von kuk-is Blogteam

Geniale Features bei WissIntra® NG

Neuerungen in unserer Software Suite für integriertes Management

 

Kennst Du das: Ein einsames Dokument wandert in den Ordner-Sphären des Abteilungs-Laufwerks umher. Ein verlorener Prozess wartet sehnsüchtig darauf, dass er berücksichtigt und vor allem befolgt wird. Ein kleines heranwachsendes Risiko möchte mehr Beachtung, bevor es zu groß wird und ernsthafte Probleme verursacht. Ja! Auch wir kennen so etwas. Trotz WissIntra kann es sein, dass Du wieder in „alte“ Muster verfällst und deine Dokumente und Prozesse auf deinen Laufwerken ordnest und pflegst. Aus diesem Grund möchten wir Dir neue Features und Verbesserungen vorstellen – bestimmt entfacht dies ein neues Feuer zwischen WissIntra und Dir. Wir wollen Dir damit zeigen, dass Du dich auch in Zukunft auf WissIntra verlassen kannst. Denn wir arbeiten ständig daran, unsere Software-Lösung für dein integriertes Management zu optimieren.

Welcome: WissIntra personalisieren

Die Standard-Startgrafik des WissIntra NG Prozessmanagers überzeugt durch Klarheit und Struktur. Du siehst deine gesamte Prozesslandschaft auf einen Blick. Für deine Prozesse suchst Du aber noch was anderes? Du willst spezielle Strukturen abbilden? Dann wird dich diese Nachricht freuen: Denn neuerdings kannst Du von Deinem Administrator mit Hilfe von eigenen Bilddateien und individuellen Links für Dein Unternehmen angepasste Startgrafiken für alle Prozessebenen erstellen lassen.

Du brauchst Hilfe bei der Einstellung? Unser WissIntra Team zeigt dir gerne die Anpassungsmöglichkeiten auf.

Übrigens: Du kannst auch über ein spezifisch angepasstes Theme viele Details in der Oberfläche von WissIntra NG und im E-Mail-Layout individualisieren, etwa die Hintergründe, Farben, Schriften, Logos und Icons. Mach dir hier ein Bild davon, was Du alles anpassen lassen kannst.

Verbesserte Suchergebnisse

Nun mal Butter bei die Fische … Suchst Du dich wirklich immer durch alle Prozesse durch, um ein gewisses Dokument zu finden? Vielleicht, wenn Du genau weißt, wonach Du suchst. Aber sicher nicht, wenn Du nur eine vage Vorstellung hast. Und mal ehrlich, im Suchmaschinen-Zeitalter erwarten wir einfach, schnell zum Ergebnis zu gelangen, nicht?! 

Den Suchbalken in WissIntra hast Du sicher schon oft benutzt. Er ist oben rechts in der Menüleiste gut zu finden. Was nun neu ist, ist die optimierte Darstellung der Suchergebnisse. Viel kompakter und nach Modulen gruppiert findest Du nun noch schneller, was Du suchst. So siehst Du gleich, ob es sich bei dem Ergebnis um eine Maßnahme, einen Prozess, ein Audit-Bestandteil oder ein Dokument handelt. In den Reitern kannst Du auf einen Blick sehen, wie viele Treffer dein Suchbegriff in der jeweiligen Kategorie hatte. So verfeinerst Du deine Suche blitzschnell.

Risiken auslösen

Nicht erst seit DIN EN ISO 9001:2015 ist es ratsam, seine Geschäftsrisiken im Blick zu behalten. Doch auf der einen Seite hast Du den Prozessmanager, in welchem Du deine Prozesse pflegst und die Turtleanalysen aufstellst. Auf der anderen Seite arbeitest Du mit dem Risikomanager, in welchem Du das aufgedeckte Risiko nochmals abbildest. Aber wie hattest Du das nochmal genau in der Turtle beschrieben? Ein zweiter Browsertab schafft bei solchen Fragen zwar Abhilfe, Du bist aber immer noch einige Klicks entfernt, bevor Du dein Risiko erfasst hast. Und dann musst Du das Risiko auch noch manuell mit dem dazugehörigen Prozess verknüpfen. Dieses Szenario muss nun so nicht mehr sein.

