von Kuk-is Blogteam

Vorteile eines QMS

10 Punkte für mehr Qualität für Dich und Deine Kundschaft

Es gibt viele Gründe, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) zu nutzen. Die größte Motivation ist wahrscheinlich der Wunsch nach einer Zertifizierung, da diese häufig die Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit mit Kund*innen und Lieferant*innen ist. Doch gibt es auch viele weitere Vorteile. Das große Ziel ist: die Qualität langfristig zu halten und zu verbessern. Deshalb ist ein QMS immer eine gute Überlegung, auch ohne konkrete Zertifizierungsabsicht. Warum das so ist, erfährst du in diesem Artikel.

Der Zielgruppe im Fokus

Deine Kundinnen und Kunden sind der Dreh- und Angelpunkt jeglichen Tuns. Ihnen den größtmöglichen Nutzen zu stiften, hat also oberste Priorität. Ein QMS beschreibt, wie alle in Deiner Organisationzusammenarbeiten, um eure Kundschaft das bestmögliche Ergebnis zu liefern. Man könnte sagen, ein QMS sind Eure “Spielregeln” für die Zusammenarbeit. Die DIN-Normen sind dabei immer nur die Mindestanforderungen, etwa die der gängigen DIN EN ISO 9001:2015. Die wichtigsten Anforderungen an Dein Qualitätsmanagementsystem legst Du jedoch selbst fest – und zwar anhand der Standards, die Deine Kundinnen und Kunden verlangen. Du solltest ihre Belange also bei der Erstellung Deines QMS unbedingt berücksichtigen.

Welche Vorteile ein Qualitätsmanagementsystem sonst noch bringt haben wir dir in unserer Top 10 Liste zusammengefasst:

Vorteil 1: Sicherung und Verbesserung der Qualität

Die Hauptidee sämtlicher Qualitätsmanagementsystems ist es, Standards sicherzustellen und Qualitätseigenschaften zu verbessern. Hierbei geht es nicht nur rein um die Definition von Abläufen oder Verantwortlichkeiten im Herstellungsprozess, sondern auch um das Erschaffen einer Qualitätskultur. In einer nachhaltigen Qualitätskultur kennen alle Mitarbeitenden ihren Anteil am Endergebnis ganz genau. Und sie fühlen sich motiviert, Punkte anzusprechen und Optimierung ins Rollen zu bringen. Werden so immer wieder Optimierung angestoßen, findet eine fortlaufende Verbesserung in der Organisation statt. Damit wächst die Qualität von Produkten und Dienstleistungen stetig. Das wirkt sich langfristig positiv auf die Zufriedenheit der Kundschaft aus.

Vorteil 2: Mehr Einnahmen mithilfe eines QMS

Es ist kein Erfolgsgeheimnis, dass glückliche Kundschaft häufiger und kontinuierlicher kaufen als eine enttäuschte Kundschaft. Eine hohe Zufriedenheit der Kundschaft zieht wiederum neue Interessent*innen an. Hast Du zufriedene Kunden, darfst Du das auch gerne zeigen. (Auch dass Du ein Qualitätsmanagementsystem in Deiner Organisation einsetzt, darfst Du übrigens erwähnen. Das ist nicht nur für Interessent*innen relevant, sondern ggf. auch für Bewerber*innen und Geschäftspartner*innen).

Vorteil 3: Wettbewerbsfähigkeit mit einem QMS steigern

Ein stetiger Fluss an neuen und wiederkehrenden Kund*innen, steigert die Wettbewerbsfähigkeit Deiner Organisation. Bist Du in Deinem Bereich besser als die Konkurrenz, dann sichert Dir das Absatz, die Chance, dein Portfolio zu erweitern und natürlich auch die Arbeitsplätze in Deiner Organisation zu sichern.

In vielen Branchen und auf vielen Portalen haben sich Bewertungen durchgesetzt. Sie helfen, die eigene Expertise vergleichbar darzustellen und im Internet sichtbar zu werden. Die bekannten Sterne-Bewertungen wie etwa beim Handels-Goliath Amazon, gelten längst als verlässliches Indiz für Qualität. Gutes Kunden-Feedback birgt das Potential für exponentielles Wachstum, denn positive Bewertungen bringen mit relativ geringem Aufwand stetig neue Kund*innen und weitere Einnahmen. Also: Zeige das gute Feedback Deiner Käufer*innen ganz bewusst!

Vorteil 4: Mit Qualitätsmanagement zu stabilen Prozessen

Gute Produkte und Dienstleistungen brauchen gute Prozesse. „Gut“ sind sie vor allem dann, wenn sie stabil sind und reproduzierbare Ergebnisse liefern. Möchtest Du immer denselben Output generieren, brauchst Du einen gewissen Grad an Standardisierung. Gute Prozesse sollten auch möglichst störungsresistent sein. Vor allem aber sollten Sie den Kundennutzen im Fokus haben. Ein weiteres Plus: Mit guten, stimmigen Prozessen ist Deine Organisation auch immer auf der sicheren Seite, was rechtliche Belange angeht.

