KI-gestützte Prozessoptimierung

In Zeiten der digitalen Transformation wird es für moderne Unternehmen immer wichtiger, auf gute und vollwertige Strategien zurückgreifen zu können. Vor allem die Künstliche Intelligenz ist in dieser Hinsicht eine moderne Technologie, die vielen Unternehmen dabei hilft, die eigenen internen Prozesse Schritt für Schritt zu optimieren. Gemeinsam mit RPA, der Robotic Process Automation, besteht schon heute ein moderner Ansatz, um repetitive Prozessschritte zu Automatisieren und so Ressourcen zu schonen. Aber was genau ist die RPA-Technologie und zu welchen Zwecken lässt sie sich anwenden?

Was genau sind RPA-Systeme

Robotic Process Automation ist der Name einer „Software“, die aus verschiedensten Komponenten für eine Automatisierung der Front- und Back-Office-Prozesse besteht. Reichert man die RPA Software mit künstlicher Intelligenz an, lässt sich das Verhalten eines Menschen am Arbeitsplatz virtuell simulieren, indem Schnittstellen zu echten Anwendungen und existierenden Usern geschaffen werden. So lernt die Software zunehmend über die Arbeitsweise und Struktur des Menschen, sodass eine spezifischere Simulation möglich wird.

Durch das automatisierte Lernen bleibt die IT-Umgebung jederzeit erhalten, sodass keine Veränderung der Software-Struktur nötig ist. Der stetige Zugriff auf zahlreiche Systeme ermöglicht das Integrieren verschiedenster Kalkulationen, um möglichst viele Einflussfaktoren in die Simulation zu übernehmen. Stellt sich nach einer gewissen Zeit im System eine Routine ein, lassen sich die menschlichen Arbeiten nicht nur automatisiert durchführen, sondern zudem deutlich schneller und mit einer akribischen Genauigkeit. So profitieren moderne Unternehmen von einer strukturierteren Arbeitsweise und einer grundsätzlichen Fehlerfreiheit in der Verwaltung. Aber auch die Mitarbeiter profitieren von der Automatisierung, indem einfache und wiederkehrende Aufgaben durch die Automatisierung wegfallen und sie wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben.

Eine funktionale Verknüpfung mit künstlicher Intelligenz

Ohne das stetige Lernen der Anwendung wäre auch die Optimierung der vorhandenen Prozesse nicht möglich, da sich die Software selbst auf eine Entwicklung bezieht. Der Mensch arbeitet hingegen an jedem Tag in einem anderen Tempo, abhängig von der Verfassung und anderen Faktoren. Die künstliche Intelligenz hat hierbei die Fähigkeit, die Entwicklung und Unterschiede des Arbeitnehmers zu erfassen und Regelmäßigkeiten aus dem Verhalten herauszuarbeiten.

Durch das ständige Lernen sind die Erkenntnisse der Software stets auf dem neuesten Stand und berufen sich auf die aktuellen Prozesse und Strukturen im Unternehmen. Innerhalb der Prozessautomatisierung ist das Zusammenspiel aus Robotic Process Automation und der KI daher eine moderne Möglichkeit, maschinelle Routinen zu schaffen und ein effizientes Arbeiten auf diese Weise zu fördern. Mit den richtigen Schnittstellen wird eine Verbindung zu den Prozessen und Arbeitsstrukturen im Unternehmen gefördert, wodurch sich die stetigen Abläufe optimieren lassen.

Flexible Interaktion durch Schnittstellen

Einer der größten Vorteile der Robotic Process Automation ist allerdings, dass die Analysen und Ausführungen innerhalb der Software auf einem langen Lernprozess basieren. Dieser passt sich im Laufe der Zeit zunehmend an, um auf Veränderungen und neue Prozesse zu reagieren. Dabei arbeitet die RPA über standardisierte Schnittstellen und verschiedene Benutzerschnittstellen (UI) der im Prozess eingesetzten Softwareprodukte. Dadurch ist sie mit fast allen Produkten kompatibel, auch wenn nicht alle Produkte auf dem neuesten Stand sind.

Die Vielzahl an Daten ermöglicht eine stetige Vergleichbarkeit, um alle Strukturen zu überblicken. Für die Unternehmen besteht in dieser Hinsicht jederzeit die Option, die Informationsverarbeitung zu regulieren und sich ein System zu schaffen, das genau auf die Wünsche im täglichen Betrieb angewendet ist. Eine Optimierung der Arbeitsprozesse führt auf dieser Grundlage auch zu einer besseren Effektivität, die durch ein zielstrebiges und automatisiertes Arbeiten jederzeit möglich wird und nachhaltig zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Mehr Automatisierung für mehr Effektivität

Die Einsatzmöglichkeiten einer solchen IT-Lösung sind beinahe unbegrenzt. Durch das aktive Eingreifen in die Prozesssteuerung lassen sich somit vollkommen neue Strukturen schaffen, die sowohl bei routinierten Verwaltungsaufgaben als auch innerhalb der Produktion für ein effektiveres Arbeiten sorgen können. Bereits in vielen Unternehmen wurde die IT-Infrastruktur daher durch solche Systeme ergänzt, um eine Verknüpfung aus digitaler Transformation und gezieltem Fortschritt durch neue Automatisierungskonzepte zu ermöglichen.

RPA funktioniert am besten, wenn der zu automatisierende Prozess regelbasiert ist. Typische Prozesse, die heutzutage von Robot Process Automation unterstützt werden, finden sich vor allem im Bereich Finance and Accounting, welches eines der größten Einsatzgebiete von RPA darstellt. Die Vorteile auf Probleme reagieren zu können und durch praktische Anwendung stetig weiter zu lernen, stehen auch beim Auslesen unstrukturierter Daten zur Verfügung, was mit integrierten ICR/OCR-Lösungen jederzeit möglich wird. Das stetige Lernen der künstlichen Intelligenz orientiert sich in dieser Hinsicht an der Verknüpfung mit den vorhandenen Schnittstellen, weshalb durch mehr Input an Daten auch mehr Output an Leistung und Controlling möglich wird.

Struktur und Routine in der Zukunft

Ein Blick in Richtung Zukunft lässt bereits heute vermuten, in welche Richtung sich die RPA-Technologie in Verknüpfung mit modernen KI-Systemen entwickeln wird. In immer mehr Unternehmen kann eine derartige IT-Lösung zur nötigen Vereinfachung und Standardisierung der Arbeitsprozesse führen, sodass sich gewisse Routinen durch die Hilfe von Robotern wie von allein bewältigen lassen. Umso fortschrittlicher sich das Konzept des Machine Learning in den kommenden Jahren mit den Systemen verknüpfen lässt, desto vielfältiger werden auch die Einsatzmöglichkeiten einer derartigen Lösung.

Schreitet die Entwicklung in diesem Tempo voran, werden RPA-Software-Systeme bereits in wenigen Jahren zur Basisausstattung im betrieblichen Prozessmanagement gehören, um die vorhandenen Arbeitsstrukturen zu optimieren. Jeder Bereich, der nicht auf sekündliche Veränderung und komplexe Zusammenhänge angewiesen ist, kann auf diese Weise revolutioniert werden. Der Nutzen steht daher nicht nur dem Unternehmen zur Verfügung, sondern letztendlich vor allem dem Kunden, der eine stetige Verfügbarkeit von Produkten, Dienstleistungen und Informationen erwarten darf.

Titelbild © Andrey Popov, adobe.stock.com

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