von kuk-is Blogteam

Verbessere Deine QM Prozesse mit einer Software-Lösung

Wir leben in einer Wissensgesellschaft. Verstehst Du es, das Wissen in Deiner Organisation clever zu vernetzen, dann hast Du die Nase vorn. Gezieltes Wissensmanagement beginnt mit Deinen Geschäftsabläufen. Und das geht mit einer Software effizienter, zeitsparender und umfassender als mit einem QMS in Printform. Welche Vorteile Dir eine Prozessmanagement-Software bringt und warum Du dabei nur gewinnen kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.

Wissen teilen und Schätze heben - gute QM Prozesse für besseres Wissen

Die Abbildungen der Prozesse in Deiner Organisation bestehen aus dem geballten Know-how aller Beteiligten. Dieses Wissen ermöglicht, dass Du und Dein Team Kund*innen und Geschäftspartner*innen glücklich macht - heute und in der Zukunft. Dabei liegt das Wissen bei den Mitarbeiter*innen. Wenn sie die Organisation verlassen, verschwindet leider viel zu oft auch ihr nicht dokumentiertes Erfahrungswissen.

Und genau darauf kommt es an. Denn erst mit dem Erfahrungsschatz jeder*s Einzelnen wird aus den Daten und Informationen Deines Systems wirkliches Wissen. Optimal läuft es, wenn das dokumentierte Wissen in der Praxis angewendet wird und dann neue Erkenntnisse aus der Praxis wieder in die Dokumentation hinzugefügt werden. Das nennt man auch Fortlaufende Verbesserung.

Das kann natürlich “analog” in Papierform gelingen, in einem gedruckten QM-Handbuch beispielsweise. Eine Software verspricht jedoch wesentlich mehr Komfort und Leichtigkeit für Dein Prozess- und Wissensmanagement.

Warum Du auf digitale Qualitätsmanagement-Prozesse umsteigen solltest

Wer Prozesse einmal mit einer Software gepflegt hat, der möchte es nie mehr anders tun. Die Vorteile liegen auf der Hand:
(Die folgenden Beispiele beziehen sich auf das Prozessmanagement mit WissIntra.)

Das gesamte Wissen an einem Ort

Mit einer Prozessmanagement-Software pflegst Du all Deine Prozesse (und dazugehörigen Dokumente) systematisch. Alle Stakeholder greifen zu jeder Zeit auf denselben Wissensstand zu und sehen immer die gültigen Verfahrensanweisungen, Dokumente, etc.

Kopf frei für Neues

Sich darauf verlassen zu können, dass alles in einem System zentral und aktuell ist, bringt große Erleichterung. Es spart nicht nur Zeit, sondern auch Abstimmungsrunden und Nerven. Keine doppelte Aktenführung mehr. Keine veralteten Dokumente. Die QM-Software WissIntra erinnert Beteiligte etwa automatisch über Änderungen, Fälligkeiten oder Ablauffristen. Damit Du Dich auf Wichtigeres konzentrieren kannst.

“Einfach einfach arbeiten”

Integrierte Such- und Filterfunktionen ermöglichen Dir, in wenigen Augenblicken zur gewünschten Information zu springen. Dies geht in gedruckter Form nicht. In WissIntra kannst Du zudem ein Lexikon mit erklärungsbedürftigen Begriffen bestücken. Überall, wo der Begriff im System auftaucht, können User direkt zur Erklärung springen. Das ist z.B. hilfreich bei Abkürzungen oder Fachausdrücken. Auch sonst ist WissIntra darauf ausgerichtet, den Usern die Arbeit im System angenehm zu gestalten. Ähnliche Vorgänge oder Anweisungen sind schnell kopiert. Dokumente und Kriterien mit wenigen Klicks angefügt. Videos, Screenshots oder Links lassen sich einfach in den Prozessbeschreibungen hinzufügen. Denn zum einen sagen Bilder manchmal mehr als tausend Worte. Und zum anderen erfüllt dies auch den Qualitätsanspruch der ISO-Norm 9001 auf durchgängige Prozessbeschreibungen.

Transparenz auf jeder Ebene

Ein digitales Prozessmanagement macht Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Die Historie ist einsehbar und alte Stände können bei Bedarf unkompliziert wiederhergestellt werden. Das bringt Dir und Deinem Team Sicherheit und Transparenz, gerade wenn mehrere Personen verantwortlich sind, mehrere Standorte zu verwalten sind und auch noch remote gearbeitet wird.

Von der Print- zur digitalen Prozessbeschreibung

Du fragst Dich, wie Du Dein Prozessmanagement digitalisieren kannst? Dann lass uns doch mal drüber sprechen. Pick Dir einfach einen Termin aus dem Kalender raus und wir melden uns bei Dir.

Termin buchen

Optimierte Geschäftsprozesse

Das Niederschreiben von Prozessschritten lässt erkennen, wo sich etwas optimieren lässt. Fallen Dir bei der Dokumentation Schwachstellen auf oder willst Du geltende Dokumente verbinden, so kannst Du das direkt in der Software anpassen. Dies ist dann sofort für alle einsehbar. Da kann ein staubiges QM-Handbuch im Regal nicht mithalten. Und solltest Du die Doku doch nochmal in gedruckter Form brauchen, kannst Du es ja trotzdem ausdrucken. Oder auch als PDF speichern und mit anderen, auch Externen, teilen. Mit WissIntra geht das mit wenigen Klicks – und auch ganze Prozesslandschaften lässt es Dich als Bild abspeichern.

