von kuk-is Blogteam

Integrierte Managementsysteme

 

Was ist ein Managementsystem?

Ein Managementsystem ist ein Rahmenwerk von Strategien, Prozessen und Verfahren, das von einer Organisation eingesetzt wird, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele konsequent erreichen kann. Ein wichtiger Bestandteil jedes Managementsystems ist die Fähigkeit, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu ermitteln und zu verfolgen. Qualitätsmanager verwenden KPIs, um den Fortschritt zu messen und verbesserungswürdige Bereiche des Qualitätsmanagementsystems zu ermitteln.

Auditoren helfen bei der Beurteilung, ob das Managementsystem einer Organisation für die Erreichung ihrer Ziele angemessen ist. Führungskräfte nutzen KPIs, um Entscheidungen über die Zuteilung von Ressourcen zu treffen. Managementvertreter übernehmen die Führung und Koordination des Managementsystems ihrer Organisation. Gemeinsam arbeiten diese Gruppen an der kontinuierlichen Verbesserung der Wirksamkeit des Managementsystems.

PDCA Zyklus

Gute Managementsysteme folgen oft dem PDCA Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und sorgen für klare Regeln, Rollen und Abläufe. um eine reibungslose Funktionsweise sicherzustellen. Es basiert auf optimierten Abläufen und steuert diese. Der PDCA Zyklus gehört zu den Methoden und Tätigkeiten, die Unterstützen die Organisation kontinuierlich zu verbessern.

PDCA-Zyklus

Warum wird ein Managementsystem benötigt?

Ein Managementsystem ist eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen oder jede Organisation, die erfolgreich sein will. Es bietet den notwendigen Rahmen und die Struktur, um Ressourcen so zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu kontrollieren, dass die Ziele über alle Managementdisziplinen effizient und effektiv erreicht werden. Ohne ein effektives Managementsystem hätten Unternehmen und Organisationen Schwierigkeiten, ihre Ziele zu erreichen, die Rentabilität zu optimieren und ihre Leistung zu überwachen.

Ein effizientes Managementsystem, das alle potenziellen Einflussfaktoren berücksichtigt, ist die Voraussetzung dafür, dass das Umfeld für eine erfolgreiche Aufgabenerledigung günstig ist. Ohne ein solches System wird es für Unternehmen schwierig sein, konsequent und organisiert zu bleiben, wenn es darum geht, ihre spezifischen Ziele zu erreichen.

Was sind die fünf wichtigsten Elemente eines Managementsystems?

  1. Politik und Strategie: Die Festlegung von Unternehmenszielen und die Entwicklung von Strategien zur Erreichung dieser Ziele sind die Grundlage für ein effektives Managementsystem.
  2. Organisation und Struktur: Eine klare Organisationsstruktur mit definierten Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereichen ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen, wie sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.
  3. Prozesse und Verfahren: Die Definition, Dokumentation und Optimierung von Prozessen und Verfahren, die für die Umsetzung der Strategie des Unternehmens notwendig sind, ist ein weiteres wichtiges Element eines Managementsystems.
  4. Überwachung und Messung: Ein wirksames Managementsystem erfordert regelmäßige Überwachung und Messung der Leistung des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden und um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wenn dies nicht der Fall ist.
  5. Kontinuierliche Verbesserung: Schließlich ist die kontinuierliche Verbesserung ein zentraler Bestandteil eines Managementsystems. Dies erfordert eine ständige Überprüfung und Anpassung von Prozessen und Verfahren, um sicherzustellen, dass das Unternehmen effektiver und effizienter wird und sich den sich ändernden Bedürfnissen der Kunden und der Marktbedingungen anpasst.

 

Welche sind die gängigsten Managementsysteme?

