von kuk-is Blogteam

Warum Risikomanagement und ISO 9001 ein perfektes Paar sind?

Titelbild janilson furtado auf Unsplash

Welchen Nutzen kann dein Unternehmen aus dem Risikomanagement im Rahmen der ISO 9001 ziehen? Welche Vorteile bietet es hinsichtlich der Verbesserung betrieblicher Abläufe, der Steigerung von Effektivität und Effizienz? Wie erhöht sich die Kundenzufriedenheit und wie wird das Vertrauen der Stakeholder gestärkt? Wir beantworten dir diese Fragen und zeigen, wie du dein Risikomanagementsystem in 10 Schritten erfolgreich einführst.

Was hat Qualitätsmanagement mit Unternehmensrisiken zu tun?

Egal, ob du gerade erst in den Bereich Qualitätsmanagement eingestiegen bist oder bereits über jahrelange Erfahrung verfügst, das Risikomanagement ist ein wichtiges Thema, das den Unterschied ausmachen kann, wenn es darum geht, konstant hervorragende Ergebnisse zu erzielen.

Da wir uns immer stärker an globalen Normen und Vorschriften wie der ISO 9001:2015 orientieren, ist die Implementierung eines robusten und wirksamen Systems zur Risikominderung wichtiger denn je. In diesem Beitrag erfährst du, wie du einen integrierten Ansatz für das Risikomanagement in deinem Unternehmen entwickeln kannst, der mit den Anforderungen an die ISO 9001 übereinstimmt und langfristige Vorteile bietet.

Eine ganzheitliche Herangehensweise zur Verbesserung von Qualität und Ergebnis

Durch eine ganzheitliche Betrachtung dieser Themen werden wir uns mit potenziellen Fallstricken befassen und gleichzeitig praktische Strategien entwickeln, damit sich dein Team auf die Maximierung der Produktivität konzentrieren und sich gleichzeitig vor Risiken im Zusammenhang mit Verstößen gegen Vorschriften und Regelwerke schützen kann. Mach dich bereit - wir tauchen jetzt ein, in die vermeintlich komplizierte Landschaft des Risikomanagements!

Was ist Risikomanagement?

Risikomanagement bezieht sich auf den Prozess der Identifizierung, Bewertung und Überwachung von Risiken, die eine Organisation beeinträchtigen könnten. Das Ziel des Risikomanagements besteht darin, das Auftreten von unerwünschten Ereignissen zu minimieren oder zu verhindern.

Es ist wichtig ein Risikomanagementsystem (RMS) zu haben, da Organisationen Risiken ausgesetzt sind. Risiken können zu finanziellen Verlusten, Reputationsproblemen, Betriebsstörungen und sogar rechtlichen Konsequenzen führen. Durch die Implementierung eines Risikomanagementsystems können Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen, bewerten und angemessen darauf reagieren. Gleichzeitig setzt es die Organisation in die Lage, Chancen zu identifizieren, um das Geschäft auszubauen.

Da bekanntlich, jedes Risiko eine Chance beinhaltet, ist die Berücksichtigung von Chancen ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Die Identifikation und Bewertung von Chancen tragen dazu bei, das Potenzial für eine positive Wirkung auf das Unternehmen zu erkennen und zu nutzen.

Warum ist Risikomanagement im Rahmen der ISO 9001 bzw. eines integrierten Managementsystems wichtig?

Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines Managementsystems und insbesondere eines integrierten Managementsystems. Ein integriertes Managementsystem kombiniert verschiedene Managementsysteme, wie z.B. Qualitäts-, Umwelt-, Energie- oder Arbeitsschutzmanagementsysteme, in einem einzigen Rahmenwerk. Das Risikomanagement innerhalb eines integrierten Managementsystems ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Risiken, die mit den verschiedenen Managementsystemen verbunden sind, effektiv identifiziert, bewertet und behandelt werden.

