von kuk-is Blogteam

Software-Einsatz bei der Auditvorbereitung

5 Gründe, weshalb Du nicht auf eine QM-Software verzichten solltest

 

Im letzten Beitrag haben wir 10 Tipps zusammengestellt, die Dir bei der Vorbereitung zum Audit helfen. Klar ist aber auch: Das alles nur mit Stift und Papier zu machen, ist wenig sinnvoll. Eine gute Softwarelösung für Deine Zertifizierung kann den Ausschlag über die Nachhaltigkeit der Vorbereitung geben. Möchtest Du dich nur temporär für das Audit wappnen oder soll Dein Unternehmen nachhaltig an Qualität gewinnen? Wenn Du auch für Letzteres bist – und das raten wir Dir dringend – solltest Du dich um eine entsprechende Software kümmern, die Deine Unternehmensprozesse langfristig verbessern kann. In diesem Beitrag erklären wir Dir warum.

 

1. Die Basis: Prozesslandschaft abbilden

Das Audit will gut vorbereitet sein, denn die Zertifizierung machst Du nicht ohne Grund. Da gehört natürlich eine detaillierte Übersicht der Prozesslandschaft dazu. Sie bildet die Basis deiner Bemühungen. Ohne Prozesse gibt es theoretisch nichts zu tun.

Im Unternehmen gibt es unzählige Prozesse. Ein Dokument muss erstellt, ein Vertrag aufgesetzt und ein Angebot geschrieben werden? Hinter (fast) jeder noch so kleinen Aufgabe steckt ein mehr oder weniger umfangreicher Prozess, der genau dokumentiert, wie die Mitarbeiter vorgehen sollen. Versucht man das in einer Tabelle abzubilden, stößt man schnell an seine Grenzen. Die Allzweck-Waffe Excel hilft hier nur bedingt weiter. Mit einer geeigneten Software lassen sich jedoch sämtliche Prozesse übersichtlich darstellen und ordnen.

Du musst deine Prozesse erstmal zusammentragen und strukturieren? Kein Problem. Mit einer Software ziehst du Prozesse schnell um oder änderst sie ab. Ganz leicht und ohne den Überblick zu verlieren. Excel lässt grüßen. Die übersichtliche Darstellung hilft dir dabei, Prozesse neu zu strukturieren oder potenzielle Schwachstellen zu erkennen und auszubessern. Denn nur wer den Überblick über die eigenen Abläufe behält, kann auch dem Auditor oder der Auditorin seine Kompetenz signalisieren.

Ein großer Vorteil einer Softwarelösung ist, dass Du in der Regel auch Verknüpfungen zwischen Prozessen anlegen kannst. Denn oft ist es so, dass es bei einigen Prozessen zu Überschneidungen kommt. Wir sprechen meist von „Schnittstellen“. Bestimmte Fachbereiche stimmen sich bei Aufgaben ab oder bearbeiten Projekte gemeinsam. Auch das sollte in den Prozessen abgebildet werden.

2. No Risk No Fun: Risiken abbilden

Zur Auditvorbereitung gehört – seit der Überarbeitung der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001:2015 sogar zwingend - auch die Berücksichtigung der Risiken im Unternehmen. Unter Risiken verstehen wir jedoch nicht nur Gefahren, sondern auch Chancen und Möglichkeiten. Denn jedes Risiko bietet neben einer potenziellen Gefahr auch eine Chance zur Verbesserung.

Risiken müssen möglichst detailliert abgebildet werden, um keinen wichtigen Aspekt zu vernachlässigen. Die Krux dabei ist, sämtliche Schwachstellen präzise zu formulieren. Aus diesen Schwachstellen leitet sich dann das Risiko ab: Es ergibt sich eine oder mehrere Gefahren, die ebenso Chancen und Potenziale bereithalten. Dabei wird auch kenntlich gemacht, welcher Bereich betroffen ist und welche Personen für das Management des Risikos verantwortlich sind. Mittels einer geeigneten Software lässt sich dies transparent und nachvollziehbar abbilden.

Zur Bewertung des Risikos gehört mitunter die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkung, die entweder die Gefahr oder die Chance im Unternehmen hat. Strategien können dann ebenfalls abgebildet werden. D. h. es wird festgelegt, wie vorgegangen wird, um sich dem Risiko (Gefahr oder Chance) anzunehmen. Der Einsatz einer entsprechenden Software kann dieses Vorgehen erheblich erleichtern und bietet den Mitarbeitern sowie QM-Beauftragten eine gute Übersicht. Und letztendlich ist die Übersichtlichkeit das „A und O“.

