Warum ist Geschäftsprozessautomatisierung für Krankenhäuser und Rehazentren so wichtig?

Sie stehen vor der Herausforderung, die Effizienz in Ihrem Krankenhaus oder Rehazentrum zu steigern, während Sie gleichzeitig den Datenschutz und die Patientenversorgung sicherstellen müssen? Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Geschäftsprozessautomatisierung nicht nur eine Lösung für diese Probleme bieten kann, sondern auch eine Revolution in der Gesundheitsversorgung einleiten könnte.

Der Gesundheitssektor mit Krankenhäusern und Rehazentren stehen vor einer Reihe von Herausforderungen, die ihre Fähigkeit, qualitativ hochwertige Gesundheitsdienstleistungen zu erbringen, erheblich beeinträchtigen. Zu diesen Herausforderungen gehören der akute Personalmangel, der steigende Kostendruck und die Notwendigkeit der Digitalisierung. Diese Faktoren führen zu einer Überlastung der Menschen, einer Einschränkung der Leistungsangebote und einer Verschlechterung der Arbeitsbedingungen. Darüber hinaus erfordern die zunehmende Komplexität und Individualisierung der medizinischen Behandlungen sowie der Fokus auf Prävention und Rehabilitation eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Einrichtungen.

Wie können diese Herausforderungen gelöst werden?

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) oder auch Business Process Automation (BPA) bietet eine effektive Lösung für viele dieser Herausforderungen. Durch das Automatisieren von Routineaufgaben können medizinische Fachkräfte mehr Zeit für die Patientenversorgung aufwenden. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der Qualität der Gesundheitsdienstleistungen bei, sondern hilft auch, den Personalmangel zu mildern und den Kostendruck zu reduzieren. Darüber hinaus ermöglicht das Automatisieren von Geschäftsprozessen eine effizientere Nutzung der Ressourcen und eine bessere Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Patienten.

Was vermittelt Ihnen dieser Beitrag?

Wir werden uns eingehend mit den Grundlagen und Definitionen der Automatisierung von Geschäftsprozessen befassen und speziell auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Krankenhäusern und Rehazentren eingehen. Wir werden die verschiedenen Arten des automatisiernes von Geschäftsprozessen, die verfügbaren Werkzeuge und Technologien sowie Best Practices für die Implementierung von Automatisierungslösungen eingehen. Zudem werden wir Fallstudien und Geschäftsprozesse aus dem Gesundheitswesen betrachten, um die praktische Anwendung der Konzepte zu veranschaulichen. Sie sollten anschließend in der Lage sein einen konzeptionellen Rahmen zu erstellen, erste Entscheidungen zu treffen und die ersten Schritte planen.

Aktuelle Herausforderungen im Gesundheitswesen

Personalmangel

Der Personalmangel ist eine der drängendsten Herausforderungen im Gesundheitswesen. Dieser Mangel betrifft nicht nur Ärzte, sondern auch Pflegekräfte und andere medizinische Fachkräfte. Die Folge ist eine Überlastung der Mitarbeiter, die die Qualität der Patientenversorgung beeinträchtigen kann. In einigen Einrichtungen ist die Personalsituation so angespannt, dass es nicht möglich ist, Mitarbeiter für Projekte zur Verbesserung der Situation freizustellen. Dies erschwert die Implementierung von notwendigen Veränderungen und Innovationen.

Kostendruck

Die Kosten für die Gesundheitsversorgung steigen stetig, teilweise aufgrund des demografischen Wandels und der Zunahme chronischer Erkrankungen. Dieser Kostendruck führt zu Einschränkungen bei den Leistungen und verschlechtert die Arbeitsbedingungen für das Personal.

Digitalisierung und digitale Transformation

Die Digitalisierung und die digitale Transformation stellen eine weitere große Herausforderung dar. Während neue Technologien das Potenzial haben, die Patientenversorgung zu verbessern, erfordern sie auch erhebliche Investitionen in Infrastruktur und Schulungen.

Politischer Druck

Der Druck von politischer Seite, Veränderungen im Gesundheitswesen voranzutreiben, nimmt stetig zu. Dies erhöht den Handlungsbedarf für Krankenhäuser und Rehazentren, kann aber auch zusätzlichen Stress und Unsicherheit für die Einrichtungen bedeuten.

Der rechtliche Rahmen: Regulierung und Dokumentationspflichten

Die Anforderungen an die Dokumentation und die Einhaltung von Regulierungen werden immer umfangreicher. Dies erhöht den administrativen Aufwand und lenkt Ressourcen von der eigentlichen Patientenversorgung ab.

Prozessbrüche und Doppelerfassungen

Viele Einrichtungen kämpfen mit Prozessbrüchen, Doppelerfassungen von Daten und ineffizienten Papierprozessen. Diese Faktoren verschlechtern die Leistungsfähigkeit und erhöhen das Risiko von Fehlern.

Spezifische Herausforderungen

• Komplexität der Behandlungen: Die Medizin wird immer komplexer, was eine höhere Qualifikation der Mitarbeiter erfordert.

