Woran der fortlaufende Verbesserungsprozess in der Praxis (oft) scheitert

In der Theorie und den Normen ist der fortlaufende Verbesserungsprozess fest verankert, trotzdem kommt es gerade im praktischen Einsatz immer wieder zu Stolpersteinen und Hindernissen. Dieser Blogartikel soll genau diese Punkte aufdecken und so identifizieren, woran es in der Praxis oft scheitert. Damit an diesen Stellen angesetzt werden kann und Verbesserungsprozesse auch in der Praxis greifen und wirken.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess

In einem unserer letzten Artikel zum Verbesserungsprozess haben wir Dich mit in die Backstube genommen und Dir unser Weihnachtsstollen-Rezept gezeigt. Der Name unseres Stollens: kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).

Eine fortlaufende Verbesserung, wie der KVP zeitgemäß genannt wird, ist ein elementarer Teil der ISO 9001 Norm. Ziel vom KVP ist es, in einer Organisation mit stetigen Verbesserungen in kleinen Schritten auf allen Ebenen die Qualität zu erhöhen und sie damit wettbewerbsfähiger und zukunftsfit zu machen.

Das Rezept dafür bildet der PDCA-Zyklus mit seinen vier Phasen:

Plan – Organisationen definieren strategische und operative Ziele für die Prozesse,

Do – setzen diese zielgerichtet um,

Check – überprüfen und bewerten sie,

Act – um Prozesse im Anschluss anzupassen.

Damit bist Du bestens gerüstet, um in einem dynamischen Markt zu bestehen, weil sich die Qualität stetig verbessert.

So viel also zu den Zutaten und zum Rezept. Doch dies allein ist keine Erfolgsgarantie. Die schlechte Nachricht: Ähnlich wie die meisten von uns beim Kochen und Backen ab und an scheitern, gibt es auch beim KVP einige Stolpersteine. Die gute Nachricht: Wir zeigen Dir hier die Wichtigsten, damit Du nicht darüber stolperst und sich das Risiko von Fehlentscheidungen somit reduziert. Dabei musst Du Dich nicht selbst um alles kümmern, sondern kannst auch intelligente Software einsetzen. Aber dazu später mehr.

Stete Verbesserung ist kein Prozess, sondern Kultur

„Noch ein Meeting mit dem Qualitätsmanagement, um die Prozesse durchzugehen? Können wir das nicht verschieben? Wir haben zurzeit viele Kundenanfragen.”

Sei nicht böse, wenn Du solche Sätze aus dem Vertrieb oder Marketing hörst. Organisationen, die fortlaufende Verbesserung erfolgreich umsetzen wollen, müssen dazu eine Firmenkultur etablieren, in der KVP keine Last, sondern ein Erfolgsfaktor für alle Bereiche ist. Eine Geschäftsleitung, die das nicht versteht, wird dem KVP nie die nötige Aufmerksamkeit und Ressourcen schenken, die es benötigt. Das Management hat die Aufgabe, KVP in der Organisation vorzuleben und mitzutragen, damit es in allen Abteilungen und Bereichen Fuß fassen kann. Ansonsten ist Scheitern angesagt.

Wer Qualitätsmanagement als Insel betrachtet, erleidet Schiffbruch

Viele Organisationen betrachten KVP als isolierten Prozess, der von einer isolierten Abteilung, meistens dem Qualitätsmanagement (QM), vorangetrieben werden soll. Im besten Fall wird ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) einberufen, welcher irgendwie die Verbesserungen in der Organisation sicherstellen soll. Dieser hat in solchen Organisationen die Aufgabe, die Umsetzung vom KVP in allen Abteilungen voranzutreiben. Ein solches Inseldenken führt dazu, dass der oder die QMB gegen Windmühlen in der ganzen Organisation kämpfen muss. Denn ein entscheidendes Erfolgskriterium beim KVP ist die Ganzheitlichkeit. Kontinuierliche Verbesserung bringt nur dann Erfolg, wenn QM in Organisationen nicht als Prozess gesehen wird, sondern als Erfolgsfaktor, der Organisationen gegenüber dem Wettbewerb erfolgreicher macht. Genau wie Forschung, Entwicklung oder Umsatz.

KVP bedeutet nicht top-down, Mitarbeiter wollen eingebunden werden

Wer besser werden möchte, muss zuerst wissen, was er besser machen kann und wie das geht. Die nötigen Ideen müssen beim KVP weder von oben aus der Teppichetage kommen, noch von teuren QM-Consultants. Es sind oftmals die Mitarbeitenden, welche mit den bestehenden Prozessen arbeiten, die am besten wissen, was funktioniert und wo Verbesserungspotenzial besteht. Damit diese Mitarbeitenden auch den Mund aufmachen und Inputs liefern, braucht es Anreize. Ein Ansatz könnte eine Belohnung für jede umgesetzte Idee in Form von Gutscheinen oder anderen Incentives sein. Es muss aber nicht immer etwas kosten. Zu sehen, dass die eigenen Ideen umgesetzt werden, ist eine langfristige Form der Wertschätzung. Aber aufgepasst, auch das Gegenteil kann eintreten. Mitarbeitende mögen nichts weniger als Arbeitgeber, die Wasser predigen und Wein trinken. Wer fortlaufend besser werden will, muss Mitarbeitern zuhören, ihre Ideen aufnehmen und transparent machen, was mit den Inputs passiert. Wie man mit Wissen im Unternehmen umgeht, spielt dabei eine zentrale Rolle.

Prozesse werden nicht digitalisiert

“Wie bitte? Die Anzahl defekter Teile pro Jahr? Tut mir leid, darum können wir uns nicht auch noch kümmern, wir müssen die Teile auch noch produzieren.”

Wie man mit Informationen in der Organisation umgeht, spielt eine zentrale Rolle für einen zielgerichteten KVP. Organisationen, die ihr Wissensmanagement digital verwalten, haben dabei entscheidende Vorteile, denn fortlaufende Verbesserung besteht zu einem großen Teil aus dem Sammeln und Auswerten von Informationen. Sind Prozesse erstmal implementiert, müssen diese auf ihren Nutzen überprüft und allenfalls angepasst werden. Schwere Ordnerschränke und Archive im Keller sind dafür der falsche Ansatz. Nur wer Prozesse digital abbildet und Informationen für alle nutzbar macht, kann diese auch in größeren Organisationen managen und schnelle Entscheidungen treffen.

Die gute Nachricht: Du musst nicht jeden KVP-Fehler selbst ausbügeln

Um Fehler im Umgang mit dem KVP zu korrigieren oder – noch besser – zu vermeiden, müssen Qualitätsbeauftragte überhaupt wissen, ob und wo sie passieren. Dies ist vor allem dann schwierig, wenn man sich erst an den KVP rantastet oder neue Prozesse einführt. Eine QM-Software kann hier Abhilfe schaffen. Unsere Kunden vertrauen dazu auf WissIntra: Deine Wünschelrute für eine erfolgreiche Umsetzung des KVP.

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