von kuk-is Blogteam

Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung ist ein Thema, das immer mehr an Bedeutung gewinnt. Immer mehr Unternehmen setzen auf Workflow Management und Automatisierung, um ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Aber was genau ist Prozessautomatisierung und welche Vorteile bietet sie? Ist Digitalisierung und Automatisierung das gleiche? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über Prozessautomatisierung wissen müssen.

Warum ist Prozessautomatisierung überhaupt notwendig?

Die Antwort ist einfach: Um Zeit und Kosten zu sparen.

Unternehmen, die ihre Prozesse durch Workflow Management automatisieren, können ihre Arbeitsabläufe schneller und effektiver gestalten. Insbesondere bei Routineprozessen, die sehr häufig ausgeführt werden und in denen eine gewisse Einheitlichkeit der Datenstrukturen herrscht, lassen sich durch Automatisierung große Einsparungen erzielen.

Doch nicht nur das: Automatisierung erhöht auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Prozesse. Da menschliche Fehler minimiert werden, können Unternehmen ihre Arbeitsergebnisse verbessern und ihre Effizienz steigern. Gleichzeitig können Mitarbeiter von Routineaufgaben befreit werden, um sich auf komplexere, kreativere Aufgaben zu konzentrieren, bei denen menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist.

Manchmal geschieht die Automatisierung von Geschäftsprozessen schlicht und ergreifend aus dem Mangel an verfügbaren Fachkräften.

Was ist Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung ist der Schlüssel zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsweise, indem sie die manuelle Bearbeitung von Aufgaben durch automatisierte Systeme und Software ersetzt. Du kannst deine Arbeitsprozesse optimieren und gleichzeitig die Qualität und Genauigkeit der Ergebnisse verbessern.

Dieser Wandel kann sowohl durch Roboter, die physische Aufgaben ausführen, als auch durch Software, die digitale Prozesse automatisiert, erreicht werden. Je nach Branche und Anforderungen kommen verschiedene Technologien und Ansätze zum Einsatz, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

"Prozessautomatisierung bezeichnet die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen mithilfe von Software und Technologie."

Ziel ist es, manuelle Schritte und Aufgaben zu eliminieren oder zu reduzieren und den Prozessablauf zu optimieren.

Ist Automatisierung und Digitalisierung das gleiche?

Die Begriffe Automatisierung und Digitalisierung werden oft synonym verwendet, doch tatsächlich handelt es sich um zwei unterschiedliche Konzepte. Automatisierung bedeutet, dass manuelle Abläufe durch Technologie ersetzt werden, um den Prozess zu beschleunigen und zu optimieren. Dabei werden bestimmte Aufgaben von Maschinen oder Software übernommen, um den menschlichen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Digitalisierung hingegen meint die Transformation vom analogen ins digitale. Ein typischer Geschäftsprozess wäre die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate, um die Verarbeitung und Speicherung zu erleichtern.

"Automatisierung und Digitalisierung sind zwei eng miteinander verwandte, aber dennoch unterschiedliche Konzepte."

Obwohl Automatisierung und Digitalisierung unterschiedliche Konzepte sind, hängen sie oft eng zusammen. Denn die Automatisierung kann ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung und Transformation sein, indem sie Geschäftsprozesse digitaler Tätigkeiten noch weiter verbessert und optimiert. Automatisierte digitale Geschäftsprozesse können mit der entsprechenden Technik schneller und effizienter abgewickelt werden.

Warum macht Prozessautomatisierung Sinn?

Die Automatisierung von Prozessen ist nicht nur für die Produktivität eines Unternehmens von Vorteil, sondern unterstützt auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Durch die Eliminierung von zeitaufwändigen, repetitiven Aufgaben können sich die Mitarbeitenden auf anspruchsvollere, kreativere und wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Zudem können Unternehmen durch die Automatisierung ihre Reaktionsfähigkeit erhöhen und so besser auf Veränderungen im Markt oder im Kundenverhalten reagieren. Dies führt zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit und einer besseren Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Wettbewerbsumfeld.

"Prozessautomatisierung ist sinnvoll, weil sie die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter erhöht und ihnen ermöglicht, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren."

Foto von Den Harrson auf Unsplash

Die Vorteile der Prozessautomatisierung: Ein Überblick

  • Kosteneinsparungen: Automatisierte Prozesse sind oft schneller und effizienter, was zu Kosteneinsparungen führt.
  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren manuellen Aufwand, was Mitarbeiter entlastet und Zeit für wichtige Aufgaben schafft.
  • Steigerung der Effizienz: Automatisierte Prozesse sind in der Regel schneller, zuverlässiger und fehlerfrei, was die Effizienz erhöht.
  • Verbesserung der Datenqualität: Automatisierte Prozesse können die Datenqualität verbessern, indem sie Fehler minimieren und konsistente Dateneingabe sicherstellen.
  • Flexibilität: Automatisierte Prozesse sind flexibler und anpassungsfähiger als manuelle Prozesse und können schnell auf Änderungen reagieren.
  • Kontrolle und Transparenz: Automatisierung ermöglicht eine bessere Kontrolle und Transparenz der Prozesse, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung und einer gezielteren Ressourcenallokation führt.

