von kuk-is Blogteam

Wieso ein Wissensmanagement-Tool nutzen? Eine gute Frage von genervten Mitarbeitenden

Ein neues Wissensmanagement-Tool wird im Unternehmen eingeführt. Die Geschäftsführung ist begeistert, die Qualitätsmanagerin strahlt und auch die Auditoren sind glücklich. Doch was ist mit den anderen Mitarbeitenden des Unternehmens? Die bekommen jetzt die Aufgabe das System mit ihrem Wissen zu pflegen und damit zu arbeiten. Von oben angeordnete Zusatzarbeit. Die Motivation der Mitarbeitenden hält sich in Grenzen. Also nur Aufwand? Oder haben die Mitarbeitenden etwas davon?

 

Wie war das nochmal?

Klar, der Mitarbeiter kennt seine täglichen Aufgaben und weiß, was zu tun ist. Aber es gibt auch Aufgaben, die nur einmal im Jahr gemacht werden müssen. Vielleicht wurden die Arbeitsschritte auf einen Zettel geschrieben, aber wo ist der schon wieder hin? Mach es dir leicht: Trage alle deine Arbeitsschritte in das neue Wissensmanagement-Tool ein, vergiss Zettel oder Dokumente, die man nur wieder suchen muss. Pflege lieber alles an einem Ort. Was ist einfacher, als in ein System zu gehen und alle Informationen zu erhalten? Sei es mit Grafiken, Erklärvideos oder reinem Text. Selbst deine Zettel kannst du direkt an einen Prozess anhängen 😉

 

Lass dich vertreten – ohne Sorgen

Du willst in den Urlaub oder bist krank? Wer macht die anfallenden Aufgaben und wer weiß überhaupt, wie sie funktionieren? Hast du deiner Vertretung auch alles gesagt? Hat deine Vertretung sich alles notiert? Bietest du an, dass du selbstverständlich für Fragen in deinem wohlverdienten Urlaub erreichbar bist?


Wir wüssten, was dir helfen könnte 😉. Pflege das Tool so, dass alle, die dich vertreten, die wichtigsten Arbeitsschritte nachschlagen können. Verwende Bilder und Screenshots, um das Ganze anschaulich zu gestalten. Verteile die anstehenden Aufgaben. Du wirst sehen, dass deine Kolleginnen und Kollegen das Tool öffnen und versuchen werden, die beschriebenen Prozess-Schritte und Aufgaben umzusetzen. Lehn dich zurück und genieße deinen Urlaub. Oder – falls du krank wirst – erhole dich gut!

 

Hilf neuen Mitarbeitenden

Ein neuer Mitarbeiter kommt in deine Abteilung und du sollst ihn einarbeiten? Eigentlich hast du keine Zeit, um ihm alles ausführlich zu erklären? Hast du vielleicht Angst, dass du vergisst, ihm etwas Wichtiges zu zeigen?


Dann öffne das Wissensmanagement-Tool und zeige ihm deine Arbeitsprozesse, deine Aufgaben. Lass deinen Kollegen sich erstmal allein die Prozesse anschauen, um einen Überblick zu erlangen, was überhaupt alles zu deinem Aufgabenfeld gehört. Verwende die ihm Tool hinterlegten Aufgaben und Arbeitsschritte als roten Faden bei der Einarbeitung. Ist es als Neuling nicht gut zu wissen, dass man nicht alles eifrig mitschreiben muss und nachher auch weiß, wo man die wichtigsten Dinge nachschlagen kann?

 

Optimiere deinen Arbeitsablauf

Hast du dich schon mal gefragt, warum man es jahrelang so kompliziert gemacht hat? Oder warum du nicht früher auf die Schnittstellen mit anderen Prozessen gekommen bist und im Unternehmen doppelt gearbeitet wurde?


Durch die Dokumentation deiner Prozesse kannst du deinen täglichen Ablauf noch einmal anders betrachten. Dadurch hast du die Chance deinen Prozess zu optimieren, andere Prozesse anzuschauen und sich letztendlich dadurch das Leben einfacher zu machen.

 

Wissensmanagement-Tools sind nicht nur eine Erleichterung für einzelne, sondern für alle Mitarbeitenden. Mach dir dein Leben leichter 😊

Das richtige Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Du willst mit einer Wissensmanagement-Software starten, aber weißt nicht genau wo und wie? Ein kurzes Gespräch gibt oft neue Impulse. Lass uns darüber sprechen, was Du brauchst, um voranzukommen.  

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