von kuk-is Blogteam

Die Vorteile digitaler Gäste-Erfassung

Papierblock versus Mobiltelefon

Sicher. Schnell. Ohne Papier. Ohne Sorgen.

Mit den erneut steigenden Infektionszahlen im Blick haben Bund und Länder bei der letzten Versammlung neue Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie beschlossen. Auch Restaurants und Gaststätten sind davon betroffen. Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass Falschangaben der Besucher zu Problemen in der Nachverfolgung von Infektionsketten führen. Zukünftig sollen Bußgelder dem entgegenwirken. Neben der nun geforderten Plausibilitätsprüfung müssen Gastronomen bereits auf die Datensicherheit und fristgerechte Entsorgung, nach DSGVO, achten. Da wäre es doch schön, wenn es eine Alternative zum Zettelchaos gibt?

Eine Alternative bei der nicht nur die Daten sicher sind, sondern auch klar ist, wer sie einsehen kann und was mit ihnen passiert.
Denn sind wir doch ehrlich – für die meisten Gastronomen ist eine erneute Schließung der absolute Worstcase.

Corona Richtlinien einhalten ohne viel Mehraufwand – Aber wie?

Trotzdem sind die aktuellen Vorschriften für Gastronomen eine zusätzliche Belastung, die es gilt, so gering wie möglich zu halten. So bleibt die Zeit für das, was wirklich wichtig ist – die Gäste!

Deshalb haben wir eine App entwickelt, die es Dir und Deinen Gästen so einfach wie möglich macht, die Besucherdaten regelkonform zu erfassen und zu speichern.

Warum? Schnelligkeit, Sicherheit und eine intuitive Bedienung sind schlagende Argumente. Klar, sowohl die App als auch die Papiervariante, können nahezu kontaktlos und barrierefrei in den Betriebsablauf eingebaut werden. Doch was ist besser?
Die App für iPhone oder iPad oder die Erfassung auf Papier? Wir haben beide Varianten verglichen und kommen zu dem Ergebnis: Digital ist smart.
Der nachfolgende Vergleich zeigt klar, wo die Unterschiede zwischen digitaler und klassischer Lösung liegen. Der nachfolgende Vergleich zeigt klar, wo die Unterschiede zwischen digitaler und klassischer Lösung liegen. Wir gehen dabei natürlich nur auf die Funktionen unserer App „Gäste Erfassung“ ein.

Zeit-Level

           ≤ 2 Minuten

      3-9 Minuten

  ≥ 10 Minuten

Komfort-Level

  viel

      mittel

          wenig

 

  via App via Papier
Die gewählte Variante wird erstmalig eingeführt.
  • Die App wird heruntergeladen und auf den entsprechenden Geräten installiert
  • Die Adresse, Menüfarbe und die Aufbewahrungsfrist werden eingestellt und ein Passwort gewählt. Fertig.
         
  • Formular muss erstellt oder heruntergeladen werden
  • Zettel müssen gedruckt und vervielfältigt werden
  • Abgabeort muss eingerichtet werden
  • Stifte müssen besorgt werden
         
Der Besucher füllt das Formular zum 1. Mal aus und gibt es zurück.
  • Automatische Zeit- & Datumerfassung
         
  • Alle Felder müssen komplett ausgefüllt werden
         
Der Besucher kommt ein 2., 3. Oder 4. Mal vorbei.
  • Besucherdaten können kopiert & gespeichert werden
         
  • Gast muss das Formular erneut komplett ausfüllen
         
Die Daten müssen für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden.
  • Platzsparend auf dem Gerät
  • Ein Ablageort & -system muss gefunden werden

Einer der Besucher wurde positiv getestet und die Besucher, die möglicherweise Kontakt mit der Person hatten müssen herausgesucht und an das Gesundheitsamt geschickt werden.

  • Daten können über die Suchfunktion gefunden und direkt auf verschiedene Weise exportiert und verschickt werden
         
  • Ordner müssen nach dem richtigen Datum durchsucht werden & der Zettel eingescannt oder abgetippt werden
         
Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen und die Daten müssen zuverlässig vernichtet werden.
  • Die App löscht die Daten fristgerecht am Ablauftag
         
  • Die Daten müssen herausgesucht, geschreddert und weggeschmissen werden
         
Feierabend. Es geht ans Aufräumen und für den morgigen Tag vorbereiten.
  • Das Gerät muss nach Feierabend geladen werden
         
  • Die Zettel müssen nach Feierabend gesammelt, abgelegt und beschriftet werden
  • Neue Zettel müssen vorbereitet werden
         
Die Besucher wollen wissen wer Zugriff auf die persönlichen Daten hat.
  • Nur wer das Passwort kennt
  • Jeder der Zugriff auf die ausgefüllten Zettel hat

 

Weniger Aufwand. Mehr Zeit für die Gäste.

Zeit ist gerade in Gastronomiebetrieben sehr kostbar. Und mit einer App spart man diese gleich mehrfach: Zum einen sind die erhobenen Daten schneller vernichtet als in der Papierform. Unsere App erledigt das sogar automatisch. Nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist werden die Kontaktdetails gelöscht - ohne weiteres Zutun. Bei Papier müssen hingegen erst die abgelegten Dokumente wiedergefunden und dann geschreddert werden.