Vorteil 5: Qualitätsmanagement ermöglicht konstruktive Fehlerbehandlung

Seien wir ehrlich, Menschen machen Fehler. Besonders dort, wo es viele Schnittstellen gibt -zwischen Prozessbeteiligten, Abteilungen oder Externen - entstehen häufig Fehler. Die Frage ist nur, wie mit diesen Missgeschicken umgegangen wird. Wichtig ist hierbei, ein konstruktiver Ansatz, damit die Fehlerursache erkannt und beseitigt wird und diese Fehler sich nicht wiederholen. Letztendlich sollte immer eine langfristige Verbesserung des Ergebnisses im Fokus stehen. Dies hat direkten Einfluss auf die Kosten, dadurch, dass sich Reklamations-, Garantie- und Gewährleistungskosten reduzieren und es weniger Ausschuss gibt.

Vorteil 6: Minimierung von Kosten

Hast Du Deine Abläufe transparent dokumentiert, erleichterst Du Dir auch die Optimierung. Dabei hilft der fortlaufende Verbesserungsprozess, früher auch KVP genannt.

Durch Dokumentation und regelmäßige Kontrollen und Updates, fallen Dinge auf, die vorher nicht auffielen. Diese können dann gezielt geändert werden. So vermeidest Du doppelte Tätigkeiten und sparst zusätzliche Kosten ein. Genaues Hinschauen zeigt auch auf, wo Materialkosten, Kosten für Dienstleitungsunternehmen, für Entsorgung o.ä. eingespart werden können. Alles in allem heißt die Devise: Gleiches Ergebnis bei geringeren Kosten.

Vorteil 7: Klare Definition von Verantwortlichkeiten im QMS

Ein Qualitätsmanagementsystem regelt nicht nur Prozessabläufe transparent, sondern auch Rollen und Funktionen. Somit sind Zuständigkeiten, Kompetenzen und Befähigungen eindeutig erkennbar. Das gibt den Mitarbeitenden die Sicherheit, in ihrem Kompetenz- und Verantwortungsbereich entsprechend zu agieren. Verwirrungen oder Unklarheiten bezüglich Rollen und Funktionen kannst Du mit einem QMS ausschließen. Wenn jede*r weiß, was er*sie zu tun (und zu lassen) hat oder wer im Zweifelsfall konsultiert werden kann, bringt das nicht nur Klarheit, sondern auch Motivation und Raum, sich voll auf seinen Verantwortungsbereich zu konzentrieren und seine Kompetenzen zu vertiefen.

Vorteil 8: Einfachere Einarbeitung von Mitarbeiter*innen

Die Energie, die in einer guten Dokumentation liegt, ist nicht zu unterschätzen. Du dokumentierst einmal (gut), und kannst dann immer wieder auf dieses Wissen zurückgreifen. Etwa wenn Du eine*n neuen Kolleg*in einlernst oder auch wenn Du eine Vertretung einlernst. Auch für Dich selbst kann die Doku dann von Vorteil sein, wenn es ein Prozess ist, den Du unregelmäßig ausführen musst oder der Dir noch nicht so in Fleisch und Blut übergegangen ist wie Deine Tagesaufgaben.

Übrigens: Richtig gut dokumentierte Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass beim ersten Mal Lesen gleich verstanden werden. Am besten sind Schritt-für-Schritt-Erklärung, die auch alle Dokumente, die im Prozess nötig sind (in der aktuellen Version versteht sich), Speicherorte, Tool-Anleitungen, Details, etc. umfassen.

Vorteil 9: Mit Qualitätsmanagement Risiken vermindern

Organisationen sind vielen Gefahren ausgesetzt - Deine auch! - beispielsweise in Form von Produkthaftungs- oder Gewährleistungsansprüchen. Mit einem geeigneten Managementsystem identifizierst und verwaltest Du Risiken einfach und effizient. Es ermöglicht Dir, Deine Risiken zu betrachten, insbesondere in Vorbereitung auf das (Zertifizierungs-)Audit. Behebst Du diese im Zuge Deiner Risikobetrachtung, hast Du insgesamt weniger Fehler, weniger Mehrarbeit und langfristig eine bessere Qualität Deiner Prozesse sowie Deiner Produkte und Leistungen.

Vorteil 10: Wissensbündelung im QMS

Ein Qualitätsmanagementsystem ist geballtes Know-how. Es ist ein zentraler Ort, an dem das gesamte Wissen Deiner Organisation zusammenkommt. Dies umfasst Prozesse, Verantwortlichkeiten, Dokumente usw. Pflegst Du Dein QMS lückenlos und hältst es in der gesamten Organisation immer auf dem aktuellen Stand, zeigt es Risiken und Verbesserungspotential auf. Außerdem erleichtert das QMS Dir und allen Mitarbeitenden Zugang zum Wissen der anderen, was alle voranbringt.

Take away

Nimmt man alle diese Punkte zusammen, so bringt Dir ein QMS Transparenz, Kontinuität und Professionalität, auf die Du Dich verlassen kannst. Alles in allem schafft es Dir eine bessere Planbarkeit – für den laufenden Betrieb und die Zukunft.

Kein Qualitätsmanagementsystem gleicht dem anderen. Jedes ist individuell. Dein QMS muss zu Deiner Organisation passen, dann werden auch die Vorteile wirksam.

Titelbild ©NDABCREATIVITY, adobe.stock.com

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