Es gibt verschiedene Arten von Managementsystemen, die in Unternehmen angewendet werden können. Einige der gängigsten sind:

  1. Qualitätsmanagementsysteme (QMS): Diese Systeme helfen Unternehmen, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Erwartungen der Kunden entsprechen. Beispiele für QMS sind die ISO 9001:2015 oder die EFQM-Excellence-Modelle.
  2. Umweltmanagementsysteme (UMS): Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, den Umweltauswirkungen von Unternehmen entgegenzuwirken und Nachhaltigkeit zu fördern. Beispiele für UMS sind die ISO 14001:2015 oder das EMAS-System.
  3. Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsmanagementsysteme (ASM): Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen und Unfälle zu vermeiden. Beispiele für ASM sind die ISO 45001:2018 oder OHSAS 18001.
  4. Wissensmanagementsysteme (WMS): Diese Systeme helfen Unternehmen, Wissen zu erfassen, zu organisieren und zu teilen, um Innovation und kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Beispiele für WMS sind die ISO 30401:2018 oder das CEN/TS 30404.
  5. Risikomanagementsysteme (RMS): Diese Systeme helfen Unternehmen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren oder zu beseitigen, um das Risiko von negativen Ereignissen zu reduzieren. Beispiele für RMS sind die ISO 31000:2018 oder COSO ERM.
  6. Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS), diese sind darauf ausgerichtet, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen innerhalb eines Unternehmens zu schützen. ISMS helfen Unternehmen, Bedrohungen wie Cyberangriffe, Datenverlust oder Compliance-Verletzungen zu minimieren oder zu beseitigen. Ein Beispiel für ein ISMS ist die ISO 27001, die ein international anerkannter Standard für Informationssicherheit ist.

Die Implementierung eines ISMS kann Unternehmen dabei helfen, ihre geschäftskritischen Informationen und Systeme zu schützen, rechtliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen und das Vertrauen der Kunden und Stakeholder in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewinnen.

 

Es gibt noch weitere Arten

Es gibt noch viele weitere Arten von Managementsystemen, aber die oben genannten sind die am weitesten verbreiteten und bekanntesten.

Die Abbildung einer Norm ist für viele Unternehmen mit einem sehr hohen bzw. zu hohem Aufwand verbunden, so dass einige Managementsysteme von den Unternehmen auf ihre Bedürfnisse angepasst, beschrieben und implementiert werden. Typische Prozesse sind:

  • Der kontinuierliche Verbesserungsprozess,
  • das betriebliche Vorschlagswesen bzw. das Ideenmanagement,
  • das Risikomanagement,
  • das Auditmanagement,
  • das Maßnahmenmanagement und
  • das Wissensmanagement.

 

Wann spricht man von einem integrierten Managementsystem?

Ein integriertes Managementsystem (IMS) ist ein Managementsystem, das verschiedene Managementsysteme wie Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001), Umweltmanagementsystem (z. B. ISO 14001) und Arbeitsschutzmanagement (z. B. ISO 45001) miteinander verbindet und integriert. Das Ziel eines IMS ist es, die verschiedenen Managementsysteme zu harmonisieren und zu vereinfachen, um eine bessere Effizienz und Wirksamkeit zu erzielen.

Ein IMS bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie z.B. eine höhere Transparenz, verbesserte Kommunikation und eine bessere Ressourcennutzung. Durch die Integration verschiedener Managementsysteme und das konsequente Nutzen von Schnittstellen können Redundanzen in den Prozessen vermieden werden und die Mitarbeiter müssen weniger Zeit und Ressourcen aufwenden, um die Anforderungen der verschiedenen Managementsysteme zu erfüllen.

In der Regel spricht man von einem integrierten Managementsystem, wenn die Managementsysteme unter einem Dach zusammengeführt und miteinander verbunden werden, so dass sie nahtlos miteinander interagieren. Das IMS kann durch eine gemeinsame Dokumentation, eine gemeinsame Struktur und gemeinsame Verfahrensweisen gesteuert werden.

 

Wie wird ein Managementsystem eingeführt?

Die Einführung eines Managementsystems erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass das System effektiv und nachhaltig umgesetzt wird. Hier sind einige Schritte, die bei der Einführung eines Managementsystems berücksichtigt werden sollten:

  1. Analyse und Bewertung: Zunächst sollten Sie eine gründliche Analyse der aktuellen Situation durchführen und den Bedarf für ein Managementsystem feststellen. Eine Bewertung der Risiken und Chancen im Unternehmen sollte ebenfalls durchgeführt werden, um eine solide Grundlage für das Managementsystem zu schaffen.
  2. Festlegung von Zielen und Maßnahmen: Nach der Analyse und Bewertung sollten Sie klare Ziele für das Managementsystem festlegen und Maßnahmen definieren, die ergriffen werden müssen, um diese Ziele zu erreichen.
  3. Planung und Implementierung: Eine detaillierte Planung und Umsetzung des Managementsystems sollte folgen, einschließlich der Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, der Identifikation von Ressourcen und der Schulung der Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil der Implementierung ist auch die Erstellung von Verfahren und Richtlinien, die die Anforderungen des Managementsystems widerspiegeln.
  4. Überwachung und Bewertung: Das Managementsystem sollte kontinuierlich überwacht und bewertet werden, um sicherzustellen, dass es effektiv und effizient ist und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Es ist wichtig, regelmäßige interne Audits durchzuführen, um sicherzustellen, dass das Managementsystem den Anforderungen entspricht.
  5. Kontinuierliche Verbesserung: Basierend auf den Überwachungs- und Bewertungsergebnissen sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um das Managementsystem kontinuierlich zu verbessern. Dies kann in Form von Korrekturmaßnahmen oder gezielten Verbesserungsprojekten erfolgen.

Die Einführung eines Managementsystems erfordert ein hohes Maß an Engagement und Unterstützung von der Geschäftsführung und allen Mitarbeitern. Eine sorgfältige Planung und Implementierung kann jedoch dazu beitragen, dass das Managementsystem effektiv und nachhaltig umgesetzt wird und langfristig positive Ergebnisse liefert.

 

Tipps und Tricks bei der Einführung und Betrieb eines Managementsystems

Die Einführung und der Betrieb eines Managementsystems können eine Herausforderung darstellen. Hier sind einige Tipps und Tricks, die Ihnen bei der Einführung und dem Betrieb eines Managementsystems helfen können:

  1. Beteiligung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen in die Einführung des Managementsystems einbezogen werden. Dies fördert ein Gefühl der Verantwortung und des Eigentums und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das System erfolgreich umgesetzt wird.
  2. Klare Ziele und Erwartungen: Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen für das Managementsystem und kommunizieren Sie diese deutlich an alle Mitarbeiter. Dies hilft, das Bewusstsein und die Motivation zu erhöhen und die Akzeptanz zu fördern.
  3. Schulung und Training: Investieren Sie in die Schulung und das Training Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie das Managementsystem verstehen und effektiv anwenden können. Dies kann auch dazu beitragen, das Vertrauen in das System zu stärken.
  4. Kontinuierliche Verbesserung: Verfolgen Sie eine kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems, indem Sie regelmäßige Audits und Überprüfungen durchführen und Maßnahmen ergreifen, um die Leistung zu verbessern.
  5. Integration von Systemen: Versuchen Sie, verschiedene Managementsysteme zu integrieren, um Redundanzen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
  6. Dokumentation und Aufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse und Aktivitäten des Managementsystems dokumentiert und aufgezeichnet werden. Dies hilft, die Konformität und die Rückverfolgbarkeit sicherzustellen und kann auch dazu beitragen, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
  7. Geschäftsführungsbeteiligung: Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsführung aktiv am Managementsystem beteiligt ist und es unterstützt. Dies kann dazu beitragen, das Bewusstsein und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu erhöhen.
  8. Externe Beratung: Erwägen Sie die Unterstützung durch externe Berater oder Auditoren, die Ihnen bei der Implementierung und Überwachung des Managementsystems helfen können.
  9. Beharrlichkeit und Ausdauer: Seien Sie geduldig und beharrlich bei der Implementierung und Überwachung des Managementsystems.

Es kann einige Zeit dauern, bis das System vollständig implementiert ist und positive Ergebnisse erzielt werden.

 

Softwareunterstützung

Softwareunterstützung kann bei der Implementierung und Verwaltung eines Managementsystems hilfreich sein. Es gibt viele verschiedene Software-Lösungen auf dem Markt, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihre Managementsysteme zu optimieren und zu automatisieren.