Pflichtfelder sorgen dafür, dass die Gäste die vorgegebenen Felder ausfüllen, bevor die Eingabe gespeichert wird. Daher können Betreiber sicher sein, dass wirklich alle relevanten Informationen eingetragen sind. Mit wenigen Klicks sind diese dann im praktischen CSV-Format exportiert und können den Behörden auf Nachfrage bereitgestellt werden.

Eine digitale Liste ist auch wesentlich schneller durchsucht als ein großer Stapel Papier. Du kannst also Daten schneller finden, falls Gäste Kontakt mit einer infizierten Person hatten. So sparst Du Zeit und sorgst mit einer schnelleren Bereitstellung der relevanten Informationen für eine möglichst frühe Unterbrechung der Infektionsketten. Die elektronische Datenerfassung lässt sich einfach in die Abläufe integrieren und bedeutet so auch für das Personal keinen großen Mehraufwand.

Auch Deine Gäste werden Dir Danken. Das Formular ist in weniger als einer Minute ausgefüllt. Die Komfort-Features der Gästeerfassungsapp erleichtern das Registrieren zusätzlich. Erstens aktualisiert sich die Ankunftszeit automatisch und zweitens können die Daten wiederkehrender Gäste durch die Suchfunktion jederzeit erneut genutzt werden. Das spart die erneute Datenangabe. Stammgäste profitieren von der App also gleich doppelt.

Die App überzeugt durch Klarheit und Struktur. Kein Zettelchaos. Keine physische Ablage. Das spart Zeit und Ressourcen.

 

Sicher?! Aber sicher!

Die Besucherdaten in der App sind passwortgeschützt und können auch nur mit diesem geöffnet werden. Auch die fristgerechte Entsorgung der Daten in der App bietet oberste Sicherheit. Denn einmal gelöscht, ist auch gelöscht – exakt zum Verfallszeitpunkt. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden und sind somit DSGVO-konform vernichtet. Die App Gäste Erfassung speichert nur so viele Daten wie zwingend notwendig sind. Dazu zählen Vor- und Nachname, Adresse oder Telefonnummer. Diese Daten sind nur solange offen einsehbar, bis man auf „Speichern“ drückt. Danach können sie nur noch in der passwortgeschützten Besucherliste eingesehen werden. Auf dem Bildschirm erscheint sofort ein neues, leeres Formular, welches direkt für den nächsten Gast verwendet werden kann. Weitere Daten wie Servicekraft und Tischnummer können optional gespeichert werden. Dies kann später zusätzlich für die Infektions-Nachverfolgung dienlich sein. Sämtliche Informationen sind ausschließlich lokal auf dem Gerät gespeichert und werden nicht mit der Cloud synchronisiert.

 

Einfach einzurichten

Die Einrichtung der App ist in wenigen Minuten erledigt. Eine standardisierte Datenschutzbestimmungen ist in der App bereits vorhanden. Jeder Nutzer akzeptiert diese mit seiner Unterschrift. Die Firmendaten und Aufbewahrungsfristen, die Du einmalig in den Einstellungen eingibst, übernimmt es sofort in die Datenschutzbestimmungen.

Die Menüfarbe kann nach eigenen Wünschen oder Branding-Vorgaben (CI) gewählt werden. Auch die durchschnittliche Aufenthaltsdauer pro Besuch kann voreingestellt werden. Dies bewirkt, dass die Zeit des Verlassens automatisch gesetzt wird, sofern das Personal diese nicht händisch einträgt.

Und natürlich ist die App nicht nur für Gastronomiebetriebe geeignet. Alle Betriebe, die zur Erfassung Ihrer Kundendaten verpflichtet sind, können sie nutzen. Frisöre, Kosmetikstudios und viele weitere Einrichtungen können so von den Vorteilen digitaler Datenerfassung profitieren.

 

Fazit

Ob eine digitale oder analoge Liste die geeignete Variante ist, muss letztendlich jeder für sich entscheiden. Bedenken um den Schutz der Personendaten gibt es in beiden Fällen.
Trotzdem sollten sich Gastronomiebetriebe schon vor der Einführung Gedanken um mögliche Maßnahmen zum Schutz der Daten ihrer Gäste machen. Papierlisten entsprechen zwar den Corona-Richtlinien schützen meistens aber entweder die Daten des Einzelnen oder werden auf Plausibilität überprüft. Durch die Geräteanzahl können die Daten vom Personal auf einen Blick auf Plausibilität geprüft werden. Durch Speichern sind die eingegeben Daten nur noch durch Eingabe des Passwortes einsehbar. Die App spart vor allem Verwaltungsaufwand und erleichtert die Nachbereitung der Daten. Sollte es keine Vorfälle geben, sind die Daten nach Ablauf der eingestellten Frist gelöscht – gibt es Vorfälle sind die Daten mit wenigen Klicks verfügbar.
Es geht darum, das beste aus der Situation zu machen.

Wir betonen an dieser Stelle: Letztendlich ist der Gastronom verantwortlich zum Schutz der Daten vor dritter und ordnungsgemäßen Löschung der Daten. Für Apps beinhaltet das nicht nur das Gerät, mit dem die Daten erhoben werden, sondern auch alle abgelaufenen Exportdateien.

Titelbild: © MadGladNat, adobe.stock.com

Gästedaten erfassen – sicher und komfortabel

Mit unserer App Gäste Erfassung geht das im Handumdrehen. Schnell eingerichtet. Sicherheit und Komfort für Betreiber und Gäste. Die App ist kostenlos im Apple AppStore für iPads und iPhones erhältlich.

Im AppStore herunterladen

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