von kuk-is Blogteam

Ressourcen und Zeit sparen durch gutes Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement bietet richtig umgesetzt viele Vorteile

Die Digitalisierung hält auch in deutschen Unternehmen immer mehr Einzug, doch der Mangel an Papier in den Krankenkassen zeigt wieder einmal deutlich, dass noch sehr viel mehr Papier als notwendig im Umlauf ist. Was daraus folgt: mangelnde Transparenz, längere Bearbeitungszeiten und ständig wachsende Archive. Um zukunftsfähig zu bleiben und dem ständigen Wandel der Geschäftswelt standzuhalten, braucht es also neue Prozesse und mehr Effizienz auch in der Verwaltung von Dokumenten.  

Warum braucht es Dokumentenmanagement?

Das Thema Dokumentenmanagement ist als Gegenstand aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Start-up, ein KMU oder den Großkonzern handelt. Die Thematik ist allgegenwärtig und nimmt mit steigender Mitarbeiterzahl nur noch an Wichtigkeit zu. Das liegt natürlich zum einen daran, dass es für Unternehmen selbstverständlich sein muss, der Mitarbeiterschaft firmenrelevante Dokumente im aktuellen Stand zur Verfügung zu stellen. Durch ein gutes Managementsystem wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente und Informationen sofort wiedergefunden werden können und das in der aktuellen und gültigen Version und über die verschiedenen Abteilungen und Standorte hinweg. Heißt im Umkehrschluss, dass Unternehmen und Organisationen mit einem im Qualitätsmanagement integrierten Dokumentenmanagement wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Was schon Grund genug ist, sich dem Thema genauer zu widmen. Zum anderen ist es aber auch ein wichtiges Thema, wenn es um die Erfüllung der Vorgaben eines Qualitätsmanagements und die Zertifizierung geht.

Wie ist Dokumentenmanagement in der ISO 9001:2015 verankert?

In der ISO 9001:2015 nimmt sich das Kapitel 7.5 „Dokumentierte Informationen“ dem Thema Dokumentenmanagement an. In den drei Unterkapiteln „Allgemeines“, „Erstellen und Aktualisieren“ und „Lenkung dokumentierter Informationen“ werden die Anforderungen an die Lenkung von dokumentierten Informationen formuliert. Doch was beinhalten die einzelnen Kapitel

  1. Allgemeines
    Hier fordert die ISO-Norm, dass das Qualitätsmanagementsystem die dokumentierten Informationen enthalten muss, die von der Norm gefordert sind und diejenigen, die für Deine Organisation als wichtig bzw. notwendig für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems bestimmt wurden.
  2. Erstellen und Aktualisieren
    Hier wird festgelegt, was die Organisationen bei der Erstellung und Aktualisierung der dokumentierten Informationen beachten müssen. So muss für eine angemessene Kennzeichnung und Beschreibung gesorgt werden, das Format und Medium muss angebracht sein und es muss einen angemessenen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess geben, der feststellt, ob sich die dokumentierte Information eignet oder angemessen ist.
  3. Lenkung dokumentierter Informationen
    Hier geht es vor allem um die Lenkung der bereits vorhandenen dokumentierten Informationen und gefordert wird, dass genau an dem Ort und zu der Zeit verfügbar sind, wenn und wann sie benötigt werden. Das heißt auch, dass die Verteilung, der Zugriff, das Auffinden und die Verwendung der dokumentierten Informationen sichergestellt werden muss. Außerdem müssen Änderungen überwacht werden und Vorgaben über die Aufbewahrung und den weiteren Verbleib getroffen werden. Darüber hinaus müssen die dokumentierten Informationen vor unsachgemäßer Verwendung oder einem Verlust der Vertraulichkeit geschützt werden und die Ablage und Speicherung sowie die Erhaltung sichergestellt werden.

Auch zahlreiche weitere ISO-Normen stellen ähnliche bzw. sogar identische Anforderungen an das Dokumentenmanagement. So zum Beispiel die ISO 27001 für IT-Sicherheitsmanagement oder die 14001 für Umweltmanagement oder die ISO 12585 für Qualitätsmanagement bei Medizinprodukten. Dies zeigt noch mal deutlich, wie wichtig ein gutes Dokumentenmanagement ist, aber auch welche Anforderungen an die Organisationen gestellt werden.

Herausforderungen des Dokumentenmanagement

Dokumente sind laut der ISO 9001 keine unbedingte Notwendigkeit für ein gelungenes Qualitätsmanagement, sie können aber die Arbeit sehr vereinfachen und unterstützen. Zum Beispiel als Anweisung bei wichtigen Tätigkeiten oder als Checkliste, Informationsquelle bzw. Formular. Doch die Umsetzung der damit einhergehenden Anforderungen kann Organisationen vor eine große Aufgabe stellen. Wahrscheinlich hat jede Person schon erlebt, dass Dokumente in mehreren Versionen auf dem Server abgelegt sind und niemand genau weiß, welche die aktuelle Version ist. Oder das gleiche Dokument liegt in den unterschiedlichen Abteilungen in verschiedenen Ausführungen vor. Die Folgen sind lange Suchen viele Absprachen und komplexe Ordnerstrukturen, die ohne ausreichende Systematik und Disziplin schnell im Chaos versinken. Denn sobald Dokumente existieren, sind diese änderbar und können unterschiedliche Sachstände aufweisen. Laut verschiedener Studien verbringen Mitarbeiter*innen rund 15% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen. Und genau das gilt es mit einer guten Verwaltung der Dokumente zu reduzieren. Das größte Problem für Organisationen ist dabei die einheitliche Versionierung und Benennung. Doch auch wenn hier klare Regeln bestehen, sind im Alltagsstress Dateien schnell mal falsch abgelegt oder werden Ordner versehentlich per Drag & Drop verschoben.
Die Lösung bietet da eine Software, die es Dir ermöglicht, die Dokumentenvision eindeutig zu identifizieren, die Sachstände vorheriger Versionen nachvollziehbar macht und die Dokumente allen Personen zur Verfügung stellt, die damit arbeiten und das egal wo. Denn nur so können Ressourcen für die wichtigen Dinge eingesetzt werden und nicht damit, die richtigen Informationen und Dokumente zu finden.

 

Titelbild ©Wesley Tingey unsplash.com

Finde heraus, wie WissIntra Dich beim Dokumentenmanagement unterstützen kann

Du möchtest Dich den großen Aufgaben des Dokumentenmanagements stellen und das mit Hilfe einer Software, die sich auch in vielen weiteren Bereichen des Managements unterstützt? Dann melde dich zu unserer WissIntra Präsentation an und bekomm einen guten Überblick über die einzelnen Module und wie diese Dich bei Deiner Arbeit unterstützen.

Zur Präsentation anmelden

Dies könnte Dich auch interessieren:

Wissensmanagement als Herz eines lebendigen QMS

Wissensmanagement als Herz eines lebendigen QMS

Wann wird ein Qualitätsmanagementsystem „lebendig“? Wenn es den Nutzer*innen die Arbeit erleichtert und einen Mehrwert bietet. Was Wissensmanagement in diesem Zusammenhang leisten muss, besc…

Fit für die Zukunft mit einer QM-Software

Fit für die Zukunft mit einer QM-Software

Mit Beginn der Pandemie vor zwei Jahren wurde vielen nochmal richtig bewusst wie wertvoll ein nachhaltiges Qualitätsmanagement ist und welche Mehrwerte eine Software liefert, gerade wenn nic…

Zurück

Kommentare

Einen Kommentar schreiben