von kuk-is Blogteam

Warum Du Geschäftsprozesse automatisieren solltest

In puncto Geschäftsprozesse automatisieren sind sich zukunftsorientierte Unternehmen einig: effizientes Arbeiten ist ohne sie nur schwer möglich. Dies liegt nicht zuletzt am Workflow, den automatisierte Bereiche massiv unterstützen. Doch wie kannst auch Du von den kraftvollen Automatismen im Business-Alltag profitieren? Und welche Rolle spielt die KI dabei? In diesem Ratgeber geben wir Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Prozessautomatisierung.

Geschäftsprozesse automatisieren – nur wo?

Sich täglich wiederholende Abläufe sind zweifelsfrei wichtig. Jedoch lassen sich viele von ihnen auch einfach automatisieren. Hierzu zählen nicht nur Routineaufgaben, sondern ebenso sich ähnelnde Arbeiten, Fertigungsprozesse oder gleichbleibende Aufgaben von Mitarbeitern. Manuelle Optimierungen? Diese gehören schon bald der Vergangenheit an. Schließlich sind die Möglichkeiten in Sachen Geschäftsprozessautomatisierung fast unbegrenzt. Unabhängig davon, ob es sich nun um Genehmigungen, Bewerbungssichtungen oder das Festlegen des Urlaubsplans handelt – viele Aufgaben lassen sich mit den richtigen Lösungen zeit- und kostensparend anpassen.

Folgende Geschäftsprozesse lassen sich mithilfe von Robotic Process Automation einfach an KI auslagern:

- Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen
- Datenanalyse, -pflege und -übertragungen
- Lohnbuchhaltung
- Urlaubsplanung
- Formulareingaben
- Beschwerden und Anregungen
- Status der Bestellung
- Bearbeitung von Anträgen


Künstliche Intelligenz für beste Produktivität

Kombiniert man Formatierung mit Geschäftsprozessautomatisierung bieten sich noch mehr Möglichkeiten. So können auch Prozesse ohne erkennbares Muster automatisiert werden. Während RPA Bots regelbasiert entscheiden und dadurch schon viele Prozesse optimieren, lernt der kognitive RPA Bot (CRPA Bot) aus den Prozessen und erkennt, welche Schritte wann und wie zum Erfolg führen. So entstehen komplexe Netze, die dabei helfen genaue Prognosen zu realisieren und Prozesse vorausschauend zu steuern.

Das funktioniert folgendermaßen: Der CRPA Bot wird trainiert bestimmte Prozesse in bestehenden Softwareanwendungen zu erfassen und zu interpretieren. Danach ist er dann in der Lage die Daten zu „regieren“, indem er Daten manipuliert oder neue Aktionen einleitet und selbständig mit anderen Systemen kommuniziert.

Klarer wird es bei einem Beispiel: Wenn eine Person ein elektronisches Formular einsendet, jedoch die Postleitzahl nicht eingetragen hat, wurde dieses Formular bisher als Sonderfall deklariert und an einen Mitarbeiter gegeben. Dieser hat dann die Postleitzahl herausgesucht und manuell in das Formular übertragen. Die CRPA Bots sind nun aber in der Lage selbst zu lernen und sich zu korrigieren, so dass sie auch Ausnahmen ohne Hilfe behandeln können.

Sind bestehende Prozesse standardisiert, kannst Du davon nur profitieren. Lohnt dieses Investment? Und ob! Die Vorteile sprechen für sich.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Zu den größten Vorteilen von automatisierten Prozessen zählt die Ersparnis von Ressourcen. Diese umfassen neben kostbarer Zeit ebenso bares Geld. Außerdem werden durch die Automatismen Mitarbeiter frei. Diese kannst Du nun dort einsetzen, wo mehr Menschlichkeit gefragt ist. Etwa im (lokalen) Kundenservice, Außendienst oder im Empfangsbereich.