ISO Normen setzen die Standards

Die ISO 9001 ist der Standard für strukturiertes Qualitätsmanagementsystem, "die Norm", die von Organisationen auf der ganzen Welt genutzt werden, um die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Im Rahmen der ISO 9001 wird von Organisationen gefordert, ein Risikomanagementsystem zu implementieren, um mögliche Risiken zu identifizieren und zu bewerten, um sie zu minimieren oder zu vermeiden. Dieses Risikomanagementsystem sollte in das integrierte Managementsystem der Organisation integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Risiken, die das Unternehmen betreffen, berücksichtigt werden.

Erst im Rahmen eines integrierten Managementsystems, spielt das Risikomanagement seine Stärken aus

Durch die Integration des Risikomanagements in ein integriertes Managementsystem kann die Organisation die Risiken effektiver identifizieren und behandeln. Dies ermöglicht es der Organisation, die Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Reduzierung oder Vermeidung zu ergreifen, bevor sie zu größeren Problemen führen. Darüber hinaus kann das Risikomanagement dazu beitragen, die Wirksamkeit des integrierten Managementsystems zu verbessern, indem es die Organisation dazu anregt, kontinuierlich zu überprüfen und zu verbessern, wie sie Risiken bewältigt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Risikomanagement im Rahmen der ISO 9001 und eines integrierten Managementsystems wichtig ist, um sicherzustellen, dass Organisationen alle Risiken, die mit ihren verschiedenen Managementsystemen verbunden sind, effektiv identifizieren, bewerten und behandeln können. Dadurch können Organisationen die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern und gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse effektiver und effizienter gestalten.

Wie führe ich ein Risikomanagementsystem in einem Unternehmen ein?

Felipe Furtado auf Unsplash

Eine Anleitung in 10 Schritten

  1. Bestandsaufnahme und Zieldefinition:
    Bevor mit der Einführung des Risikomanagementsystems begonnen werden kann, werden zunächst die bestehenden Risiken erfasst und bewertet. Die Erfassung aller Einflussfaktoren ist die Voraussetzung, um darauf aufbauend, klare Ziele für das RMS definieren zu können.
  2. Risikobewertung:
    Nachdem die Risiken identifiziert wurden, müssen sie bewertet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, wie wahrscheinlich das Eintreten eines Risikos ist und wie schwerwiegend die Auswirkungen sind.
  3. Risikomanagementstrategie entwickeln:
    Auf Basis der Risikobewertung werden geeignete Maßnahmen und Strategien entwickelt, um die identifizierten Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.
  4. Erstellung eines Risikomanuals:
    Die Elemente der Strategie wird in einem Leitfaden, dem Risikomanual zusammengefasst. In diesem Dokument werden die Ziele, die Politik, die Prozesse des RMS sowie die Verantwortlichkeiten und Maßnahmen zur Risikominimierung festgehalten. Der Leitfaden bildet die Struktur, Abläufe und die Tätigkeiteten des RMS über alle Bereiche der Firma hinweg ab.
  5. Schulung der Mitarbeiter:
    Die Leitung hat die Verantwortung, dass die Mitarbeiter über das Risikomanagementsystem, die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die notwendigen Tätigkeiten im Umgang mit Risiken geschult werden.
  6. Implementierung des Risikomanagementsystems:
    Das Risikomanagementsystem wird in die betrieblichen Abläufe integriert und umgesetzt. Dabei ist darauf zu achten, dass die Maßnahmen und Strategien des Risikomanagementsystems regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Hier bietet sich das Vorgehen nach dem PDCA Zyklus an.
  7. Berichterstattung:
    Regelmäßige Berichte über die Risiken, den Status der Planung, die Ergebnisse der Maßnahmen und der Einführung des unternehmensweiten Risikomanagementsystems, speziell in den einzelnen Bereichen sollten erstellt und an die Geschäftsführung sowie die beteiligten Mitarbeiter kommuniziert werden.
  8. Überwachung und Bewertung:
    Das Risikomanagementsystem muss regelmäßig überwacht und bewertet werden, um sicherzustellen, dass es effektiv ist und den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
  9. Kontinuierliche Verbesserung nach dem PDCA Zyklus:
    Auf Basis der Überwachung und Bewertung sollten Anpassungen und Verbesserungen am Risikomanagementsystem vorgenommen werden, um dessen Effektivität zu steigern.
  10. Zertifizierung: Eine Zertifizierung des Risikomanagementsystems im Rahmen der ISO 9001 trägt dazu bei, dass das System den Anforderungen der Norm entspricht und somit ein standardisiertes Vorgehen gewährleistet ist. Eine Zertifizierung kann auch dazu beitragen, das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu stärken, da die Zertifizierung die Einhaltung international anerkannter Qualitätsstandards bestätigt.

