von Olaf Schmidt, Geschäftsführer, k+k information services GmbH

Soll ich wirklich migrieren?

Paul, ein junger Mitarbeiter, übernimmt die Position einer langjährigen Mitarbeiterin. Plötzlich liegt vor ihm eine neue Aufgabe – ein für ihn unbekanntes System. Mit Erschrecken stellt er fest, dass dieses veraltet ist und bald nicht mehr supportet wird. Was tun? Wir erklären dir am Beispiel von WissIntra wie Paul vorgehen sollte.

 

Paul hat nun folgende Möglichkeiten:

  • sich von WissIntra verabschieden und ein neues System einführen
  • das Altsystem weiterbenutzen – ohne Support und mit veralteten Technologien
  • auf die neuste Version von WissIntra umsteigen

 

Wie sollte Paul vorgehen?

 

Schritt 1:

Der erste Schritt von Paul sollte erstmal sein, dass er sich mit der alten Version von WissIntra vertraut macht. Was ist WissIntra überhaupt? Was kann es alles? Wie wurde es im Unternehmen bisher eingesetzt? Sind die Informationen darin aktuell und wichtig? Auch die Rahmenbedingung von WissIntra sind für so eine Entscheidung essenziell.

 

Schritt 2:

Im nächsten Schritt sollte Paul die Mitarbeitenden ins Boot holen. Hier ist zu klären, wie die Benutzerakzeptanz ist. Kennen sich die Mitarbeiter in dem System aus? Benutzen sie WissIntra? Und was sind gegeben Falls negative Resonanzen?

 

Schritt 3:

Mit dem sich angeeigneten Wissen ist es nun an der Zeit, sich die neueste Version von WissIntra zeigen zu lassen. Wie sieht diese aus? Welche Daten kann ich alles migrieren? Wie ist die Benutzerbedienung? Gibt es neue Features, die vielleicht den Wünschen meiner Kolleginnen und Kollegen entgegenkommen? Was gibt es sonst noch für Eigenschaften, die unsere Arbeit im Unternehmen vereinfachen können? Und auch hier ist wieder die Frage nach den Rahmenbedingungen wichtig.

 

Schritt 4:

Nun ist abzuwägen, welche Option für das Unternehmen in Betracht kommt:

 

Option 1: Einführung eines neuen Systems

Ein neues System ermöglicht andere Möglichkeiten. Dinge, die man bis dato vermisst hat. Vielleicht ist es auch günstiger. Allerdings darf man nicht den damit verbundenen Aufwand unterschätzen. Man kauft ein komplett leeres neues System, was mit allen Unternehmensdaten befüllt werden muss. Zudem können auch zusätzliche Kosten, gerade durch Mitarbeiterschulungen, im großen Umfang stattfinden. Die Prognose einer höheren Mitarbeiterakzeptanz seitens des Anbieters ist keine Garantie und viele Schwachstellen weist ein System erst auf, wenn man damit arbeitet.

 

Option 2: Weiterbenutzung des Altsystems

Die Option scheint zunächst die einfachste zu sein. Jeder kennt das System, es fallen keine zusätzlichen Kosten an und auch die Informationen sind alle schon gepflegt. Doch man sollte sich vor Augen halten, was es bedeutet mit alten Technologien zu arbeiten und nicht supportet zu werden. Treten Probleme auf, kann keiner weiterhelfen. Kommt ein neuer Mitarbeiter, gibt es für ihn keine Möglichkeit für eine Schulung durch einen Experten. Das Arbeiten mit veralteten Technologien, wie Browser und Server ziehen einen Rattenschwanz hinter sich her. Andere im Unternehmen verwendete aktuelle Programme, benötigen eventuell gerade den neusten Browser. Und auch bei den Technologien von Microsoft wird irgendwann der Support gekündigt.

 

Option 3: Auf die neuste Version umsteigen

Dieser Schritt hört sich erstmal nach Arbeit an. Man muss alle Daten migrieren und gegeben Falls anpassen. Alle Mitarbeiter benötigen eine Auffrischung, um zu wissen, wie sie in Zukunft weiterarbeiten können. Es entstehen zudem Kosten für das neue System und die Migration

Aber: Es ist für die Mitarbeiter kein komplett neues System. Der Grundgedanke hinter WissIntra ist nach wie vor der Gleiche. Doch nun haben Sie die Möglichkeit mit neuen Technologien zu arbeiten, sowie mit einem System, das den Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit legt. Die Zeiten, dass sich ein Benutzer ans System anpassen muss, sind vorbei. Jetzt passt sich das System an den Benutzer an. WissIntra ermöglicht dem Benutzer individuelle Farbschemas, und viele konfigurierbare Einstellungen. Dinge, wie vorgegebene Anzahl von Ebenen gibt es nicht mehr, das Unternehmen kann nun selbst entscheiden und auch Oberflächentexte können intern selbst angepasst werden.

Auch der Zugriff auf WissIntra ist nun wesentlich einfacher. Es ist browserbasiert und unabhängig vom Betriebssystem. Dies ist eine wesentliche Erleichterung für die eigene IT-Abteilung. Die Daten von WissIntra können migriert werden, was zu einer höheren Mitarbeiterakzeptanz führt. Die Mitarbeiter finden sich dadurch wesentlich schneller zurecht und haben weniger Aufwand als bei einem Neusystem.

 

Paul entscheidet sich für die neueste Version. Er profitiert von Support, neuen Features und hochwertigen Mitarbeiterschulungen und hat seine bereits gepflegte Datenbasis.

 

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