von kuk-is Blogteam

Wie funktioniert der fortlaufende Verbesserungsprozess?

Oder: Wie backe ich einen Weihnachtsstollen?

Du hast das streng behütete Rezept des legendären Weihnachtsstollen Deiner verstorbenen Großmutter ergattert. Deine Familie freut sich, genau wie Du, schon auf das köstliche Weihnachtsgebäck und so machst Du Dich voller Tatendrang ans Werk. Das Ergebnis: Der Stollen schmeckt überhaupt nicht wie bei Deiner Großmutter. Enttäuscht fragst Du Dich: Was nun? Im Qualitätsmanagement finden wir die Lösung als Korrektur oder fortlaufende Verbesserung.  

Aufgeben oder besser werden?

Du könntest jetzt natürlich das Rezept verbrennen und der Küche für immer den Rücken kehren. Viel wahrscheinlicher gehst Du jedoch auf die Suche nach den Gründen. Woran lag es? Vielleicht braucht der Stollen in Deinem Backofen länger oder die Qualität der Zutaten war anders als damals bei Deiner Großmutter? Eventuell muss nur hier und da ein wenig nachjustiert und optimiert werden, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. 

Im Grunde genommen handelst Du genau wie jede erfolgreiche Organisation auch: Du hinterfragst den Prozess und überprüfst die Qualität. Du befindest Dich mitten im Fortlaufenden Verbesserungsprozess der Qualitätssicherung. 

Auch bekannt unter dem Terminus „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“, oder kurz KVP, definierte die DIN EN ISO 9001:2015 diese Optimierungsmethode als „fortlaufende Verbesserung“. Allerdings ist der alte Begriff in der Praxis noch fest verankert und weit verbreitet.

PDCA – das Rezept des QM-Stollens

 

 

Der KVP bildet die Basis für alle Qualitätsmanagement-Systeme. Organisationen stellen damit sicher, dass die Prozesse regelmäßig überprüft und optimiert werden. Ziel ist es, die Effizienz immer weiter zu erhöhen und die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), auch als Demingkreis oder Shewhart-Zyklus bekannt, beschreibt die folgenden vier Phasen des KVP.

Plan (Planen):

Jeder Prozess sollte vor seiner Umsetzung geplant und mögliche Risiken sollten eingeschätzt werden. Dabei werden die Ziele festgelegt sowie die Methoden und Strategien, um diese Ziele zu erreichen. Oft geschieht dies durch den Mitarbeiter oder Teamleiter. Der aktuelle Zustand wird analysiert und ein neues Konzept entwickelt.

Übertragen auf dem Weihnachtsstollen ist hier die Phase gemeint, in der Du mit Deiner Familie entscheidest, dass der legendäre Stollen auf den Weihnachtstisch gehört. Da Du den Stollen in Zukunft backen sollst, wird Dir das geheime Rezept übergeben.

 

Do (Umsetzen):

Bei „Do“ geht es nicht, wie oft angenommen, um die komplette Umsetzung, sondern um das Testen und Ausprobieren des Konzepts mit den vorgegebenen Methoden und Strategien.

Beim Stollen ist es die praktische Umsetzung des Rezepts mit Einhaltung der Vorgaben, wie beispielsweise Backzeit und Mischverhältnis.

 

Check (Überprüfen):

Der Prozessablauf und seine Resultate werden überprüft. Wird das Ziel mit den festgelegten Methoden und Strategien tatsächlich erreicht? Die daraus resultierenden Erkenntnisse können dann allgemein freigegeben werden.

Während des Backvorgangs wird eine Stäbchenprobe gemacht und die Farbe der Oberfläche kontrolliert. Eventuell muss die Backzeit angepasst werden. Eine sich anschließende Kostprobe vom Stollen verrät, ob er schmeckt.

 

Act (Anpassen):

Bei „Act“ werden die vorherigen Erkenntnisse auf breiter Front in der Organisation eingeführt und regelmäßig qualitativ und auf Risiken überprüft, zum Beispiel mit Audits. Aber auch die neuen Erkenntnisse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern werden wieder genau unter die Lupe genommen. Der Zyklus beginnt also erneut bei „Plan“.

Kommt das Resultat des Stollens dem Zielergebnis näher, dann werden alle Erkenntnisse wie z.B. überarbeitete Zutaten, Ofentemperatur, etc. im Rezept festgehalten. Pünktlich im nächsten Jahr beginnt dann die erneute Planung des Backvorgangs.

 

Vom Lehrling zum Meisterbäcker

Mit den neuen Erkenntnissen geht es wieder frisch ans Werk. Solange bis Du irgendwann die gewünschte Qualität erreichst oder wohlmöglich sogar übertriffst. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess. Der Kreislauf sorgt dafür, dass die Qualität einen möglichst hohen Standard erreicht.

Der PDCA-Zyklus gehört in allen Organisationen, wie z. B. Industrieunternehmen oder im Dienstleistungssektor zum Standardverfahren. So ist er grundlegender Bestandteil vieler Normenfamilien wie der DIN EN ISO 9001 oder 14001. Warum? Weil er sich jahrzehntelang bewährt hat und Organisationen als KVP die Qualität der Abläufe und Produkte sichert.

Ob beim Backen eines Weihnachtsstollens oder bei der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen, der PDCA-Zyklus lässt sich in allen Unternehmensbereichen einfach nutzen und muss lediglich fortlaufend und sinnvoll angepasst werden.

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