 

Was sind die größten Fallstricke bei der Einführung eines Risikomanagementsystems und wie kann man sie umgehen?

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Es gibt viele Gründe, warum die Einführung eines Risikomanagements in Unternehmen nicht funktioniert, hier sind unsere Top 3:

Mangelnde Unterstützung durch das Top Management

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines Risikomanagementsystems ist es, das Top-Management an Bord zu holen. Ohne Unterstützung und Verpflichtung des Top-Managements es schwierig oder nahezu unmöglich ein Risikomanagementsystem erfolgreich umzusetzen. Das Top-Management bzw. die Geschäftsführung muss die Bedeutung des Systems verstehen und sich aktiv an der Implementierung beteiligen, um sicherzustellen, dass das System effektiv funktioniert.

Also, klare Prioritäten setzen! Die Führung muss, um erfolgreich zu sein, das Risikomanagement als eine klare Priorität in ihrem Unternehmen betrachten und sicherstellen, dass es die notwendigen Ressourcen und Budgets bereitgestellt werden.

Es ist erforderlich, dass das Risikomanagement ein integrativer Teil aller Abteilungen und Geschäftsprozesse ist - dies sicherzustellen ist die Aufgabe der Leitung. Wenn einige Abteilungen nicht an dem Prozess beteiligt sind oder ihre Verantwortung nicht ernst nehmen, kann das Risikomanagement fehlschlagen.

Unzureichende Identifizierung von Risiken

Eine unzureichende Identifizierung von Risiken ist ein häufiger Fehler, der bei der Einführung eines Risikomanagementsystems gemacht wird. Unternehmen können wichtige Risiken übersehen oder unterschätzen, wenn sie den Risikoidentifizierungsprozess nicht sorgfältig planen und durchführen. Damit sichergestellt wird, dass das Risikomanagementsystem wirksam ist, ist es wichtig, dass alle möglichen Risiken identifiziert und bewertet werden. Dieser Prozess erfolgt typischerweise in sechs Schritten:

  1. Identifikation von Risiken:
    Es werden alle möglichen Risiken erfasst, die das Unternehmen betreffen könnten. Dazu zählen beispielsweise operative Risiken, finanzielle Risiken, rechtliche Risiken, Cybersecurity-Risiken und strategische Risiken. Identifiziert werden sie z. B. durch Risikoaudits, Brainstormings und Retrospektiven.
  2. Bewertung von Risiken: Die erfassten Risiken werden anhand von Kriterien wie Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf das Unternehmen bewertet. Hierbei können verschiedene Methoden wie die Risikomatrix, die Monte-Carlo-Simulation oder die FMEA Analyse zum Einsatz kommen.
  3. Priorisierung von Risiken: Die erfassten Risiken werden nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen priorisiert, um zu entscheiden, welche Risiken zuerst behandelt werden müssen. In manchen Fällen kann auch die Kosten-Nutzen-Analyse bei der Priorisierung der Risiken helfen, um Ressourcen effektiv einzusetzen.
  4. Planung von Risikobewältigungsmaßnahmen: Es werden konkrete Maßnahmen abgeleitet, um die identifizierten Risiken zu reduzieren oder zu vermeiden. Dazu gehören z.B. präventive Maßnahmen, um Risiken zu vermeiden oder zu minimieren, oder auch Reaktionsmaßnahmen, um auf Risiken zu reagieren, die bereits eingetreten sind. Eine weitere Möglichkeit, ein Risiko zu bewältigen, ist die Absicherung durch Versicherungen.
  5. Umsetzung von Risikobewältigungsmaßnahmen: Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt, um die Risiken zu minimieren. Typische Maßnahmen sind die Verbesserung von Prozessen und der betrieblichen Abläufe, die Schulung von Mitarbeitern, die Einführung von Kontrollmechanismen oder die Nutzung von Technologien zur Überwachung und Kontrolle.
  6. Überwachung von Risiken: Die Risiken werden kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass die getroffenen Maßnahmen wirksam sind und um neue Risiken zu identifizieren. Hierbei werden Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen gesammelt und analysiert, um potenzielle Risiken und deren Auswirkungen auf das Unternehmen zu identifizieren und frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Ergänzend können Frühwarnsysteme und Risikoindikatoren eingesetzt werden. Eine regelmäßige Überprüfung der Risikolandschaft und eine Aktualisierung der Risikobewertungen sind ebenfalls Teil des Überwachungsprozesses.

Rollen und Verantwortung sind nicht definiert

Wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten im Risikomanagement nicht ausreichend geklärt sind, kann das dazu führen, dass das Unternehmen anfälliger für unerwartete Ereignisse und Risiken ist. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass eine klare Rollen- und Verantwortlichkeitsstruktur sowie eine angemessene Befähigung der Mitarbeiter im Risikomanagement vorhanden sind, um Risiken proaktiv zu identifizieren und mögliche Auswirkungen zu minimieren. Dies trägt dazu bei, dass das Unternehmen langfristig geschützt und seine Leistungsfähigkeit verbessert wird.

Was kostet die Einführung eines Risikomanagementsystems?

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Die Aufwände für die Umsetzung eines Risikomanagementsystems können sehr unterschiedlich sein und variieren je nach Größe und Reifegrad des  Unternehmens. Aus diem Grund ist es sehr schwer eine genaue Zahl zu nennen.

Grundsätzlich gibt es jedoch einige Faktoren, die die Kosten beeinflussen.

Sie umfassen in der Regel die Identifizierung und Bewertung der aktuellen Risiken, denen dein Unternehmen ausgesetzt ist, die Ausarbeitung potenzieller Lösungen zur Minderung oder Vermeidung dieser Risiken und schließlich die Einführung der erforderlichen Instrumente und Verfahren. Hinzu kommen eventuell Kosten für Schulungen und Trainings, externe Dienstleister oder die Auswahl und Implementierung einer Software.

In jedem Fall ist es wichtig, daran zu denken, dass die Investition in ein Risikomanagementsystem eine Entscheidung für den langfristigen Erfolg ist und eher als Investition in die Zukunft betrachtet werden sollte.

Warum macht es Sinn eine Risikomanagementsoftware zu benutzen?

Die Verwendung einer Risikomanagementsoftware bietet viele Vorteile. Hier sind die aus unserer Sicht fünf wichtigsten Gründe, warum es Sinn macht, eine Risikomanagementsoftware zu verwenden:

  1. Transparenz: Alle Informationen über Risiken und Maßnahmen werden durch die Risikomanagement Software an einem zentralen Ort gesammelt, verwaltet und bereitgestellt.
  2. Automatisierung: Eine Risikomanagementsoftware unterstützt dich dabei, manuelle Prozesse zu automatisieren, wie zum Beispiel die Zuweisung von Maßnahmen und Aufgaben sowie deren Fortschrittskontrolle.
  3. Überwachung: Um schnell auf Veränderungen und Entwicklungen reagieren zu können, werden Risiken und Maßnahmen mit Unterstützung der Risikomanagementsoftware überwacht.
  4. Berichterstellung: Eine Risikomanagementsoftware kann benutzerdefinierte Berichte generieren und bereitstellen, um die Effektivität des Risikomanagementsystems bewerten und verbessern zu können.
  5. Zusammenarbeit: Eine Risikomanagementsoftware verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern, indem sie die Kommunikation und den Austausch von Informationen erleichtert.