 

Tipps für die Softwareunterstützung

Hier sind einige Tipps und Empfehlungen für die Auswahl und Nutzung von Software zur Unterstützung eines Managementsystems:

  1. Evaluieren Sie Ihre Bedürfnisse: Bevor Sie eine Softwarelösung auswählen, sollten Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse identifizieren. Welche Funktionen benötigen Sie, um Ihre Managementsystemprozesse zu optimieren? Was sind Ihre wichtigsten Ziele bei der Einführung eines Managementsystems? Identifizieren Sie Ihre Anforderungen und spezifischen Bedürfnisse, um die beste Softwarelösung auszuwählen.
  2. Informieren Sie sich über die Optionen: Es gibt viele verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt, die für die Unterstützung von Managementsystemen entwickelt wurden. Informieren Sie sich über die verschiedenen Optionen, um diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
  3. Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit: Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl einer Softwarelösung ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Eine intuitive und benutzerfreundliche Software erleichtert die Einführung und Nutzung des Managementsystems.
  4. Berücksichtigen Sie die Integration: Wenn Sie bereits andere Softwarelösungen verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass die neue Software nahtlos integriert werden kann. Eine Integration kann die Arbeitsprozesse vereinfachen und die Effizienz steigern.
  5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Die Einführung einer neuen Softwarelösung erfordert Schulungen für die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Funktionsweise der Software verstehen und optimal nutzen können.
  6. Regelmäßige Wartung und Aktualisierungen: Regelmäßige Wartung und Aktualisierungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Software einwandfrei funktioniert und stets auf dem neuesten Stand ist.
  7. Vertrauen Sie auf Experten: Bei der Einführung und Nutzung einer Softwarelösung zur Unterstützung eines Managementsystems kann es hilfreich sein, auf Experten und Berater zurückzugreifen, um sicherzustellen, dass die Implementierung erfolgreich verläuft.

 

Praxisbeispiel

Ein Praxisbeispiel zur Einführung eines Managementsystems könnte wie folgt aussehen:

Die Firma Maximal ist ein mittelständisches Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern, das sich auf die Herstellung von Maschinenbauteilen spezialisiert hat. Aufgrund steigender Kundenanforderungen und um wettbewerbsfähig zu bleiben, hat das Unternehmen beschlossen, ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 einzuführen.

Zu Beginn wurde ein interner Projektteam gebildet, das aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zusammengesetzt wurde. Dieses Team hat sich intensiv mit den Anforderungen der ISO 9001, also mit dem Fokus auf das Qualitätsmanagement auseinandergesetzt und gemeinsam mit der Geschäftsleitung basierend aus der Unternehmenspolitik ein Konzept für die Umsetzung des Managementsystems erarbeitet.

Im nächsten Schritt wurde die k+k engagiert, die das Projektteam bei der Umsetzung des Managementsystems unterstützt hat. Gemeinsam wurde ein Maßnahmenplan erstellt, der die Umsetzung des Managementsystems in mehrere Schritte unterteilt hat.

In der Umsetzungsphase wurden zunächst die relevanten Prozesse des Unternehmens dokumentiert und in einem elektronischen System, WissIntra® abgebildet. Anschließend wurden die Mitarbeiter in Schulungen über die Anforderungen und dem Schwerpunkt des Qualitätsmanagementsystems, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Systems informiert.

Parallel dazu wurden interne Audits durchgeführt, um die Wirksamkeit des Systems zu überprüfen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Die k+k hat das Projektteam bei der Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit unterstützt.

Nach 4 Monaten intensiver Arbeit wurde das Qualitätsmanagementsystem erfolgreich eingeführt und das Unternehmen Maximal hat die ISO 9001 Zertifizierung erhalten. Durch das Managementsystem konnte das Unternehmen seine Prozesse optimieren und die Kundenzufriedenheit steigern.

 

Warum ein Managementsystem Sinn macht!

Insgesamt ist ein Managementsystem ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche oder der Größe. Es hilft, komplexe Prozesse und Abläufe zu strukturieren und zu optimieren, um die gewünschten Zielsetzungen zu erreichen und kontinuierlich zu verbessern. Die fünf wichtigsten Elemente eines Managementsystems sind die Planung, Durchführung, Überprüfung, Verbesserung und Steuerung der Prozesse. Zu den gängigsten Managementsystemen gehören ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 und ISO 50001.

Ein integriertes Managementsystem kombiniert mehrere dieser Standards in einem gemeinsamen Rahmenwerk. Die Einführung eines Managementsystems erfordert ein systematisches Vorgehen und eine starke Führung, um alle beteiligten Mitarbeiter einzubeziehen. Softwareunterstützung kann ebenfalls hilfreich sein, um das Management und die Überwachung der Prozesse zu erleichtern.

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