Auch die Fehlerquote lässt sich mit smarter Technologie minimieren. So ist es faktisch nicht möglich, dass ein durch KI automatisiertes Mailing zukünftig den falschen Ansprechpartner enthält oder gar zweimal den gleichen Empfänger versandt wird. Datenpflege, Analysen und Übertragungen der Informationen? Automatisiert gelingt dies ebenfalls im Handumdrehen! Hierdurch sind beispielsweise aussagekräftige Recherchen und Vergleiche für die Suchmaschinenoptimierung möglich. Aber auch für das nächste Zertifizierungsaudit oder die anstehende Geschäftsprüfung ist vorgesorgt, denn Automatismen verhindern, dass Du vergisst Daten abzulegen oder nur lückenhaft pflegst.
Diese Vorteile schaffen Zufriedenheit auf beiden Seiten. Dennoch: Trotz aller Freude an der Optimierung ist es sinnvoll, die Stärken von Mensch und Maschine zu verbinden. Ein Beispiel hierfür ist das Beschwerdemanagement. Eine standardisierte Antwort ist hier in vielen Fällen nur bedingt dazu geeignet, die Wogen zu glätten. Vielmehr möchten Kunden einen direkten Ansprechpartner an ihrer Seite wissen, sind sie einmal unzufrieden.

Wann Du geschäftliche Prozesse automatisieren solltest

Es heißt, jedes Unternehmen habe eine digitale Reife. Diese richtig einzuschätzen zu können, ist der erste Schritt in Richtung optimierte Prozesse. Denn ist keine solche Basis vorhanden, nützen Software oder Automatisierungstechniken im alltäglichen Gebrauch wenig. Was die Basis ist? Einerseits umfasst sie den Mut, bisherige Pfade zu verlassen. Diese Veränderungsbereitschaft darf zu keiner Zeit unterschätzt werden. Schließlich ist sie es, die innovative Unternehmen von weniger erfolgreichen Mitbewerbern abhebt. Dabei müssen wesentliche Abläufe bereits standardisiert sein. Dies ist ebenfalls eine Säule, auf der Prozessautomatismen fußen.

Steht das Fundament aus Unternehmergeist und Erfahrung, geht es an die Analyse der digitalen Reife. Die interne Kultur, bisher genutzte Technologien und der Umgang mit diesen stehen bei ihr im Fokus. Auch wie gut oder schlecht sie integriert sind, solltest Du klären. Augenwischerei empfiehlt sich nie. Sei ehrlich und erkenne die Chancen, die derzeit vielleicht auch noch ohne Automatismen in Deinem Unternehmen realisiert werden wollen. Da für die Nutzung der Technologien spezielle Fähigkeiten nötig sind, lohnt sich außerdem die ehrliche Rücksprache mit Deinen Mitarbeitern.

Hierbei kannst Du folgende Punkte in Erfahrung bringen:

  • Ist ausreichend Lernbereitschaft vorhanden?
  • Wie stehen sie zur digitalen Reife?
  • Wo sehen sie ungenutztes Potenzial?


Fazit: Den Workflow optimieren – jetzt und für die Zukunft

Offensichtlich: Automatisierte Prozesse bestechen durch zahlreiche Vorteile, die weit über den Faktor Finanzen hinausreichen. Unternehmen sollten diese unbedingt nutzen, um auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Ist der Zug nämlich abgefahren, wird es schwer, die Konkurrenz zu überholen.

Das Gute ist: Geschäftsautomatismen lassen sich mit einer cleveren Vorbereitung und passender Technologie einfach in Deinen Businessalltag integrieren. Professionelle Beratung erleichtern den Einstieg in dieses wichtige Themengebiet.

Profitiere auch Du von automatisierten Prozessen!

Wir setzen auf Know-how, das sich in der Praxis bewährt hat. Schließlich stellt es die Weichen für eine erfolgreiche Geschäftszukunft. Vor dem Bildschirm und natürlich darüber hinaus. Wir beraten Dich gern unverbindlich über Deine Möglichkeiten:

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