Gesellschaft im Wandel. Teil 2: Auf zu neuen Ufern – mehr als Prozessoptimierung

Digitalisierung hier, Industrie 4.0 da, am besten alles digital. Egal ob beim kleinen Maschinenbauer nebenan oder beim internationalen Großkonzern, jeder spürt den aufkommenden Wind der Digitalisierung. Prozesse werden automatisiert, Dokumente digitalisiert, alles ist heutzutage am besten „digital“ und in der „Cloud“ verfügbar.

Wie Ihnen die Digitalisierung nicht den Wind aus den „Prozess-Segeln“ nimmt, berichten wir in diesem Blogbeitrag.

Setzen Sie ein Zeichen – und somit die Segel

Oftmals wurde die Prozessoptimierung über das Qualitätsmanagement gesteuert und auch damit gleichgesetzt, die strategische Komponente wurde damit außer Acht gelassen. Heutzutage weiß man, dass viel mehr dahintersteckt, als die bloße zeitliche Verkürzung von internen Abläufen.

Das Unternehmen braucht mutige Mitarbeiter, die Prozesse hinterfragen. Es braucht Mut, um eingefahrene Abläufe zu analysieren und wenn nötig zu verändern.

Die Veränderung erfordert das Verlassen der Komfortzone. Dabei ist es nötig, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen, damit das Unternehmen vorankommt, ansonsten droht „das Boot“ zu kentern.  Nur wenn jeder Mitarbeiter mitzieht und weiß, wo seine Position ist, und auch versteht, warum was getan wird, geht es gemeinsam vorwärts und in die richtige Richtung. Denn gerade die Digitalisierung bringt auch viel Ungewissheit mit sich, so dass Aufklärung sowie persönliche Entwicklung unumgänglich sind.

Wie der digitale Wandel das Schiff auf Kurs bringen kann

Das digitale Ökosystem bietet die Chance, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und dabei möglichst effizient vorzugehen. Neben etablierten Methoden und Konzepten zur Optimierung von betrieblichen Abläufen wie Six Sigma, Kaizen oder dem Business-Process-Reengineering kann die Nutzung von Software-Tools bei der Prozessoptimierung sehr hilfreich sein.

Hat man die richtige Software an der Hand, werden darüber die Prozesse im Unternehmen abgebildet und modelliert. So wird weitergehend definiert, welche Prozesse digitalisiert werden können oder digitalisiert werden sollen. Die Digitalisierung hilft uns dabei, das Wichtige zu visualisieren und effizient auszurichten. Um Prozesse optimieren zu können, müssen gegebenenfalls parallel auch viele Daten verarbeitet werden. Gerade die Datengrundlage wird dabei immer größer. Diese Daten sollen schließlich effizient verwaltet werden, was im Zeitalter der Digitalisierung eigentlich kein Problem mehr ist – Stichwort „Big Data“.

Der digitale Wandel hat einen großen Vorteil: primär Transparenz zu schaffen. Besonders für die Prozessoptimierung bietet die transparente Arbeitsweise enormes Potenzial. Sollten Abläufe mal nicht wie gewünscht laufen, kann der Fehlerherd viel besser lokalisiert werden.

Digitalisierung + Automatisierung = Optimierung …?

Man nehme eine Software, automatisiert irgendetwas und schon hat man einen Prozess optimiert. Ganz so einfach ist es nicht, Geschäftsprozesse sind meist alles andere als simpel. Hinter scheinbar einfachen Produkten oder Dienstleistungen verstecken sich oft äußerst komplexe Abläufe, diese mal eben kurz im Handumdrehen zu automatisieren, ist weder machbar noch zielführend. Die Mitarbeiter müssen vielmehr ein Gefühl dafür entwickeln, wann welche Teilschritte im Prozess digitalisiert werden.

Ein gutes Beispiel bietet die Produktion von Maschinen. Hier erlaubt die Digitalisierung dem Maschinenbauer, den Entwicklungsprozess im virtuellen Raum zu beginnen, ohne ein Stück Material in die Hände zu nehmen. Denkbar wäre an dieser Stelle beispielsweise die Einbindung von Augmented Reality (AR) bzw. Virtual Reality (VR). Mit Hilfe dieser Technologien kann der Entwicklungsprozess effektiver gestaltet werden und Fehler bzw. Fehlkonstruktionen werden rechtzeitig erkannt.

Wirft man einen Blick in das Rechnungswesen, so lässt sich schnell erkennen, dass einem der digitale Wandel auch hier längst auf die Füße tritt. Eine österreichische Studie von Deloitte (2016) zeigt auf, dass noch viel Aufholbedarf bei den Unternehmen im Mittelstand besteht. Denn immer noch knapp 50% der befragten Unternehmen drucken ihre Ausgangsrechnungen für die eigene Ablage aus. Lediglich 30% erhalten ihre Rechnungen in einem einspielbaren digitalen Format.

Digitalisierung: Mehr als Methodenkompetenz

Bei allem Hype um den digitalen Wandel sollten die Menschen auf dieser Reise nicht vergessen werden. D. h. nur Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen können die dargestellten Herausforderungen auf den verschiedensten Ebenen auch annehmen und ihrer Position und Verantwortung gerecht werden.

Auftauchende Probleme müssen verstanden und konstruktiv gelöst statt nur diskutiert werden. Die Mitarbeiter sind somit zunehmend gefordert, sich dem persönlichen und auch digitalen Wandeln zu stellen. Und genau hier liegt eine der wichtigsten Stellschrauben, denn aufgrund der technologischen Entwicklung und besonders der fortschreitenden Digitalisierung, hat nicht nur die Relevanz der Methodenkompetenzen in den letzten Jahren stark zugenommen.

Fazit

Der digitale Wandel sollte mehr als eine ganzheitliche Chance statt als technische Lösung begriffen werden. Denn der Mensch wird sich nach wie vor auf sein Know-how und die richtigen Entscheidungen verlassen, gerade bei der Optimierung der Geschäftsprozesse. Schicke Softwarelösungen alleine sind daher keine Heilsbringer. Simulationsmodelle, AR und KI hin oder her, was es unumstösslich braucht, ist die richtige Einstellung. Und die elementare Grundlage bilden die Bereitschaft zur Wandlung, die Offenheit, eine transparente Kommunikation und Teamwork. Dabei ist es wichtig, die neuesten Technologien stets im Auge zu behalten und richtig einzusetzen. Nur so kann es den Unternehmen gelingen, die Herausforderungen der Digitalisierung anzunehmen und Potenziale für die Prozessoptimierung auch ideal zu nutzen.