3. "Ich mach's": Verantwortlichkeiten zuweisen

Eine gute Software-Suite für das Qualitäts-, Informations- oder auch Wissensmanagement sollte jedoch nicht nur Prozesse und Risiken abbilden können. Vielmehr müssen auch diverse Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Prozesse sollten immer einen Verantwortlichen und einen Stellvertreter hinterlegt haben. Natürlich wirken in der Regel mehrere Mitarbeiter an einem Prozess mit und betreuen diesen. Es sollte aber im System ein fester Ansprechpartner hinterlegt werden, der sich darum kümmert, dass der Prozess richtig und verständlich abgebildet ist.

Der Software-Einsatz hilft dabei, Verantwortlichkeiten schnell zuzuweisen und diese fortlaufend zu überwachen und anzupassen. Diverse Excel-Listen, die auf verschiedenen Laufwerken verteilt sind und unabhängig voneinander gepflegt werden, führen zu einer schlechteren Übersicht der Verantwortlichkeiten. Es gibt nichts Schlimmeres, als den Überblick zu verlieren, wer für was zuständig ist.

4. "Wo war das nochmal?": Dokumente ordnen

Ein wichtiger Bestandteil für eine erfolgreiche Zertifizierung ist die Ordnung aller Dokumente im Unternehmen. Seien es Design-Vorlagen für Präsentationen, Vertragsunterlagen der Kunden oder die Projektplanung des Kunden „XY“. Der GAU im Audit ist die Situation, wenn der Mitarbeiter nach einem bestimmten Dokument sucht, es aber nicht finden kann. Abhängig vom Prüfer kann das ein K.-o.-Kriterium für das nicht bestandene Audit sein.

In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können sämtliche wichtige Dokumente gefunden werden und das im Optimalfall mit nur wenigen Klicks. Eine geeignete Software unterstützt dich dabei, Dokumente nicht nur anzulegen und für bestimmte Personen zugänglich zu machen, sondern ermöglicht dir auch das direkte zuweisen zu bestimmten Prozessen. So kannst Du deine Dokumente direkt mit den betreffenden Prozessen verknüpfen. Das sorgt für eine transparente Zuordnung und eine schnelle Auffindbarkeit wichtiger Dokumente für Deine Abteilung.

Außerdem erspart dir der Einsatz einer Software auch das lange Suchen auf den Laufwerken und in unterschiedlichen Ordnern. Denn alles ist zentral an einem Ort gebündelt.

5. Jetzt wird's ernst: Maßnahmen festlegen

Wichtig für eine hinreichende Vorbereitung über das anstehende Audit hinaus sind auch die Maßnahmen, die auf Teamebene abgeleitet und definiert werden. Hieraus ergeben sich dann konkrete Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter.

Auch hier kann auf Excel oder auch Outlook verzichtet werden, da alles zentral im System verwaltet wird. Greifst Du hier auf eine gute Software-Lösung zurück, hast Du nicht nur die Möglichkeit, den Status oder die Priorität einer Maßnahme festzulegen, sondern kannst auch Teilaufgaben und deren Wirksamkeit definieren

Dies hilft Dir wiederum den Überblick zu bewahren und wichtige Maßnahmen zu tracken. Transparenz und Konsequenz sind hier zwei Stichworte. Du hast in der Regel nicht nur Einsicht in deine eigenen Maßnahmen, sondern in alle aktiven Maßnahmen des Teams und des Unternehmens. Du hast schnell alle Maßnahmen auf einen Blick und kannst ggfs. reagieren, wenn kritische Deadlines nicht eingehalten werden.

Fazit

Eine Software-Lösung für integriertes Management kann die Vorbereitung für das Audit erheblich erleichtern. Du verwaltest sowohl Prozesse und Dokumente als auch Risiken und Verantwortlichkeiten zentral in einer Oberfläche und musst nicht unzählige Excel-Listen pflegen.

Nützliche Features und eine gute Benutzeroberfläche liefern die Basis für eine erfolgreiche Vorbereitung und im nächsten Schritt für eine (hoffentlich) erfolgreiche Zertifizierung. Denn du behältst den Überblick über alle Aspekte deines Qualitäts- und Wissensmanagements.

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