von Karin Hänsch. Training & Consulting k+k

Hilfe, ich werde auditiert!

Internes Audit? Immer entspannt bleiben

Bei Dir steht ein internes Q-Audit an? Du weißt nicht, worauf Du Dich einstellen musst? Vielleicht findest Du es auch unangenehm, dass Deine Prozesse überprüft werden und Du Rede und Antwort stehen musst. Aber keine Sorge! Sieh das interne Audit als eine Chance zur Optimierung Deiner Prozesse, Dokumente und Schnittstellen. Wir wurden selbst erst kürzlich erfolgreich rezertifiziert und haben uns durch unsere internen Audits bestens auf die externe Überprüfung vorbereitet. In diesem Beitrag haben wir für Dich zusammengefasst, was Du tun kannst, um entspannt in Dein nächstes internes Audit zu starten.

Was ist ein internes Audit?

Bei einem internen Audit gibt es, entgegen einem externen Audit, eine*n interne*n Auditor*in, der/die aus der eigenen Organisation oder von einer Beratungsgesellschaft kommt. Daher wird das interne Audit auch als First-Party-Audit bezeichnet. Ein internes Audit ist als eine Selbstprüfung zu betrachten, die vor einer externen Überprüfung stattfindet.

Warum braucht man interne Audits?

Auch wenn das Audit immer eine Momentaufnahme ist, stehen doch die Potenziale der Organisation im Fokus. Es geht darum, in geplanten Abständen festzustellen, ob das Qualitätsmanagement wirksam ist und alle Anforderungen erfüllt. Das Wichtigste dabei ist die gemeinschaftliche d. h. schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit in der Organisation im Hinblick auf die gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen, die an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet ist und fortlaufend verbessert wird.

Um das sicherzustellen, musst Du Dich auch mit den Risiken auseinandersetzen, die in diesem Zusammenhang bestehen. Risiken im Kontext des Qualitätsmanagements beziehen sich auf Chancen und Gefahren, die 1. identifiziert und 2. entsprechend behandelt werden müssen.

Fragen, die helfen, den aktuellen Zustand immer wieder zu durchleuchten sind etwa: „Wie können wir diesen Zustand verbessern? Wie können wir diesen Prozess vereinfachen?“ Vielleicht auch: „Wie kann uns Technik dabei unterstützen?“ Diese Fragen solltest Du Dir aber permanent und nicht nur in Vorbereitung auf das Audit stellen.

Das interne Audit hat also zum Ziel:

  • das eigene Managementsystem zu überprüfen (Ist unser System wirksam?)
  • zu prüfen, ob die Vorgaben der Organisation erfüllt werden (Werden wir unseren eigenen Ansprüchen gerecht?)
  • zu prüfen, ob die Normanforderungen erfüllt werden (Erfüllen wir die Kriterien, die die Norm vorgibt?)
  • zu prüfen, ob die Wissensvermittlung abteilungs-/schnittstellenübergreifend bzw. unternehmensweit erfolgt
  • ob sich die gesamte Organisation fortlaufend verbessert

Wie bereite ich mich auf das interne Audit vor?

„Eigentlich gar nicht,“ sage ich Dir als interne Auditorin mit langjähriger Erfahrung. Du als Mitarbeiter*in weißt ja schließlich am besten über Deine Prozessabläufe Bescheid. Du kennst Deine Verantwortlichkeiten in- und auswendig. Wenn das auch entsprechend dokumentiert ist, bewegst Du Dich schon mal im „grünen Bereich“. Wenn nicht, dann solltest Du dies gleich zu Beginn deiner Vorbereitung tun.

Folgend haben wir ein paar Beispiele, die Du vor dem internen Audit erledigen solltest:

1. Konsultiere den/die interne*n Auditor*in.

Schau Dir die Einladung zum internen Audit an. Hierin findest Du auch den zeitlichen Ablauf. Wenn Du Fragen hast, wende Dich an den/die interne/n Auditor*in. Er oder sie informiert Dich z. B. über die Anforderungen aus den Normen, ggf. auch zu Gesetzen oder behördlichen Richtlinien, wozu Fragen in Deinem Bereich gestellt werden können. Auch Risiken (Gefahren und Chancen) zu Deinen Prozessen und die Verfügbarkeit von Wissen könnten Themen sein. Mit mehr Informationen dazu gehst du schon viel entspannter ins interne Audit.

2. Prüfe, ob alle Prozesse dokumentiert und aktuell sind.

Überprüfe, ob alles auf dem neuesten Stand ist. Sind alle Deine relevanten Prozesse so wie sie aktuell durchgeführt werden und vollständig beschrieben, inklusive z. B. Stellvertreter, relevante Dokumente, Anleitungen zu genutzten Tools? Sind alle dokumentierten Informationen so formuliert, dass ein*e neue*r Kolleg*in sich damit selbstständig ins Thema einlesen kann?

3. Dokumentiere die Schnittstellen.

Schnittstellen in einem Managementsystem entstehen immer dann, wenn mehrere Bereiche in den Prozessabläufen involviert sind. Das können etwa andere Unternehmensbereiche sein, z.B. wenn ein Prozessschritt als Teilaufgabe in einem Bereich erfolgt und danach an einen anderen übergeben wird. Auch mit externen Dritten wie Partnern, Agenturen oder Dienstleistern und weiteren interessierten Parteien können Schnittstellen bestehen (häufig der Fall im Einkauf, Marketing oder Personalbereich). Um hier reibungslose Abläufe zu gewährleisten, ist eine gute Schnittstellendokumentation (Wechselwirkungen) und die zeitnahe Information aller Beteiligten besonders bei Prozessänderungen extrem wichtig. Hier eine Beispiel-Abbildung:

Mit einer QM-Software werden Schnittstellen auf einen Blick sichtbar.