"Prozessautomatisierung führt zu Kostensenkungen, höherer Effizienz und verbesserter Genauigkeit, während die Mitarbeiterzufriedenheit steigt."

Schlussendlich kann die Automatisierung dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen sicherzustellen.

Eignen sich alle Prozesse zur Automatisierung?

Nicht alle Prozesse eignen sich gleichermaßen für die Automatisierung. Ideale Kandidaten sind repetitive, regelbasierte Aufgaben mit geringer Komplexität und klaren, festen Abläufen. Beispiele hierfür sind Datenverarbeitung, Rechnungsstellung, Bestellabwicklung oder Kundenanfragen.

Es ist wichtig, vor der Umsetzung einer Automatisierungslösung die Prozesse zu identifizieren, die den größten Nutzen bieten. Eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse und ihrer Schwachstellen kann dabei helfen, diejenigen Bereiche zu identifizieren, in denen Automatisierungslösungen den größten Mehrwert schaffen.

Vier Einflussfaktoren, die helfen die richtigen Geschäftsprozesse zu automatisieren:

  • Häufigkeit des Prozessablaufs: Automatisierung lohnt sich eher bei Prozessen, die häufig ausgeführt werden.
  • Arbeitsaufwand: Automatisierung ist sinnvoller, wenn der manuelle Arbeitsaufwand hoch ist.
  • Digitalisierungsgrad: Automatisierung ist einfacher bei bereits digitalisierten Prozessen.
  • Wettbewerb: Wenn andere Unternehmen ähnliche Prozesse automatisiert haben, kann es sinnvoll sein, ebenfalls zu automatisieren.

"Optimale Prozesse für die Automatisierung sind repetitive, regelbasierte Aufgaben mit geringer Komplexität und festen Abläufen."

Wie geschieht Prozessautomatisierung im Unternehmen?

Die Prozessautomatisierung hat das Potenzial, die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend zu verändern. Sie ermöglicht es, Ressourcen effizienter einzusetzen, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und das Geschäftsergebnis zu verbessern. Entscheidungsträger sollten sich stets darüber im Klaren sein, welche Prozesse am besten nach welcher Methode automatisiert werden können, um die Vorteile optimal zu nutzen. Dabei ist es auch wichtig, die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubeziehen, um deren Akzeptanz und Engagement für die Automatisierung zu fördern.

Prozessautomatisierung gibt es in verschiedenen Ausprägungen, die je nach Bedarf und Komplexität des Prozesses gewählt werden können.

  1. Die einfachste Form ist die simple Prozessautomatisierung, bei der es nur einen festen, vorkoordinierten Prozessweg gibt, der automatisiert werden kann. Ein Beispiel für eine einfache Prozessautomatisierung aus der Produktion ist die automatische Bestückung einer Maschine mit Werkstücken.
  2. Bei der regelbasierten Prozessautomatisierung gibt es einzelne, aufeinanderfolgende Schritte, die jeweils von bestimmten Variablen und Entscheidungen abhängen. Ein Beispiel hierfür ist die Bearbeitung von Schadensfällen bei Versicherungen.
  3. Die intelligente Prozessautomatisierung hingegen ist deutlich komplexer und kann unerwartete Ausnahmen beinhalten. In diesem Fall kommen Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz, wenn vordefinierte Regeln nicht mehr greifen. Die intelligente Prozessautomatisierung bietet somit die Möglichkeit, auch komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und dadurch Zeit und Ressourcen zu sparen.

"Prozessautomatisierung kann die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen steigern und das Geschäftsergebnis verbessern, indem sie Ressourcen effizienter einsetzt."

Dabei ist es unerlässlich, die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess miteinzubeziehen, um deren Akzeptanz und Engagement für die Automatisierung zu fördern!

Wann lohnt sich die Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung lohnt sich vor allem dann, wenn sie signifikante Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen oder Qualitätsverbesserungen ermöglicht. Um dies zu beurteilen, sollten Unternehmen eine detaillierte Analyse ihrer Prozesse durchführen und die Automatisierungspotenziale identifizieren. Auch die langfristige Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit der Lösungen sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden. Es ist wichtig, die Kosten und den Nutzen der Automatisierung sorgfältig abzuwägen und die Implementierung schrittweise durchzuführen, um den Erfolg sicherzustellen.

"Die Prozessautomatisierung lohnt sich, wenn sie zu bedeutenden Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen oder Qualitätsverbesserungen führt."

