Fit für die Zukunft mit einer QM-Software

Worauf Du bei Deiner Software-Wahl achten solltest

Das Jahr 2020 hat uns einmal mehr gezeigt, warum Qualitätsmanagement so wichtig ist. Erst in der Ausnahmesituation ist vielen bewusst geworden, wie wertvoll nachhaltiges QM ist – und was eine gute QM-Software leisten kann. Doch damit eine Software den Mehrwert liefern kann, für den sie angeschafft wurde, muss sie “gelebt” werden. Worauf es sonst noch ankommt, liest Du in diesem Beitrag.

Eine Software steht und fällt mit den Benutzern

„Eine Software muss gelebt werden,“ heißt es immer so schön plakativ. Das wird sie jedoch nur, wenn sie von den Benutzern akzeptiert wird. Dazu gehört auch, dass die Anwendenden den Mehrwert der Software erkennen; dass sie verstehen, wie ihnen die Software die Arbeit erleichtert. Ein großer Akzeptanz-Punkt ist die Benutzerfreundlichkeit. Hilfreich ist darüber hinaus auch, wenn Schnittstellen zu anderen Arbeitsbereichen sichtbar werden.

Flexibel – heute und in Zukunft

Der Mehrwert wird noch deutlicher spürbar, wenn sich die neue Software reibungslos mit den bestehenden Strukturen und der IT-Architektur verzahnen lässt. Die Prämisse dabei: Die bisherigen Programme arrangieren sich nicht um die QM-Software herum. Hingegen fügt sich die Software in die existierende Landschaft nahtlos ein. Dies lässt ein Qualitätsmanagement entstehen, welches software-übergreifend und unternehmensweit funktioniert.

Dabei ist eine gute QM-Software so strukturiert wie möglich und so flexibel wie nötig. Auch wenn sich Bedürfnisse oder Rahmenbedingungen mal ändern, muss die Software mitziehen. Sie hält stand, wenn von einem Tag auf den anderen neue Hygienevorschriften dokumentiert, freigegeben und umgesetzt werden müssen. Sie steuert Prozessänderungen zentral und synchron. Dies unterstützt nicht nur den internen, fortlaufenden Verbesserungsprozess, sondern auch kurzfristige Anpassungen. In einem guten QMS sind neue Nutzer, deren Rollen und Berechtigungen mit wenigen Klicks angelegt. Sein Funktionsumfang ist bestenfalls modular aufgebaut. So kann es mit der Organisation wachsen, abgestimmt auf die tatsächlichen Notwendigkeiten, ohne seine Nutzer mit Unnützem zu überfordern.

Kurzum: In einer Zeit, die höchste Flexibilität fordert, muss ein QMS Anker und Steuer zugleich sein. Es gibt den Nutzern den Rahmen, ihre Arbeit in gewohnter Qualität auszuführen; bietet aber trotzdem eine hohe Konfigurationsfreiheit. Somit ist es ein wichtiger Baustein für die Zukunftsfähigkeit der gesamten Organisation.

Der Browser als Maß aller Dinge

Software, die über einen Webbrowser aufrufbar ist, gehört mittlerweile zum Standard. Auch für QM-Anwendungen liegen die Vorteile der Online-Lösung auf der Hand. Der Wichtigste: Weitere Installationen auf Einzelgeräten entfallen komplett. Damit man auch hier möglichst flexibel bleibt, sollte das Programm alle HTML5-fähigen Webbrowser-Versionen unterstützen.

Eine Webapplikation macht das System zudem unabhängig vom Gerätetyp und dem Betriebssystem. Ein Muss ist ein geschützter Datentransport mittels SSL-Verschlüsselung, damit die Daten zwischen dem Senden und dem Empfangen geschützt sind.

Sauber und sicher – dies gilt auch für Software

Cyber-Kriminalität stellt eine ernstzunehmende Bedrohung für die Sicherheit von Organisationen dar. Die jüngste Vergangenheit zeigt, dass Hackerangriffe längst keine Utopien mehr sind und gezielt verübt werden. Innerhalb kürzester Zeit können folgenschwere Schäden verursacht werden - für Menschenleben und schützenswerte Daten. Die Digitalisierung und Vernetzung bieten viele Vorzüge, die sich direkt auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen und auf das Zusammenarbeiten auswirken. Allerdings darf sie Kriminellen keine Angriffsfläche bieten. Daher ist es unabdingbar, dass alle gängigen Methoden zum Schutz von Software und Code angewendet werden. Das gilt natürlich auch für eine QM-Software.

Regelmäßige Updates, bestenfalls direkt durch den Hersteller, stellen sicher, dass alle Nutzer immer mit der neuesten Version arbeiten. Mit den Updates sind nicht nur die Features auf dem letzten Stand, auch Fehlerbehebungen und neue Schutzmechanismen kommen inklusive.

Auf die Zukunft ausgerichtet

Kein Sicherheits- sondern vielmehr ein Sauberkeitskriterium ist der Quellcode einer Software. Ist dieser intuitiv verständlich für Entwickler, spricht man von “Clean Code”. Ein sauberer Code lässt die Software stabiler laufen und ist effizienter zu warten. Bugs können schneller behoben und Weiterentwicklungen schneller umgesetzt werden. Ein sauberer Quellcode ist also ein wichtiges Qualitätsmerkmal bei der Auswahl eines Programms und sichert die Investition ab. Möchte man, dass die QM-Software mit den dynamischen Entwicklungen im Organisationsumfeld Schritt halten kann, dann sollte man auf dieses Merkmal achtgeben.

Auch ein kompetenter Support ist ein wichtiges Auswahlkriterium für eine Software, die eine so elementare Funktion in der Organisation erfüllt. Schnelle Reaktionszeiten sowie Expertise sind eine Grundvoraussetzung. In die Waagschale für einen Anbieter sollten auch die Anforderungen geworfen werden, die man an einen langjährigen Partner stellt. Denn eine QM-Software wechselt man schließlich nicht alle Jahre.

Woran Du eine gute QM-Software erkennst:

Bei der Auswahl einer Qualitätsmanagementsoftware kommt es auf viele Faktoren an. Auf die folgenden Kriterien solltest du achten:

Die QM-Software

• ist benutzerfreundlich
• ist webbasiert
• ist wartungsarm
• speichert und sendet Daten gemäß der DSGVO
• erhält regelmäßige Updates (kostenfrei, automatisch, zentral gesteuert)
• kompetenter Service
• verwaltet Daten und Wissen zentral
• ist einfach verknüpfbar mit bestehenden Programmen (via API-Schnittstelle)
• ist auf Nachhaltigkeit hin konzipiert
• ist zukunftssicher (IT-Architektur, Sicherheit)
• ist flexibel hinsichtlich der eigenen Bedürfnisse – jetzt und später

Titelbild © zorandim75, auf stock.adobe.com

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