passwort können Sie dann die Einstellungen und Daten der Besucherliste aufrufen. Dies sorgt auch dafür, dass Unbefugte keine Einsicht auf die Daten haben. Des Weiteren können Sie auch Ihre Datenschutzbedingungen, AGBs oder Teilnahmevoraussetzungen als PDF hinterlegen. Diese können Ihre Besucher beim Einchecken einsehen und mit ihrer Unterschrift akzeptieren. Nach diesen Schritten ist die App schon einsatzbereit.

Die Vorteile im Überblick:

Einrichten der App

 

  • Hygienische und kontaktlose Datenaufnahme
  • Kein Papierkram und Zettelchaos bei der Aufbewahrung
  • Einfaches und zentrales speichern aller relevanter Daten
  • Einsatzbereit in nur zwei Schritten:
    • Passwort vergeben und sicherstellen, dass nur Befugte Zugriff auf Einstellungen und die Besucherliste haben
    • Datenschutzbedingungen, AGBs oder Teilnahmevoraussetzung als PDF hinterlegen und durch Unterschrift bestätigen lassen

Eingabemaske für Gäste

 

  • einfaches Speichern der vorgeschriebenen Daten: Nachname, Vorname, Adresse/E-Mail oder Telefonnummer durch Pflichtfelder
  • automatische Erfassung der Ankunftszeit durch ständige Aktualisierung
  • Einsicht in die hinterlegten AGBs, Datenschutzbestimmungen oder Teilnahmevoraussetzungen, die durch die Unterschrift bestätigt werden
  • intuitives Ausfüllen des Formulars

Besucherliste

 

  • DSGVO-konform durch automatisches Löschen nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist
  • passwortgesicherte Liste
  • vereinfachte Speicherung von wiederkehrenden Gästen durch Suchfunktion und Übertragung der existierenden Daten
  • nachträgliche Bearbeitung und Zeitanpassung durch Admin möglich

Individuelle Anpassung

 

  • Cloud-Synchronisation, um Daten und Einstellungen jederzeit wieder herstellen zu können
  • einfacher Export der Daten im praktischen CSV-Format
  • Personalisierung des Willkommenstexts
  • Anpassung der Formularfelder, um die für Sie relevanten Daten zu erfassen
  • Admin-Modus, zur leichteren Einrichtung ohne ständige Passworteingabe
  • Einfügen eines eigenen Bilds für den Header
  • Menüfarbe frei anpassbar an das Firmen CI
  • Einstellung einer Benachrichtigung wenn die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist

 

Trotz zunehmender Digitalisierung strömen noch jeden Tag zahlreiche Besucher in die Unternehmen. Ein sorgfältiger Umgang mit Besucherdaten ist für ein Unternehmen unerlässlich. Nicht umsonst heißt es, der erste Eindruck zählt. Zugegeben, nicht jeder Besuch wird beim Betreten eines Unternehmens auf das Besuchermanagement achten, trotzdem wird es unterbewusst Auswirkungen auf den Aufenthalt haben. Ein professioneller Empfang von Besuchern im Unternehmen sorgt für einen ersten guten Eindruck. Wird dabei den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprochen, fühlr sich der Gast gleich wilkommen. Dies fördert einen positiven Aufenthalt. Also nehmen Sie es selbst in die Hand und schaffen Sie für Ihr Unternehmen eine positive Willkommenskultur.

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