• Individualisierung der Behandlungen: Patienten erwarten zunehmend eine individuelle Behandlung, was eine hohe Flexibilität der Einrichtungen erfordert.

• Prävention und Rehabilitation: Diese Bereiche gewinnen an Bedeutung, da sie dazu beitragen können, die Gesundheitskosten

Welchen Beitrag kann die Geschäftsprozessautomatisierung von leisten?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, also den Abläufen (Geschäftsprozesse) innerhalb Ihrer Organisation, bietet eine Reihe von Vorteilen, die direkt auf die Lösung der Herausforderungen im Gesundheitswesen abzielen.

Kosteneinsparung

Durch das Automatisieren von Routineaufgaben können Krankenhäuser und Rehazentren den Personalaufwand reduzieren, somit Verwaltungskosten einsparen und die freiwerdenden Gelder patientengerecht einsetzen. Dies ist angesichts des steigenden Kostendrucks und der begrenzten Budgets besonders wichtig.

Steigerung der Effizienz bei Reduktion von Fehlern

Speziell immer wiederkehrende Vorgänge, also wenn die Tätigkeiten repetitiv und monoton sind,
werden durch das Automatisieren schneller und minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
Dies führt zu einer höheren Produktivität Ihrer Prozesse und sichert die Einhaltung von Regulierungsstandards ab, dabei wird es dem medizinischen Personal möglich, sich auf komplexe und patientenzentrierte Aufgaben zu konzentrieren.

Entlastung der Mitarbeitenden

Das Automatisieren von zeitaufwändigen administrativen Aufgaben trägt dazu bei, dass das Personal entlastet wird. Dies ist besonders wichtig in Einrichtungen, Organisationen, in denen der Personalmangel so gravierend ist, dass keine Experten für Verbesserungsprojekte freigestellt werden können. Auch steigert der Wegfall der monotonen Arbeiten die Attraktivität des Pflegeberufs.

Reaktion auf politischen und regulatorischen Druck

Die Fähigkeit, Prozesse schnell und effizient zu ändern, kann Einrichtungen dabei helfen, auf steigenden politischen (digitale Transformation) und regulatorischen Druck zu reagieren. Automatisierbare, digitale Prozesse können leichter an neue Vorschriften angepasst werden und erleichtern die Dokumentation.

Verbesserung der Datenqualität

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, Prozessbrüche und Doppelerfassungen aufzudecken und zu eliminieren, was zu einer höheren Datenqualität und einer effizienteren Patientenversorgung führt.

Fokus auf Patientenwohl

Ein weiterer entscheidender Vorteil der Automatisierung ist die Möglichkeit, das medizinische Personal von administrativen Aufgaben zu entlasten, damit sie sich stärker auf das Wohl der Patienten konzentrieren können. Durch die Reduzierung von wiederkehrenden Tätigkeiten können Ärzte und Pflegekräfte mehr Zeit für die direkte Patientenversorgung aufwenden, was letztlich zu einer Verbesserung der Gesundheitsdienstleistungen führt.

Welche Arten von Automatisierung gibt es?

In diesem Abschnitt stellen wir die verschiedenen Arten der Automatisierung von Geschäftsprozessen und deren Definition dar, die in Krankenhäusern und Rehazentren eingesetzt werden können.

Regelbasiertes Automatisieren

Die einfachste Form der Automatisierung, bei der bestimmte Aufgaben nach festgelegten Regeln automatisiert werden. Beispiele sind die automatische Terminerinnerung für Patienten oder die Verwaltung von Medikamentenbeständen.

Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung bezieht sich auf das Automatisieren einer Abfolge von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge (Workflows) ausgeführt werden müssen. Im Gegensatz zum regelbasierten Automatisieren, das sich auf einzelne, isolierte Aufgaben konzentriert, ermöglicht die Automatisierung durch Workflows das Automatisieren eines komplexeren Geschäftsprozess.

Low-Code-Anwendungen

Low-Code-Plattformen ermöglichen es auch Personen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse, Anwendungen zu entwickeln. Dies ist besonders nützlich in Einrichtungen, die nicht die Ressourcen haben, spezialisierte Entwickler einzustellen. Low-Code-Anwendungen können für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt werden, von der Datenverwaltung bis zur Patientenkommunikation.

KI-gesteuerte Automatisierung

Diese Form des Automatisierens verwendet künstliche Intelligenz, um komplexere Aufgaben zu automatisieren, die eine gewisse Entscheidungsfindung erfordern. Hier werden verschiedenartige Informationen in Zusammenhang gebracht, die Teil einer komplexen Aktivität, wie dem treffen einer Entscheidung sind. Beispiele sind die Vorhersage von Patientenausfällen oder die automatische Diagnoseunterstützung.

Automatisieren durch das Verknüpfen von Systemen

Die Integration verschiedener Systeme ermöglicht eine umfassende Automatisierung von Prozessen. Durch die Verknüpfung von beispielsweise Patientenmanagementsystemen mit elektronischen Gesundheitsakten können Daten nahtlos zwischen den Systemen übertragen werden, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.

