von kuk-is Blogteam

WissIntra als Wissensmultiplikator beim IFKV e.V.

Mit WissIntra hält das IFKV als Aus- und Weiterbildungsinstitut sein Wissen lebendig und aktuell. Die Prozesse sind dokumentiert und unterliegen einer permanenten Optimierung. Das wertvolle Fachwissen bleibt in der Organisation und lässt sich effizient weitergeben. Darüber hinaus hat WissIntra die IFKV optimal bei der Re-Zertifizierung auf die neue DIN ISO-Norm 9001:2015 unterstützt.

In einem Ausbildungsinstitut laufen die Prozesse und Anforderungen vieler interessierter Parteien wie Lehrkräfte, Auszubildende und Kliniken wie im Räderwerk einer hochkomplexen Uhr zusammen. Die Abläufe unterteilen sich in viele Unterrädchen und müssen ineinandergreifen, damit die Gesamtorganisation funktioniert: So gibt es zum Beispiel Gesetzestexte zu beachten, formale Änderungen zu pflegen, Deadlines im Blick zu behalten und Neubeantragungen sicherzustellen.

Antriebsstoff Wissen

Wissen ist eine wichtige Ressource für das IFKV, nicht nur in seiner Funktion als Aus- und Weiterbildungsinstitut, sondern auch innerhalb der Organisation. Aufgrund der vielen Schnittstellen nach außen und dem Wunsch die Prozesse auf Effizienz zu überprüfen, hat sich die Geschäftsführerin Gisela Pfarr sehr früh entschieden, auf digitale Abläufe zu setzen und ihre Organisation nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren zu lassen. Keine Selbstverständlichkeit im Umfeld der Psychotherapie-Ausbildungsinstitute, von denen nur eine Handvoll zertifiziert sind. Gisela Pfarr hat hier vorausschauend und pragmatisch entschieden, wie sie selbst rückblickend erzählt:

 

„Uns war es einfach wichtig, unsere Prozesse hier am IFKV schriftlich festzuhalten und zu dokumentieren. Wir wollten sicherstellen, dass bei Mitarbeiterwechsel oder in Krankheitsfällen, die Informationen gesichert und nachvollziehbar am Institut verbleiben. Zum einen waren wir intrinsisch motiviert, zum anderen wollten wir uns aber auch vom Wettbewerb abheben und unsere Qualität aussagekräftig nach außen transportieren. Mit WissIntra haben wir hier eine Software gefunden,die uns dabei optimal unterstützt.“

 

Wissen weitergeben, Wissenszyklus fördern

Aufgrund einer Empfehlung eines Qualitätsmanagement-Experten hat das IFKV WissIntra bereits Anfang 2008 eingeführt. Die Mitarbeiter waren von Anfang an motiviert, die Software einzusetzen, erklärt Gisela Pfarr:

„In vielen Unternehmen mag das Einführen einer Software als zusätzliche Arbeitslast empfunden werden, hier haben wir WissIntra von Beginn an als Unterstützung gesehen, um die Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Jetzt ist es für die Mitarbeiter wesentlich leichter, ihr Wissen, das früher an den einzelnen Arbeitsplatz gebunden war, mit dem Großen und Ganzen zu verknüpfen. Jeder erlangt dadurch jetzt sehr viel mehr Wissen. Das ist ein enormer Kompetenzgewinn für die Mitarbeiter.“

WissIntra wird beim IFKV auch als großes Dokumentenverwaltungssystem angesehen, da alle relevanten Dokumente in den Prozessen zu finden sind. Gisela Pfarr gibt ein Beispiel für einen typischen Ablauf am Institut:

„Für die Organisation einer Zwischenprüfung sind die kompletten Checklisten der Zwischenprüfung mit den daraus folgenden Arbeitsschritten in WissIntra hinterlegt. Jeder Mitarbeiter weiß an jedem Prozesspunkt, was zu tun ist und sieht den aktuellen Stand. Das ist vor allem wichtig, wenn andere Abteilungen mit eingebunden sind, damit alles nahtlos ineinandergreift. Da unsere Prozesse sehr klar beschrieben sind, können wir uns darauf verlassen, dass alle Arbeitsschritte berücksichtig werden.“  

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Aufgrund der transparenten Übersicht auf die Prozesse und der jährlichen Auditierung werden die Abläufe regelmäßig auf Effizienz und Wirksamkeit überprüft und Verbesserungsvorschläge im positiven Fall umgesetzt, wie Gisela Pfarr bestätigt: „Dank WissIntra laufen unsere Prozesse nahtloser und sind weniger fehleranfällig, dennoch unterliegen unsere Abläufe einer ständigen Verbesserung. Wir nutzen ein Fehlermanagement, in dem wir relevante Fehler dokumentieren und später in eine Maßnahmenliste in WissIntra übertragen und bearbeiten.“

ISO-Norm 9001:2015 - alles richtig gemacht!

Jedes Jahr hat das IFKV ein Überwachungsaudit und alle 3 Jahre eine Re-Zertifizierung. Seit Ende 2016 ist das Ausbildungsinstitut bereits auf die neue ISO-Norm 9001:2015 zertifiziert worden und gehört damit zu den ersten Instituten überhaupt. Für Gisela Pfarr waren die Neuerungen in der aktuellen Norm eine Bestätigung dafür, dass das IFKV alles richtig gemacht hat, wie sie abschließend erzählt:

„Die Änderungen ließen sich sehr leicht in WissIntra anpassen und waren in den Prozessen teilweise schon abgebildet. Kein Wunder, da wir viele neue Anforderungen bereits in unserer Organisation leben. Wir hatten ja bereits Risikoprozesse analysiert und in der Turtle in WissIntra abgebildet. Nach der Zertifizierung wurde uns bestätigt, dass wir überdurchschnittlich gut abgeschnitten haben.“

Über IFKV e.V.

Gegründet wurde das Institut im Jahr 1986 als eingetragener gemeinnütziger Verein, damals anerkannt durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung. Am 01.01.1999 erhielt das IFKV als erstes Ausbildungsinstitut bundesweit die staatliche Anerkennung für den Ausbildungsgang „Psychologischer Psychotherapeut“, am 01.11.2000 folgte die staatliche Anerkennung für den Ausbildungsgang „Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut“.

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