von kuk-is Blogteam

Bereit für's Zertifizierungs-Audit?

10 Profi-Tipps wie Du Dich erfolgreich auf ein Audit vorbereitest

10 Profi-Tipps zur erfolgreichen Audit-Vorbereitung

Mit Audits ist es wie mit Weihnachten, man weiß genau, wann es (wieder) soweit ist und trotzdem kommt es ganz überraschend und viel zu früh. Dann heißt es ranklotzen und durchboxen. Damit Du entspannt ins nächste Audit gehen kannst, haben wir jetzt zu Weihnachten 10 Tipps für die perfekte Vorbereitung zusammengestelltHo ho ho!! 

Well prepared. Wie arbeitet man an einem Audit-Hotspot? 

Ob Weihnachtsgeschenke oder Audit: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Mit klarem Fokus und Checklisten bezwingt man nicht nur die Shopping Malls, sondern auch jeden noch so energischen AuditorDeshalb ist es wichtig, fokussiert und strukturiert zu starten. 

Aus eigener Erfahrung wissen wir natürlich, dass es viele Arten von Audits gibt und alle ihre Besonderheiten haben. So werden bei einem Lieferantenaudit logischerweise andere Prozesse und Dokumente geprüft, als bei einem Energie- oder Umweltaudit. Und trotzdem: Einige grundlegende Dinge gelten für alle Audits. Welche das sind, nehmen wir heute genauer unter die Lupe.  

10 Tipps - Wie Du Dich gut auf ein Audit vorbereitest 

  1. Bewahre Ruhe

    Sich in sein Gegenüber hineinzuversetzen hilft nicht nur bei der Suche nach dem richtigen Geschenk, sondern auch beim Audit. Dir sollte klar sein, dass
     es sich um ein ganz normales Gespräch handelt. Du berichtest, was Du täglich machst, erklärst welche Tools und Methoden Du wie nutzt und zu welchen Resultaten dies führt. Natürlich wird der Auditor versuchen Schwachstellen aufzudecken, aber nur, um sicherzustellen, dass die Qualität stimmt und als Hilfestellung für VerbesserungenDas zu Wissen sollte Dir die benötigte Ruhe und Sicherheit geben, denn sind wir mal ehrlich, wer kennt Deine tägliche Arbeit besser, als Du selbst? 

  2. Leiste Aufklärungsarbeit 
    Deine Mitarbeiter sind wie Santas Elfen. Deswegen ist es wichtig, dass Du sie von Anfang an miteinbeziehst. Kommuniziere die wichtigsten Punkte bzw. Ziele des Audits und vergiss nicht den Ablauf, die Schwerpunkte und Neuerungen in den Normen zu erläutern. 
    Nimm Dir auch Zeit für Fragen; insbesondere für Mitarbeiter, die noch nie an einem Audit teilgenommen haben oder jene, die sich in Befragungssituationen oder Prüfungszuständen unwohl fühlen, kann das sehr helfen. Ein Blackout in der Befragung kann unangenehm werden. Besprecht konkrete Beispiele aus der jüngsten Vergangenheit, sprecht offene Themen an und überlegt, wie das Team sich gegenseitig unterstützen kann. So seid ihr als Team erfolgreich.  

  3. Arbeite dem Auditor zu
    Genau wie beim Plätzchen backen hilft es Vorarbeit zu leisten und alle Zutaten rauszustellen und abzuwiegen. Gute Vorarbeit wird auch beim Auditor gut ankommen, da Du so signalisierst, dass Du an einem reibungslosen Ablauf interessiert bist. Versichere dich also, dass wichtige Ansprechpartner nicht im Urlaub sind, beschreibe was sich seit dem letzten Audit verändert hat und stelle die beteiligten Personen kurz vor.  

  4. Informiere Dich über den Auditor 
    Als guter Weihnachtsgastgeber hilft es zu wissen, welche Vorlieben der Gast hat. Du würdest wohl kaum Stunden für eine auswendige Mahlzeit aufbringen, die deinen Gästen nicht schmeckt. Dasselbe gilt für deine Auditvorbereitung: Worauf legt der Auditor besonders wert? Welche Erfahrungen haben andere Unternehmen mit ihm gesammelt? Eventuell kennt jemand aus deinem Netzwerk den Auditor ja oder du durchforstest das Internet. Solche Infos können Nerven und Zeit sparen.  