Prozessautomatisierung mit den passenden Tools umsetzen

Um Prozessautomatisierung erfolgreich umzusetzen, ist die Auswahl der richtigen Tools entscheidend. Diese sollten benutzerfreundlich, flexibel und skalierbar sein, um sich den individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Es gibt zahlreiche Automatisierungslösungen auf dem Markt, wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA), Business Process Management (BPM) oder Workflow- und Low-Code Automatisierungstools.

Eine gründliche Evaluierung der verfügbaren Technologien und Anbieter ist essenziell, um die passende Lösung für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu finden. Hier ist es oftmals sinnvoll auf externe Dienstleister zurückzugreifen.

"Die richtigen Tools sind entscheidend für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung – sie sollten benutzerfreundlich, flexibel und skalierbar sein."

Foto von Kelly Sikkema auf Unsplash

Prozessautomatisierung in 4 Schritten realisieren

  1. Prozessanalyse: Identifiziere die Prozesse, die für die Automatisierung geeignet sind, und analysiere ihren aktuellen Ablauf. Dies hilft dabei, Optimierungspotenziale und mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.
  2. Automatisierungskonzept: Entwickle ein Konzept, das die zu automatisierenden Prozesse, die benötigten Tools und Ressourcen sowie die Ziele der Automatisierung definiert. Hierbei ist es wichtig, die beteiligten Stakeholder einzubeziehen und die langfristige Unternehmensstrategie zu berücksichtigen.
  3. Implementierung: Setze das Automatisierungskonzept um und integriere die ausgewählten Tools in die bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe. Eine schrittweise Implementierung kann dabei helfen, mögliche Risiken zu minimieren und den Erfolg der Automatisierung zu sichern.
  4. Überwachung und Optimierung: Überwache die Ergebnisse der Automatisierung, um deren Effektivität zu messen, und optimiere sie bei Bedarf kontinuierlich. Eine regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Anpassungen an neue Anforderungen oder Technologien sind entscheidend für den langfristigen Erfolg.

"Geschäftsprozesse automatisieren bedeutet, die Prozesse zu analysieren, ein Automatisierungskonzept zu entwickeln, die Implementierung durchzuführen und kontinuierlich zu optimieren."

Praxisbeispiele zur Automatisierung von Prozessen

In der Praxis zeigt sich die Vielfalt der Prozessautomatisierung. Die nachfolgenden Beispiele verdeutlichen, wie Unternehmen unterschiedlichster Branchen von der Automatisierung profitieren und ihre Abläufe optimieren können.

Robotic Process Automation (RPA):

  • Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen
  • Bestellprozessautomatisierung
  • Automatisierte Datenextraktion und -verarbeitung
  • Automatisierung von Kundenanfragen und Beschwerden

Business Process Management (BPM):

  • Prozessoptimierung im HR-Bereich, wie Onboarding, Personalverwaltung und -entwicklung, sowie Performance- und Kompetenz-Management
  • Automatisierte Finanz- und Buchhaltungsprozesse
  • Prozessoptimierung in der Fertigungsindustrie, wie Lieferketten- und Logistikprozesse

Workflow- und Low-Code Automatisierungstools:

  • Erstellung von Kunden-Workflows, wie Verkaufsprozesse oder Kundensupport
  • Automatisierung von Genehmigungsprozessen, wie Urlaubsanträgen oder Rechnungsfreigaben
  • Automatisierung von IT-Prozessen, wie die Verwaltung von Zugriffsrechten oder die Überwachung von Systemen

 

Die Beispiele zeigen, dass es eine Vielzahl von Geschäftsprozessen gibt, die automatisiert werden können, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu steigern.

"Praxisbeispiele zur Prozessautomatisierung zeigen, wie Unternehmen unterschiedlichster Branchen ihre Abläufe optimieren und von der Automatisierung profitieren können."

Die erfolgreiche Umsetzung von Prozessautomatisierung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilungen und Fachbereichen sowie die Bereitschaft, bestehende Arbeitsweisen zu hinterfragen und Veränderungen zu akzeptieren.

Summary

Die Prozessautomatisierung bietet Unternehmen viele Vorteile, von Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen bis hin zur Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und der Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktbedingungen. Um erfolgreich zu automatisieren, ist es wichtig, die richtigen Prozesse und Tools auszuwählen, ein durchdachtes Automatisierungskonzept zu entwickeln und die Implementierung schrittweise durchzuführen. Dabei sollte auch die Einbindung der Mitarbeiter nicht vernachlässigt werden, um eine hohe Akzeptanz und Engagement für die Automatisierung zu fördern. Mit den in diesem Beitrag vorgestellten Informationen und Tipps bist du bestens gerüstet, um die Vorteile der Prozessautomatisierung in deinem Unternehmen zu nutzen.

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