von kuk-is Blogteam

Plaudern aus dem QM-Kästchen, Teil 2

Im ersten Teil erzählte Karin Hänsch über die Basics bei Audits und deren Notwendigkeit.  Im zweiten Teil sprechen wir über die Herausforderungen für Unternehmen und den Nutzen softwarebasierter Lösungen.

Was ist der Vorteil von softwarebasierten Audits?

Mit einer Software, am besten webbasiert, haben Organisationen die Möglichkeit, ihre angewandten Normen direkt darin zu hinterlegen und die Kriterien den Prozessen entsprechend zuzuordnen. Fragen zu diesen Kriterien dienen dann als Basis für das Anlegen von internen Audits. Hat man erst einmal ein Audit angelegt, lassen sich durch die Kopierfunktion sehr einfach weitere Audits erstellen oder sogar komplette Auditprogramme kopieren. Optimal ist natürlich der zusätzliche Einsatz der Software für ein Maßnahmen- und Risikomanagement, wobei die Module ineinander spielen. Dieser Vorteil bietet eine große Zeitersparnis und Transparenz durch stetig aktualisierte Daten und schnellen Zugriff.   

Was sind die größten Herausforderungen bei Audits auf Unternehmensseite?

Im Moment ist eine der größten Herausforderungen für die Organisation die Managementsysteme entsprechend der Revisionen der Normen aus 2015 umzusetzen. Dies muss bis September 2018 geschehen sein. Um den Anforderungen gerecht zu werden, sollte sich jede Organisation um den Aufbau eines Risiko- sowie Wissensmanagements kümmern. Weiterhin gibt es für bestimmte Branchen Spezialisierungsnormen, wie zum Beispiel die IATF 16949, die es zu erfüllen gilt.

Achtet ein Auditor bei einem Audit vor allem auf die Schwachstellen?  

Jedes Audit ist immer nur eine Momentaufnahme. Wenn dem Auditor die Organisation vertraut ist, kann er sich anhand der Feststellungen der letzten Audits ein Bild über die durchgeführten Maßnahmen machen. In einem Folge-Audit können dann wieder andere Abweichungen festgestellt werden. Der Mehrwert für die Organisation liegt ja darin, die Schwachstellen zu erkennen, die es noch zu optimieren gilt.

Kann bei einem externen Audit etwas schiefgehen?

Sind Ergebnisse bei einem Zertifizierungs- bzw. jährlichem Überwachungsaudits nicht zufriedenstellend, müssen Korrekturmaßnahmen innerhalb eines vorgegebene Zeitrahmens, in der Regel 30 Tage, umgesetzt werden. Der Auditor prüft dann erneut Vorort anhand der Dokumentation. Hierbei gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten der Konsequenzen: Gibt es beispielsweise kritische Abweichungen, die zu gefährlichen oder unsicheren Situationen führen, verhindert dies die Erteilung des Zertifikats. Handelt es sich aber beispielsweise nur um Nebenabweichungen, wie eine unvollständige Beschreibung eines Prozesses, reicht eine Nachbesserungsverpflichtung.  

Beeinflussen Revisionen Auditdurchführungen?

Wenn eine Revision eines Managementsystems erscheint, können sich natürlich die Anforderungen und damit auch die Auditkriterien entsprechend ändern. Bei den Anforderungen werden vielleicht andere Schwerpunkte gelegt oder sie werden neuen Erkenntnissen angepasst. Ein Beispiel ist die ISO/TS 16949:2009, die ja jetzt IATF 16949:2016 heißt, hier haben sich die Bedingungen verschärft.

Wie wird eine Revision eigentlich durchgeführt?

Revisionen werden umgesetzt, damit das System sich neuen Gegebenheiten anpasst. Schließlich will niemand auf dem Stand von vor 20 Jahren arbeiten. Eine Norm ist eine anerkannte Regel. Sie definiert einen Standard, der auf Wissenschaft, Technik und Erfahrung basiert. Branchenabhängig werden regelmäßig Normengremien gebildet, die sich zum Normungsprozess zusammensetzen und die entsprechende Norm anpassen. Früher waren die Qualitätsmanagementnormen (ISO 9000 ff) nicht prozess-, sondern elementorientiert. Es wurde im Laufe der Zeit festgestellt, dass es besser wäre, den Prozess im Ganzen zu sehen. Mit der ISO-Revision im Jahr 2000 wurde diese Erkenntnis dann umgesetzt. Die letzte ISO 9001-Revision war im September 2015.

Was sollte man bei der Einführung eines QM-Systems beachten?

Führt man ein QM-System ein oder beispielsweise auch ein Umwelt- oder Energiemanagement-System, startet man mit der IST-Analyse: Wie ist der derzeitige Status? Was sind die derzeitigen Ziele und Anforderungen der Organisation — auch im Hinblick auf die umzusetzende Norm? Wie sind die aktuellen Prozesse? Etc. Daraus erstellt man die Dokumentation − bestenfalls mit einer entsprechenden Software. Gegebenenfalls ergeben sich noch Maßnahmen, um den Soll-Zustand für die Zertifizierung zu erreichen. Entsprechend führt man ein internes System-Audit durch, das zusammen mit dem Management-Review und der gesamten Management-Dokumentation als Informationsgrundlage für das externe Audit dient.

Meine persönliche Meinung ist zudem, dass man immer die Vorzüge der aktuellen Technik für sich nutzen sollte. Es ist eine enorme Unterstützung, wenn ich Audits, Maßnahmen oder Risiken sowie die Prozesse elektronisch abbilden kann. Eine zuverlässige Software erläutert die Kriterien der Normen, aktualisiert automatisch den Status und bietet weitere Features wie Kopierfunktion oder die Möglichkeit jederzeit Reportings zu generieren. Man muss das Rad nicht immer wieder neu erfinden. Gerade, wenn eine Organisation mehrere Management-Systeme einführt oder aufrechterhält, dann ist eine Softwarelösung Gold wert. Insbesondere deshalb, weil sich durch die gemeinsame Strukturierung der Kapitel (High Level Structure) mehrere Management-Systeme gleichen. Dies vereinfacht die Dokumentation von Audits erheblich.

Zum Abschluss: Kannst Du eine Anekdote aus deiner langjährigen Beratungstätigkeit erzählen?

Als Auditor ist man immer sehr darauf bedacht auf alles zu achten, auch wenn es für die Beteiligten manchmal unwichtig erscheint. Vor Jahren habe ich in einem Unternehmen, das Glühanlagen herstellt, interne Audits durchgeführt.  Alles war entsprechend optimal für das jährliche Überwachungsaudit vorbereitet und der Prüfer konnte zuerst nichts finden. Bis er auf eine kleine Schrottkiste mit Kabelresten stieß. Er bemängelte, dass diese Kiste nicht beschriftet sei und Mitarbeiter annehmen könnten, die Kabel seien noch in Ordnung. Wir mussten also ein Schild darüber anbringen mit den Worten: >>Achtung Kabelschrott. Bitte nicht verwenden! << Wir haben diese Maßnahme sofort in die Tat umgesetzt und somit war auch diese Feststellung passé … und beide Seiten zufrieden.


Liebe Karin, vielen Dank für das Gespräch.

Auditprogramm-Planung: strukturiert und komfortabel

Alles in einer Hand, alles aus einem Guss — mit WissIntra NG planen Sie Ihre Auditprogramme zeitsparend und effizient.

Mehr erfahren

Zurück

Einen Kommentar schreiben