Insgesamt trägt die Verwendung einer Risikomanagementsoftware dazu bei, das Risikomanagement effektiver und effizienter zu gestalten und somit das Risiko von unerwarteten Ereignissen oder Verlusten zu verringern.

Wenn dein Unternehmen eine integrierte Management Software einsetzt, macht es Sinn ein integriertes Modul für das Risikomanagement zu nutzen.

Was sind die am häufigsten gestellten Fragen zu Thema Risikomanagement

Die meistgestellten Fragen zum Thema Risikomanagement in Unternehmen sind:

Q: Was ist Risikomanagement und warum ist es wichtig?

A: Risikomanagement ist ein systematischer Prozess zur Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken, die die Ziele und Aktivitäten eines Unternehmens beeinträchtigen können. Es ist wichtig, um potenzielle Schäden und Verluste zu minimieren und das Erreichen der Unternehmensziele zu gewährleisten.

Q: Wie kann man ein Risikomanagementsystem in einem Unternehmen einführen?

A: Die Einführung eines Risikomanagementsystems in einem Unternehmen erfordert einen strukturierten und methodischen Ansatz. Dies kann in etwa folgende Schritte umfassen: Schaffung von Bewusstsein für das Thema Risikomanagement, Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten, Identifikation von Risiken, Bewertung der Risiken, Entwicklung und Implementierung von Risikomanagementplänen sowie Überwachung und Überprüfung des Risikomanagementsystems.

Q: Welche Rolle spielt die Unternehmensführung beim Risikomanagement?

A: Die Unternehmensführung spielt eine wichtige Rolle beim Risikomanagement, indem sie die Bedeutung und Notwendigkeit des Risikomanagementsystems im Unternehmen betont, die Umsetzung des Risikomanagementsystems unterstützt, die Ressourcen bereitstellt, die für die Einführung und Durchführung des Systems erforderlich sind, sowie eine Risikokultur fördert.

Q: Welche Risiken gibt es in Unternehmen und wie kann man sie identifizieren?

A: Die Risiken in Unternehmen können vielfältig sein, z.B. operationelle Risiken, finanzielle Risiken, rechtliche Risiken, strategische Risiken, Cyber-Risiken, Risiken durch Naturkatastrophen oder Pandemien. Die Identifikation von Risiken kann durch verschiedene Methoden erfolgen, z.B. Interviews, Workshops, Fragebögen oder Analysen von Daten und Informationen.

Q: Wie kann man Risiken bewerten und priorisieren?

A: Die Bewertung und Priorisierung von Risiken kann durch verschiedene Methoden erfolgen, z.B. durch qualitative oder quantitative Bewertungen, die Berücksichtigung von Eintrittswahrscheinlichkeiten und Auswirkungen sowie die Einschätzung der Risikoakzeptanz des Unternehmens.

Q: Welche Maßnahmen kann man ergreifen, um Risiken zu minimieren oder zu vermeiden?

A: Maßnahmen zur Minimierung oder Vermeidung von Risiken können in Form von Risikominderungsplänen oder Kontrollmaßnahmen umgesetzt werden. Hierbei kann auch auf bewährte Praktiken oder Standards wie beispielsweise die ISO 31000 zurückgegriffen werden.

Q: Wie kann man ein Risikomanagement in ein bestehendes Managementsystem integrieren?

A: Die Integration von Risikomanagement in bestehende Managementsysteme wie z.B. ISO 9001 erfordert eine umfassende Analyse und Abstimmung. Hierbei sollten Schnittstellen, Ressourcen und Prozesse aufeinander abgestimmt werden, um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten.