Diese Abbildung macht die Prozesszusammenhänge (für vor- und nachgelagerte Prozessabläufe) nachvollziehbar. „Das Ziel ist ein ganzheitliches Wissensmanagement, damit alle im Kollegium auf demselben Stand sind oder sich zumindest schnell auf diesen bringen können,“ fasst es Marco Schupp in diesem Artikel gut zusammen.

4. Erstelle und aktualisiere relevante Dokumente.

Nicht nur hinsichtlich der genannten Schnittstellen ist ein gutes Dokumentenmanagement unerlässlich. Achte beim Erstellen und Überarbeiten Deiner Dokumente darauf, dass diese einfach (leicht verständlich), aktuell, übersichtlich und vor allem vollständig sind. Frage Dich: Ist das Dokument so, dass andere es ohne Erklärung verstehen? Was kannst Du vereinfachen, um den Nutzern die Arbeit mit dem Dokument so einfach wie möglich zu machen? Unterliegt dieses Dokument einem Vier-Augen-Prinzip? D.h. muss es z. B. von Vorgesetzten, anderen Bereichen oder vom QMB freigegeben werden?

5. Bewerte die Risiken und Chancen.

Seit der Neufassung der ISO 9001 im Jahr 2015 ist die Identifizierung von Risiken und Chancen ein wesentlicher Bestandteil der Norm geworden. Risiken, d. h. Gefahren und Chancen, sind oft miteinander verbunden und müssen identifiziert und behandelt werden. Diese sind meist nicht nur strategisch, sondern auch operativ zu betrachten. Zur Risikobehandlung gehört die Bewertung der Auswirkung und der Wahrscheinlichkeit in regelmäßigen Abständen (Bewertungszeitraum).

Bsp. für eine Risikomatrix

 

Relevante Maßnahmen solltest Du anschließend gemäß der Risikostrategie auslösen, um die Gefahren z. B. zu vermeiden, zu vermindern oder zu teilen. Eine ganzheitliche QM-Software kann Dich hierbei unterstützen. Sie ermöglicht, dass sich Prozesse, Risiken und Maßnahmen miteinander verlinken lassen. Oft wird das Risiko identifiziert, während man gerade einen Prozess anpasst. Dann ist es sinnvoll, wenn Du sowohl das Risiko bewerten und auch gleich weiter behandeln und ggf. direkt eine Maßnahme dazu auslösen kannst.

6. Informiere Dein Team.

Solltest Du Dein Team bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht upgedatet haben, dann ist jetzt der richtige Moment dafür. Informiere alle Beteiligten über geänderte Prozessabläufe, neue oder geänderte Dokumente, instruiere die Schnittstellen-Verantwortlichen, was zu tun ist und denke auch an die Stellvertreter*innen. Gib relevante Informationen, die Du von dem/der Auditor*in erhalten hast, weiter: Wie wird der Ablauf sein? Wer im Team wird befragt? Kläre, ob die Personen auch zu dem Termin da sind oder ob die Stellvertretung befragt wird.

7. Plane die Nachbereitung des internen Audits ein.

Werte den internen Auditbericht aus, den du im Nachgang von dem/der Auditor*in erhältst. Gibt es vielleicht eine gravierende Hauptabweichung, die sofort erledigt werden muss? Hierzu bedarf es ggf. eine Sofortmaßnahme. Oder waren es Nebenabweichungen, die in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet sein müssen? Auch das Verbesserungspotenzial oder eine Empfehlung seitens des/der Auditors*in helfen Dir das QMS zu verbessern. Leite entsprechende Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen ab, am besten gemeinsam mit Deinem Team. Beachte welche Anpassungen kurzfristig und welche langfristig umgesetzt werden müssen. Was muss unbedingt vor dem externen Audit, im nächsten Monat, im nächsten Quartal erledigt werden?

8. Stoße langfristige Verbesserungen an.

Betrachte das interne Audit als ein „genaues Hinschauen“. Dabei geraten natürlich manchmal auch Abläufe in den Blick, die noch nicht ganz optimal sind oder Geräte und Maschinen, die besser laufen könnten, kommen in den Fokus. Und genau das ist auch Sinn und Zweck des Audits. Es ist sogar erstrebenswert, dass ein fortlaufender Verbesserungsprozess (auch bekannt unter dem Begriff KVP) aus dieser Überprüfung hervorgeht, denn nur so wirst Du und Dein Unternehmen immer besser. Überlege mit Deinem Team, welche Schlüssel ihr zu Eurer Arbeitsweise, den genutzten Tools, Dokumenten oder der Schnittstellen-Übergabe ableiten könnt. Stoßt dann Maßnahmen an, die Eure Qualität verbessern. Berücksichtigt hierbei auch Eure Qualitäts-, Abteilungs- und Unternehmensziele.

Und noch ein Tipp: Gehe offen ins Audit und bleib ehrlich. Auch wenn noch nicht alles ganz rund läuft, so ist Ehrlichkeit die beste Devise. Nichts muss perfekt sein, sondern nur authentisch. Genau das will die/der Auditor*in sehen und hören. Sollte es Abweichungen, Verbesserungspotenzial oder Empfehlungen geben, dann sehe diese als Chance bis zum jährlichen, externen Audit genau an diesen Stellen optimieren zu können.

Viel Erfolg für Dein internes Audit und gutes Gelingen!

 

 

Titelbild: © fizkes, stock.adobe.com

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