Ab sofort kannst Du im Reiter Turtleanalyse einer Prozesskarte in den Feldern „Gefahren und Chancen (Risiken)“ direkt ein Risiko auslösen. Der Textinhalt dieses Feldes wird automatisch in das Feld Beschreibung des Risikos übernommen. Et voilà: Innerhalb des neu angelegten Risikos ist der Ursprungsprozess als Verknüpfter Prozess aufgelistet.

Und es wird noch besser: Verknüpfte Risiken sind nun auch gleich im Prozess sichtbar. Sobald ein Prozess mit einem Risiko verknüpft ist, wird dieses in der Prozesskarte im Reiter Verknüpfte Risiken dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du den Prozess innerhalb des Risikos verknüpft hast, oder ob Du das Risiko aus der Turtleanalyse heraus ausgelöst hast. Die Bullet-Points auf der Prozesskarte wurden entsprechend erweitert, so dass Du direkt erkennen kannst, welche Prozesse mit Risiken verknüpft sind.

Diese Funktion ist auch in Vorbereitung auf Audits wirklich sinnvoll. Du stehst gerade kurz vor einem Audit und fragst dich, wie Du noch alle Prozesse und Risiken vorab gut dokumentiert bekommst? So kannst Du deinem Auditor vorab schon etwas liefern und ihn nachhaltig beeindrucken. Beste Voraussetzungen also für eine Zertifizierung. Weitere Tipps und Kniffe, wie Du dich auf ein Audit vorbereiten kannst, haben wir hier für dich zusammen getragen.

Ebenen als Bild speichern

Bist Du auch jemand, der öfter mal noch was ausdruckt, weil Du gerne auf Papier liest. Ganz Old School also.

Keine Sorge, denn Du bist nicht allein! Auch wenn Du viel unterwegs bist, zwischen verschiedenen Firmengebäuden oder Anlagen hin- und herspringst, beim Kunden draußen bist und nicht überall Du W-LAN hast. Auch dann kann Papier durchaus hilfreich sein.

Doch die gesamte Prozesslandschaft ist immer so umständlich abzubilden? Wo Screenshot-Tools an ihre Grenzen stoßen, setzt nun die integrierte Funktion von WissIntra NG an. Deine aktuelle Ebene kannst Du jetzt direkt als Bilddatei speichern – ganz egal ob in der Prozessmatrix, der Swimlane-Ansicht, auf der Prozessstartseite oder in der Darstellung der Wechselwirkungen. Du klickst einfach im Submenü auf Reportings und wählst dort Ebene als Bild speichern aus.

Die Ansicht wird als *.png Datei gespeichert und ist sofort als Download verfügbar. Ganz ähnlich also wie bei einem Screenshot, nur mit dem Unterschied, dass Du tatsächlich alles drauf hast ohne zoomen oder schieben zu müssen. 

Der Spruch kommt ja nicht von irgendwoher: Papier ist eben geduldig.

LDAP-Verbindung wechseln

Zu guter Letzt noch eine sehr coole Neuerung für Admins: Die Rechte-Verwaltung der WissIntra NG Benutzern über das Active Directory ist nun viel einfacher. Als Administrator kannst Du in der Benutzerverwaltung einer Active-Directory Gruppe WissIntra-Rollen an einem Standort zuweisen. Sobald sich ein AD-Benutzer einloggt, werden die Gruppen des Benutzers ausgelesen und die Berechtigungen gemäß den zugewiesenen Rollen zugeteilt. Dadurch kannst Du die Berechtigungen über das Active-Directory direkt steuern und musst neu angelegten Benutzern nicht mehr separat einzelne Rollen zuweisen.

Rollenzuweisung bei LDAP-Gruppen bearbeiten

 

Übrigens auch sehr hilfreich: Ganz easy Zwischenspeichern mit STRG + S. Damit sparst Du einen Klick und Zeit.

So. Wieder was gelernt?! Findest Du diesen Beitrag hilfreich oder hast Du jetzt noch weitere Fragen? Dann hinterlasse uns bitte Deinen Kommentar am Ende dieser Seite.

 

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Super, denn ohne Praxis hilft die beste Theorie nichts. Wir sind nicht nur (Vor-)Denker, sondern vor allem auch Macher. Ergreife jetzt selbst Deine Chance und finde heraus, wie WissIntra NG Dein Unternehmen in Sachen Qualitäts- und Wissensmanagement nach vorne bringt.

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