Q: Welche Standards und Normen gibt es im Bereich Risikomanagement?

A: Es gibt verschiedene Standards und Normen im Bereich Risikomanagement wie beispielsweise die ISO 31000 oder die COSO-ERM Framework. Diese können als Leitfäden für die Entwicklung und Implementierung von Risikomanagementsystemen genutzt werden.

Q: Wie kann man die Wirksamkeit des Risikomanagements überprüfen und verbessern?

A: Die Wirksamkeit des Risikomanagements kann durch regelmäßige Überprüfungen und Audits sowie durch eine kontinuierliche Verbesserung des Risikomanagementsystems verbessert werden.

Q: Welche Softwarelösungen gibt es für das Risikomanagement und wie kann man sie einsetzen?

A: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen für das Risikomanagement, die von einfachen Tools bis hin zu komplexen Enterprise-Systemen reichen. Hier sind einige Beispiele:

  1. Risk Management Software: Diese Art von Software ermöglicht es Unternehmen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten, zu priorisieren und zu überwachen. Die meisten dieser Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen wie Risikoanalysen, Risikobewertungen, Risikominderungspläne, Überwachung von Risikoindikatoren und Berichterstellung.
  2. Compliance-Management-Software: Diese Art von Software hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Die meisten Compliance-Management-Systeme verfügen über Funktionen wie die Erstellung von Richtlinien und Verfahren, die Überwachung von Aktivitäten, die Schulung von Mitarbeitern und die Verwaltung von Audits.
  3. Integrierte Managementsystem Software: Die Software ermöglicht eine integrierte und effiziente Steuerung der Systeme und Prozesse, was zu einer höheren Effektivität, einer verbesserten Compliance und einer besseren Ressourcennutzung führt, z.B. mit WissIntra.
  4. Cybersecurity-Management-Software: Diese Art von Software unterstützt Unternehmen bei der Erkennung, Vorbeugung und Abwehr von Cyberangriffen. Die meisten Lösungen umfassen Funktionen wie Vulnerability Scanning, Incident Response, Threat Intelligence, Identity and Access Management und Data Loss Prevention.
  5. Projektmanagement-Software: Viele Projektmanagement-Tools bieten auch Funktionen zur Risikobewertung und -verwaltung. Diese Funktionen umfassen oft Risikoidentifikation, Risikobewertung, Risikominderungspläne und Risikoberichterstattung.

Um eine Softwarelösung für das Risikomanagement effektiv einzusetzen, müssen Unternehmen zunächst ihre Anforderungen definieren und die am besten geeignete Lösung auswählen. Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter angemessen geschult werden, um die Software zu nutzen und ihre Vorteile zu maximieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Risikomanagementprozesse mit der Softwarelösung integriert sind, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Schließlich ist es wichtig, die Wirksamkeit der Lösung regelmäßig zu überwachen und zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein wirksames Risikomanagement für jede Organisation, die langfristig erfolgreich sein und die Anforderungen der ISO 9001 oder eines integrierten Managementsystems erfüllen will, von entscheidender Bedeutung ist. Die Einführung eines robusten Risikomanagementsystems kann eine gewaltige Aufgabe sein, aber wenn man sie in 10 einfache Schritte unterteilt, ist sie für mittelständische deutsche Unternehmen leichter zu bewältigen. Es gibt jedoch potenzielle Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, wie z. B. die mangelnde Einbeziehung von Stakeholdern oder eine zu starke Verkomplizierung des Prozesses. Während die Kosten für die Einführung eines Risikomanagementsystems je nach Größe und Komplexität des Unternehmens variieren können, überwiegen die Vorteile des Einsatzes einer Risikomanagementsoftware oft die Kosten. Wenn Unternehmen, die am häufigsten gestellten Fragen zum Risikomanagement verstehen, können sie potenzielle Probleme angehen und fundierte Entscheidungen treffen, um Risiken zu mindern und den Geschäftserfolg zu steigern.

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