Einarbeitung und Vertretung ganz easy

“Man muss nicht alles wissen. Man muss nur wissen, wo es steht.” So sagt man. In einer Arbeitswelt, die immer schnelllebiger und komplexer wird, ist es wichtig, dass Du Dich auf dokumentierte Standards verlassen kannst, um gleichbleibende Qualität liefern zu können. Dokumentiere Deine Prozesse so, dass Deine Vertreter*innen oder neue Mitarbeiter*innen genau verstehen, was zu tun ist und wie der Prozess in Deiner Organisation verankert ist. In WissIntra leitet Dich die Prozesskarte gezielt durch die Dokumentation aller Details: Verantwortlichkeiten, Input und Output, Schnittstellen, Chancen und Risiken, usw. So vergisst Du keine Information.

Zusammenhänge verstehen

Eine digitale Verwaltung lässt Dich das Know-how so verknüpfen, dass das große Ganze für alle noch verständlicher wird. Zusammenhänge zwischen den Prozessen werden in WissIntra einerseits über Schnittstellen deutlich, andererseits über die Abbildung Deiner Prozesse in einer Matrixstruktur. Zudem kannst Du auch die Darstellung in der Swimlane wählen, wenn es darauf ankommt, Prozesse funktionsbezogen und abteilungsübergreifend darzustellen. Rollen und Funktionen ermöglichen, dass alle im selben System arbeiten können, aber jede*r nur das sieht, was sie/er für die Arbeit benötigt und das bearbeitet, was der eigenen Funktion entspricht.

 

Papier ist zwar geduldig, aber die genannten Vorteile kann es Dir nicht bieten. Ein softwarebasiertes Prozessmanagement bringt Struktur für alle, und damit auch Sicherheit für die Arbeitsabläufe. Zudem ist eine Prozessmanagement-Software der Ausgangspunkt für die Zertifizierung Deiner Organisation.

Wie kommst Du zu digitalen Prozessen?

Beginne damit, zu beschreiben, was real getan wird. Starte damit, genau zu beobachten und dann zu dokumentieren. Du musst in der Lage sein, Auskünfte darüber zu geben, wo überall Daten und Informationen fließen. Und das ist immer dort der Fall, wo Technik und Tools involviert sind. Welche Informationen brauchen Kunden, Lieferanten und Auditoren? Die Antworten darauf bilden die Grundlage deiner Dokumentation.

Und wie so oft im Leben gilt: Einfach mal anfangen. In kleinen Schritten. Stück für Stück. Von Bereich zu Bereich. So entsteht im Kleinen Dein individuelles Prozessmanagement und wird im Großen zum Wissensmanagement Deiner Organisation. Und zu Deinem integrierten Managementsystem, wenn du alles gut miteinander “verzahnt” hast. Darauf fußt das Baukastenprinzip von WissIntra: Du startest mit der Prozess- und Dokumentenpflege und kannst mit wachsenden Anforderungen auch Audit-, Risiko- und Maßnahmen im selben System verwalten. Bewertest Du die Risiken und arbeitest die daraus resultierenden Maßnahmen ab, entdeckst Du weitere Verbesserungspotentiale. Und so steigerst Du Deine Prozessqualität kontinuierlich. Denn WissIntra ist ein System, in dem Zusammenhänge sichtbar werden.

Da aller Anfang doch oft schwer fällt, hol Dir gerne professionelle Unterstützung an Bord. Ein Consultant leitet Dich mit gezielten Fragen in einem Workshop an.

Fazit: Prozessmanagement = Wissensmanagement

Ein zentrales, digitales Tool für die Prozessverwaltung schafft Transparenz und Struktur. Das ist die Basis dafür, dass Du das Wissen in Deiner Organisation gut nutzen und weiter "verzahnen" kannst. Damit ist Deine Prozessmanagement-Software auch immer Bestandteil deines Wissensmanagements. Das gilt nicht nur große Unternehmen; auch Kleinunternehmen können von so einer Software-Lösung profitieren.

 

Titelbild: © Rymden, adobe.stock.com

Lass uns einfach mal über Prozesse und Qualitätsmanagement reden

In einem Gespräch von Mensch zu Mensch tun sich häufig ganz neue Impulse und Ideen auf. Gemeinsam kann man oft auch besser identifizieren, wo die größten Hürden liegen. Wir nehmen uns gerne Zeit, genau hinzuhören, wo Dir der Schuh drückt. In einem Workshop zu Deinem Prozessmanagement. Lass uns ganz unverbindlich darüber reden, was Du dabei von uns erwarten kannst.

Workshop unverbindlich anfragen

Dies könnte Dich auch interessieren:

Lessons Learned im Prozessmanagement

Lessons Learned im Prozessmanagement

Wie wir unsere Erkenntnisse aus Kundenprojekten nutzen, um uns stetig zu verbessern, haben wir in diesem Beispiel beschrieben. Anhand eines Prozesses unseres KI-Teams.


TQM – Warum jeder in der Organisation gefordert ist

TQM – Warum jeder in der Organisation gefordert ist

Wie gelingt der fortlaufende Verbesserungsprozess in der Praxis – und zwar auf jeder Ebene? Stelle den Menschen in den Fokus! Deine Kund*innen, Deine Mitarbeiter*innen, alle Stakeholder.


Zurück

Kommentare

Einen Kommentar schreiben