von kuk-is Blogteam

Plaudern aus dem QM-Kästchen,Teil 1

Interview mit Karin Hänsch, Prozessberaterin für Managementsysteme, DGQ-Auditorin Qualität®

Karin Hänsch mag Science-Fiction-Filme und liebt Daten sowie Prozesse in hoher Qualität. Sie begibt sich gerne in die Weiten der QM-Welten, um potentielle Gefahren zu lokalisieren, die den Ablauf bestehender Prozesse bedrohen.

Qualitätsmanagement und weitere Normen sind ihr Spezialgebiet, seit sie Anfang der 90er Jahre bei der Qualitäts-Optimierung der IKEA Supply Chain damit in Berührung kam. Nach langjähriger Erfahrung als selbständige Organisationsberaterin, Qualitätsmanagerin und Auditorin ist sie seit Anfang 2016 bei der k+k information services GmbH tätig.

Sie ist WissIntra-Trainerin, Prozessberaterin für Managementsysteme und unsere interne Qualitätsmanagement-Beauftragte.

Zeit für uns, mit Karin über Qualitätsmanagement und Audits im Allgemeinen zu plaudern.

 

"Stillstand ist Rückgang, genau deswegen ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess ganz im Sinne von „Plan-Do-Check-Act“ ein Muss für jedes Unternehmen."

 

 

 

Warum sind Zertifizierungen überhaupt so wichtig?

Im globalen Wettbewerb wird gefordert, die Qualität von Dienstleistungen und Produkten sicherzustellen und nachzuweisen. Angenommen ein Airbag wird produziert und löst nicht aus. Dann muss das Problem natürlich erst behoben werden, bevor das Fahrzeug verkauft werden kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, Qualität sicherzustellen und Prozesse zu überwachen. Eine Zertifizierung bestätigt, dass die entsprechenden Normanforderungen und die internen Richtlinien eingehalten werden.

In dem Zusammenhang wird oft der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“ genannt.

Bei der Revision 2015 der DIN ISO 9001 hat die „Verbesserung“ ein eigenes Kapitel (10) bekommen. Dies unterstreicht ihre Bedeutsamkeit. Zertifizierungen helfen Unternehmen zu erkennen, wie qualitativ sie arbeiten und was sie noch besser machen können. Stillstand ist Rückgang, genau deswegen ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess ganz im Sinne von „Plan-Do-Check-Act“ ein Muss für jedes Unternehmen. Zum Beispiels im Zuge von Big Data oder Internet of Things werden sich alle Unternehmen auf den Transfer von großen Datenmengen einstellen müssen. Dementsprechend rücken die Sicherheitsaspekte in den Fokus und müssen ständig an die neuen Begebenheiten angepasst werden.

Gibt es Unternehmen, die hier komplett umdenken müssen?

Komplett umdenken vielleicht nicht. Ich würde sagen, sie müssen ihren Blickwinkel erweitern. Wer seine Prozesse regelmäßig dokumentiert und analysiert, wird immer Optimierungspotentiale aufdecken und wettbewerbsfähig bleiben. Damit einher geht auch das Risikomanagement, das erkannte Risiken und Chancen identifiziert und entsprechend behandelt.

Was zeichnet einen guten Auditor aus? Ist es die Vorbereitung, die Erfahrung oder die Objektivität?

Ich denke die Mischung macht´s. Die objektive Betrachtung ist Grundvoraussetzung. Man muss neutral an jedes Audit herangehen und gemäß der eigenen Erfahrung und seiner Intuition Feststellungen bewerten. Ein gutes Einfühlungsvermögen ist ebenfalls von Vorteil. Erfahrene Auditoren oder QM-Berater stellen relativ schnell fest, auf welchem Weg sich das Unternehmen befindet.

Das haben wir vor ein paar Wochen ja selbst erlebt. Du kennst unsere Prozesse, aber muss ein externer Auditor vorab die Prozesslandschaft seines Kunden kennen?

Im Generellen sollte er die spezifischen Abläufe seiner Kunden verstehen. Deshalb spezialisiert und zertifiziert sich ein externer Auditor gemäß der DAkkS auf Branchen, den Scopes, und darf nur in diesen tätig sein.

Welche Unterschiede gibt es bei Audits?

Es gibt interne Audits, Lieferanten-Audits und Zertifizierungsaudits. Interne Audits splitten sich oft in Prozesse, Produkte oder Bereiche, können aber natürlich auch das ganze System abdecken. Beim externen Audit prüft der externe Auditor in der Regel das komplette QM-System. Bei einem Lieferanten-Audit überprüft eine Organisation, ob die Prozesse der Lieferanten ordnungsgemäß nach den vorgegebenen Richtlinien ablaufen, um die Qualität der eigenen Produkte bzw. Dienstleistungen sicherzustellen.

Wie gestaltet sich ein internes Audit?

Jedes Unternehmen hat seine Leitbilder und Qualitäts-Ziele sowie Visionen und Missionen. Gemäß der Auditjahresplanung werden die internen Audits durchgeführt. Alle Bereiche müssen in einem Zeitraum von drei Jahren bis zur Re-Zertifizierung auditiert werden. Für das jeweilige Audit wird ein Audit-Tagesplan konzipiert, der ca. 4 Wochen vor dem Termin an die Teilnehmer geschickt wird. Auch für den Ablauf des Audits selbst gibt es Vorgaben, wie die Ablaufbesprechung der Durchführbarkeit und das Abschlussgespräch.

Was wird beim Abschlussgespräch besprochen?

Beim Abschlussgespräch werden die Feststellungen den entsprechenden Teilnehmern bekannt gegeben. Feststellungen können Hinweise, Verbesserungen, Neben- oder Hauptabweichungen sein. Das Audit selbst wird natürlich im Auditbericht zusammengefasst. Der ist für die Organisation sehr informativ und wertvoll, weil der identifizierte Handlungsbedarf ersichtlich ist. Die Maßnahmen hierzu werden in der Regel von den Führungskräften initiiert und an die entsprechenden Mitarbeiter gemäß ihrer Fachkenntnis und Erfahrung verteilt.

Sind externe Auditoren mit dem Unternehmen vertraut, zu dem sie gehen?

Generell ist es meistens von Vorteil, dass ein Unternehmen immer von demselben externen Auditor für das jährliche Überwachungsaudit sowie für die Re-Zertifizierung betreut wird. Dieser kann die Entwicklung besser einschätzen und kennt auch die Besonderheiten der auditierten Organisation. Falls die Chemie gar nicht passen sollte, haben beide Seiten natürlich auch das Recht zu wechseln.

Ende Teil 1

Im zweiten Teil sprechen wir mit Karin Hänsch über die größten Herausforderungen bei Audits auf Unternehmensseite, was es mit Revisionen auf sich hat und wieso Prüfer es ganz genau nehmen.

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