von Nils Ludwig, k+k Consulting

Was ist eigentlich Digital Smart Workplace?

Digital Smart Workplace ist kein komplett neues Thema, es gab und gibt schon immer Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit überwiegend nicht beim Arbeitgeber im Büro verbringen. Außendienstler im Vertrieb oder Servicetechniker beispielsweise sind hauptsächlich „on the road“ unterwegs und selten im Büro. Neu ist allerdings die aktuell zur Verfügung stehende Technik.

Mussten früher die Außendienstler z.B. ihre abgeschlossenen Aufträge ins Büro faxen, so geschieht dies heute alles elektronisch, automatisch und per VPN gesichert. Auf demselben Weg erhalten Außendienstler auch ihre neuen Aufträge. Wichtig ist, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Der Mitarbeiter muss keine Aktenberge für alle Kundentermine mehr mitschleppen, sondern hat auf seinem Mobilgerät alle relevanten Informationen für den nächsten Kunden verfügbar.

Homeoffice ist beliebt bei Arbeitgebern und -nehmern

Auch Heimarbeit, Telearbeit oder neudeutsch Homeoffice sind keine neuen Arbeitsweisen, sondern werden bereits von vielen Firmen angeboten. Im Fokus liegt hierbei auch, qualifiziertes Fachpersonal zu finden und zu binden, da viele Arbeitnehmer die Möglichkeit des Homeoffice zunehmend erwarten. Bereits jetzt beschäftigen große Unternehmen 40 Prozent ihrer Mitarbeiter in Vollzeit daheim, in zwei Jahren sollen es sogar 56 Prozent sein, wie ein aktueller Artikel bei Heise Online schreibt.

Änderungen des Lebensmittelpunktes der Mitarbeiter und technologische Weiterentwicklungen führen dazu, dass sich heute immer mehr Arbeitsbereiche für Homeoffice eignen.

Auch wir bei k+k erproben aktuell ein neues Arbeitsmodell, angestoßen durch zwei Mitarbeiter, deren Lebensmittelpunkt sich vom Südwesten Deutschlands nach Barcelona, Spanien und nach Kopenhagen, Dänemark verlagert hat. Ländergrenzen, zumindest innerhalb der EU, stellen dank technologischer Werkzeuge heute kein Problem mehr dar.

Zu wenig oder zu viel arbeiten. Mit Selbstdisziplin den Mittelweg finden

Kollaboration, also die Zusammenarbeit im Team, wird von der Technologie unterstützt, ohne dass es der Anwesenheit am selben Standort bedarf.
Zu beachten ist, dass die Technologie den Mitarbeiter unterstützt und keine Hürde darstellt. So kann man beispielsweise mit Skype for Business, Videokonferenzen durchführen und Präsenzmeetings ersetzen. Skype bietet zudem eine Chatfunktion an, die es Mitarbeitern ermöglicht direkt intern Fragen zu stellen, statt ausschließlich über E-Mail oder Telefon zu kommunizieren. Die Chatfunktion birgt aber wiederum die Gefahr der Ablenkung von konzentrierter Arbeit.

Hier ist dann die Selbstdisziplin des jeweiligen Mitarbeiters gefragt, entweder ignoriert er ankommende Chatnachrichten, bis er die Zeit und Muße dazu hat, auf die Chatnachricht einzugehen, oder er setzt seinen Status im Chatprogramm so, dass ihn andere Kollegen nicht erreichen können (z.B. „Nicht stören“).

Damit kommen wir zu einem weiteren wesentlichen Punkt: Nicht jeder Mitarbeiter und jede Arbeit eignet sich für das Homeoffice oder generell für eine dauerhafte Beschäftigung von zu Hause aus. Gelegentlich einen Tag von zu Hause aus zu arbeiten, wird für die meisten Menschen und für viele Tätigkeitsbereiche kein Problem sein, wenn es die Aufgaben erlauben.

Bei einem dauerhaften Arbeiten von zu Hause aus bzw. von einem anderen Standort aus ist eine gewisse Selbstdisziplin Voraussetzung. Es drohen immer wieder Ablenkungen, sei es das Internet, der Fernseher, der Lebenspartner oder die Kinder. Auf der anderen Seite braucht es aber auch die Disziplin von der Arbeit abzuschalten. Denn nur, weil man alle technologischen Vorrausetzungen vor Ort, im Homeoffice hat, muss man sie nicht immer und überall nutzen und arbeitstechnisch online sein.

Hier fällt sowohl die positive (z.B. Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten und vorgeschriebener Ruhezeiten) als auch die negative Kontrolle (leistet der Arbeitnehmer genug) durch den Arbeitgeber ins Gewicht und ist meist schwer umsetzbar.


Die technologischen Voraussetzungen sind da und in der Regel das kleinste Problem: Ein ausreichend schneller Internetzugang auf Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite, eine VPN-Anbindung ans Firmennetz, die richtige Softwareausstattung und die passenden Kommunikationsmittel und schon kann der Arbeitnehmer von zu Hause loslegen.

Fazit

Für die erfolgreiche Einrichtung und Umsetzung eines Digital Smart Workplace ist die Technologie heutzutage das geringste Problem, es gilt eher, kulturelle Hindernisse zu überwinden. Denn nicht jeder Mitarbeiter und jede Tätigkeit eignet sich für den Digital Smart Workplace. Hier bieten sich externe Berater an, die das technische Know-how besitzen, aber auch die Erfahrung von der menschlichen Seite her mitbringen.

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