  5. Vertrauen schafft Vertrauen
    Mit oben genannten Vorbereitungen zeigst Du dem Auditor, dass Du vertrauenswürdig bistDu willst auch wissen, ob Du ihm vertrauen kannst? Hemingway formulierte: „Der beste Weg herauszufinden, ob Du jemanden vertrauen kannst, ist ihm zu vertrauen.“ Am Ende ist es wie immer im Leben: So wie es in den Winterwald hineinruft, so schallt es heraus. Werte wie Offenheit, Respekt, Höflichkeit und Kooperationsbereitschaft beschränken sich also nicht nur auf den Weihnachtseinkaufbummel.

  6. Das Warm-up beim internen Audit 
    Du übernimmst eine Weihnachtstradition von Oma und möchtest, dass es genau so schmeckt wie bei ihr. Dann wirst du bestimmt erstmal einen Testlauf starten, um ggf. nachbessern zu können. Genau so kannst du ein internes Audit nutzen. Mögliche Schwachstellen können im Voraus erkannt und Gegenmaßnahmen getroffen werden. Thematisiere die Schwächen, aber auch die Stärken ganz klar im Team. Vielleicht könnt Ihr das Problem gemeinsam lösenAußerdem hilft es den Fokus, im externen Audit, auf die Stärken zu lenken. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Mitarbeiter können durch das interne „Warm-up“ Ihre Angst abbauenAchte nur darauf den Termin nicht zu knapp zu legen, sonst fehlt ggfs. die Zeit für Maßnahmen.  

  7. Mut zur Lücke
    Deine Weihnachtsvorbereitungen sind nicht so gelaufen, wie du sie dir vorgestellt hast? Kein Grund Weihnachten abzusagen oder? Mach Dir lieber Gedanken was schiefgelaufen ist und wie du es nächstes Jahr verhindern kannst. Im Kontext des Audits bedeutet das, jedes Audit bleibt immer nur eine Momentaufnahme und den „unfehlbaren“ Zustand zu erreichen ist utopisch. Löse Dich daher vom Perfektionismus, begrüße die Abweichungen (oder wie es in QM-Deutsch heißt: „Nonkonformitäten“) und verstehe sie als Chance zur Verbesserung. Die Qualität der eigenen Produkte, Dienstleistungen, Prozesse etc. soll so einerseits gehalten und andererseits optimiert werden.  

  8. Schaffe gute Rahmenbedingungen 
    So banal es klingen mag: Egal ob Weihnachtsessen oder Audit, bereite den Raum vor – ausreichend Platz, Ruhe, genügend Licht und eine angenehme Raumtemperatur. Sind Getränke und eventuell ein gemeinsames Essen organisiert? Kommuniziere den Zeitplan so, dass die betroffenen Verantwortlichen rechtzeitig zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbar sind. Für das Audit solltest Du noch prüfen, ob Hard- und Software funktionieren. Achte auch während des Audits darauf, dass das Timing eingehalten wird, damit Du am Ende nicht in Zeitnot kommst.  

  9. Nach dem Audit ist vor dem Audit
    Diese Phrase ist zwar ziemlich abgedroschen, aber leider wahr. Vor dem Audit: letzte Änderungen, Hektik und Anspannung. Danach: abarbeiten von schnell umzusetzenden Maßnahmen und zurück zur Routine. Ließe sich doch auch eins zu eins mit Weihnachten ersetzen, nicht wahr? Wichtig ist nicht auf die lange Bank zu schieben und so dem Teufelskreis vorzubeugen. Arbeite alle Maßnahmen und Verbesserungsvorschläge ab — nicht für den Auditor, sondern für Dein Qualitätsmanagement! Berücksichtige auch die Schwachstellen, die Dir noch bewusst geworden sind, auch wenn der Auditor sie nicht „entdeckt“ hatKleiner Tipp: Pflege Deine Prozesse kontinuierlich und mach Dein Managementsystem zu einem essentiellen Arbeitsbestandteil 

  10. Das richtige System spart NervenZeit und Geld 
    Du muss nicht alles alleine machen, hol dir Hilfe. Das spart Neven, Zeit und Geld und nicht nur zu Weihnachten. Vertraue nicht nur auf stabile Prozesse, sondern auch auf ein maßgeschneidertes QM-System. Achte bei der Auswahl auf Aspekte wie: einfaches Handling, Einbindung von Normen und Reportings, Abbildung von Risiken, automatische Status-Updates und weitere wichtige Rahmenbedingungen. Denn hier gilt: Ein einfaches Zusammenspiel erleichtert allen Beteiligten das Leben, spart Nerven unter Umständen viel Geld und beseitigt so manche Baustellen wie von Elfenhand. 

 

Ursprünglich veröffentlicht am 05.09.18 zuletzt aktualisiert am 12.12.219.

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