von kuk-is Blogteam im Interview

Wieso jetzt Gedanken über den Einsatz einer QM-Software machen?

Ein Interview über die Chancen in der Krise

Die aktuelle Lage stellt uns alle vor Herausforderungen, die wir bisher nicht kannten. Die Pandemie bietet aber auch Möglichkeiten uns mit Dingen zu beschäftigen, die bisher zurückstehen mussten oder deren Wichtigkeit uns erst jetzt richtig bewusst wurde. Deshalb nutzen wir die Gunst der Stunde und bitten unsere interne Qualitätsmanagement-Beauftragte zum Interview und fragen für Euch nach: Über die Verbesserung der Qualität, die Vereinfachung der Dokumentation, das Wissen der Mitarbeiter und warum man sich jetzt damit auseinandersetzen sollte.

Unsere Expertin

Karin Hänsch beschäftigt sich schon seit den 90er Jahren mit Themen des Qualitätsmanagements (QM). Heute ist sie WissIntra-Trainerin, Prozessberaterin für Managementsysteme und interne Qualitätsmanagement-Beauftrage bei der k+k information sevices GmbH. Normalerweise ist sie mit ihrem großen Fachwissen ständig auf Achse, um Schulungen, Workshops und Vorträge zu halten und so die Weiten der QM-Welt vor schlechten Prozessen und potenziellen Gefahren zu schützen. Deshalb sind wir froh, dass sie Zeit hat unseren Bloglesern und Leserinnen die wichtige Frage zu beantworten, warum gerade jetzt Zeit in Qualitätsmanagement investiert werden sollte.

Wieso sollte man gerade jetzt Zeit in QM investieren?

Gerade in dieser Zeit der Unsicherheit sind Struktur und Verlässlichkeit besonders wichtig. Der Fokus liegt bei den meisten vermutlich gerade bei anderen Themen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und QM Abläufe strukturiert und geregelt durchgeführt werden. Das Vertrauen in ein funktionierendes QMS bringt Ruhe in die Organisation und gibt uns Sicherheit. Und wer braucht die gerade nicht?

Gibt es denn Aspekte des QM die besonders wichtig sind?

Natürlich gibt es Punkte, auf die jetzt besonders Wert gelegt werden sollte. Zum Beispiel sind ein schneller Informationsfluss und eine gute und disziplinierte Kooperation aller Betroffenen in einer Krise bedeutender denn je. Gerade jetzt, wo die Beteiligten oft nicht persönlich im Austausch stehen und die kurzen Gespräche beim Kaffee holen wegfallen, ist eine klare und verlustfreie Kommunikation wichtig. Was hier helfen kann, ist der Einsatz einer QM-Software bzw. eines softwareunterstützten IMS, da dort Informationen klar und strukturiert abgelegt werden können und für jeden einsehbar sind. Im Augenblick ist auch der Prozess zur fortlaufenden Verbesserung besonders wichtig. Dieser sollte schnell und unkompliziert ablaufen, damit zeitnah und umfassend auf Veränderungen reagiert werden kann. Dabei ist jeder Einzelne in der Organisation gefragt, denn jedes auch so kleine Rädchen im Uhrwerk trägt seinen Teil dazu bei, die Verbesserungen und/oder Veränderungen zielgerichtet umzusetzen. Gerade wenn sich jeder einbringen kann und die Lösungen gemeinsam erarbeitet werden, schaffen sie Vertrauen und Akzeptanz.

Man hört gerade aber auch immer von neuen Chancen.  Welche Möglichkeiten bieten sich gerade jetzt im Bereich QM?

Da sicher viele feststellen mussten, dass Excellisten in der Schublade - besonders in einer Krise - nicht die perfekte Dokumentation sind, bietet sich gerade die Chance über eine softwarebasierte QM Lösung nachzudenken. Natürlich nur, sofern diese in der Organisation noch nicht vorhanden ist. Mit softwarebasiertem QM können Prozesse in Echtzeit und lösungsorientiert verändert und dokumentiert werden. So kann sichergestellt werden, dass jeder Beteiligte auch im Homeoffice auf dem aktuellen Stand ist und an den Themen mitarbeiten kann. Hilfreich ist, wenn die Software über ein gutes Benachrichtigungssystem verfügt, damit die Informationen über Änderungen und Aktualisierungen von Prozessen und Dokumenten zeitnah übermittelt werden. Das hilft dabei, dass jeder den Überblick behält und gemäß den Veränderungen situationsabhängig agieren kann.

Außerdem ist ein detailliert dokumentiertes Wissensmanagement von Vorteil, die Vertretungen und Aushilfen bei Personalausfall (Krankheit oder Kurzarbeit) zielführend bei ihren Tätigkeiten zu unterstützen und anzuleiten.

Ähnlich sieht es bei Risiken aus, die sich natürlich aufgrund der Pandemie verändert oder eventuell sogar verstärkt haben. Auch hier hilft eine softwarebasierte Lösung diese in den Griff zu bekommen. Durch die stetige Veränderung von Routinen, Plänen und Visionen wird auch eine neue Risikobewältigung notwendig. Hier sollte vor allem die Nachhaltigkeit im Fokus stehen, damit die Maßnahmen auch zukünftig und nach der Krise greifen. Sind Maßnahmen effektiv angelegt, ist es allen Mitarbeiten möglich auch remote sofort auf ihre Aufgaben zu schauen. So kann Hand in Hand mit dem notwendigen Sicherheitsabstand - trotzdem gemeinsam an den aktuellen Themen gearbeitet werden. Es muss nur bei der Auswahl einer QM Software darauf geachtet werden, dass die Dokumentation der Maßnahmen sowie der Wirksamkeitsprüfung elektronisch abbildbar sind.

Doch darf man auch nicht die „normalen“ Aufgaben vergessen, so ist es durchaus sinnvoll zu schauen, dass die Vorbereitungen für das jährliche Überwachungsaudit oder dem Re-Zertifizierungsaudit weiterlaufen und keine Zeitnot oder Hektik aufkommt.

Und gibt es einen letzten Tipp für diejenigen, die gerade mehr Zeit als sonst haben und sich mit QM beschäftigen wollen?

Die freie Zeit nutzen, egal ob mit lesen von Fachbüchern, der Überarbeitung von Prozessen, der eigenen Weiterbildung durch Webinare oder sogar Online-Schulungen. Das Leben heißt Veränderung – die Frage ist nur, was wir daraus machen. So können wir alle gemeinsam etwas für die Zukunft bewegen und damit auch Positives erreichen.

Titelbild: © doomu, adobe.stock.com

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