Wie automatisiere ich meine Geschäftsprozesse?

Am besten in dem Sie Informationen der folgenden 8 Schritte einmal ausprobieren!

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen steht die erhöhte Effizienz des Krankenhauses im Mittelpunkt. Das ist richtig so, denn Effizienz kann zu einer Verbesserung der Patientenversorgung, einer Senkung der Kosten und einer Entlastung der Mitarbeitenden beitragen. Doch darf eines nie aus den Augen verloren werden, dass der Mensch im Mittelpunkt steht.

Ein Prozess wird nicht des Prozesses wegen automatisiert, sondern damit das ganze Krankenhaus oder Rehazentrum, die Heilenden und Pflegenden, besser auf die Arbeit mit ihren Patienten konzentrieren können.

In acht Schritten richtig Automatisieren

1. Bedarfs- und Anforderungsanalyse

   Der erste Schritt besteht darin, den Bedarf an Automatisierung zu identifizieren. Welche Prozesse sind ineffizient? Wo gibt es Engpässe, Fehlerquellen oder Prozessbrüche? Diese Analyse sollte in enger Zusammenarbeit mit dem medizinischen Personal erfolgen. Zusätzlich ist eine gründliche Analyse im Umgang mit personenbezogenen Daten erforderlich, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Ein gut durchgeführtes Anforderungsmanagement ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Implementierung. Wir benutzen hierbei gerne ein "Lean Canvas" da hiermit alle Aspekte schnell und übersichtlich zu skizzieren sind.

2. Auswahl der Automatisierungstypen

   Basierend auf der Bedarfsanalyse sollten Sie entscheiden, welche Art der Automatisierung am besten für Ihre Prozesse geeignet ist. Hier können Sie zwischen regelbasiertem Automatisieren, Low-Code-Anwendungen, KI-gesteuerter Automatisierung und der Verknüpfung von Systemen wählen.

3. Auswahl der Tools und Plattformen

   Es gibt eine Vielzahl von Tools und Plattformen für die Automatisierung. Die Auswahl sollte auf den spezifischen Bedürfnissen, Ressourcen und Systemen der Einrichtung basieren.

4. Pilotprojekt

   Bevor Sie die Automatisierung im großen Stil einführen, ist es ratsam, ein Pilotprojekt durchzuführen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Wirksamkeit der ausgewählten Lösungen zu überprüfen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. Wir haben an dieser Stelle einer Abwandlung des MVP-Prinzips, dem kleinstmöglichen durchführbaren Prozess (Minimal Viable Process) gute Erfahrungen gemacht.

   Beispiele könnte der Prozess zur automatisierten Erfassung von Patientendaten bei der Aufnahme oder die automatische Weiterleitung relevanter Daten an Station, Arzt und Abrechnung sein. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen.

5. Erfahrungen aus dem Pilotprozesses verwenden

   Bevor Sie die Automatisierung im großen Stil einführen, ist es ratsam, eine Überprüfung des Pilotprozesses durchzuführen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Wirksamkeit der ausgewählten Lösungen, Methoden und Anwendungen zu überprüfen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen

6. Schulung des Personals

   Das Personal muss geschult werden, um die neuen automatisierten Anwendungen effektiv nutzen zu können. Dies ist besonders wichtig, da die Akzeptanz des Personals entscheidend für den Erfolg der Implementierung ist.

7. Rollout und Skalierung

   Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt und der Schulung des Personals kann die Automatisierung breiter eingeführt und bei Bedarf skaliert werden.

8. Kontinuierliche Verbesserung

   Das Konzept der Prozessautomatisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, die Leistung regelmäßig zu überwachen und Anpassungen vorzunehmen, um den sich ändernden Bedürfnissen und Herausforderungen gerecht zu werden.

Werkzeuge und Technologien

In diesem Zusammenhang geben wir Ihnen eine kurze Übersicht über die verschiedenen Tools und Technologien, die für die Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung in Krankenhäusern und Rehazentren in Frage kommen. Der Markt ist sehr dynamisch und ständig kommen neue Anbieter hinzu. Bitte beachten Sie, dass es sich hier um Beispiele etablierter Hersteller und Anwendungen handelt und keine spezifische Empfehlung für Ihre individuelle Anforderungen darstellt.

1. Low-Code-Plattformen

   Beispiel: ThinkOwl, MS Power Automate, Appian

   Anwendungsbereiche: Schnelle Entwicklung von Anwendungen mit minimalem Code-Aufwand, wie z.B. Anwendungen für Datenmanagement, Patientenkommunikation, Terminverwaltung.

   Vorteile: Ermöglicht es auch Nicht-Programmierern, Anwendungen für ihre Prozesse zu entwickeln, was die Einführungszeit verkürzt und Kosten spart.

   Datenschutz: Diese Plattformen bieten in der Regel robuste Sicherheitsfunktionen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

2. RPA-Tools (Robotic Process Automation)

   Beispiel: ThinkOwl, UiPath, Automation Anywhere

   Anwendungsbereiche: Können für die regelbasierte Automatisierung von Aktivitäten eingesetzt werden. In der Praxis übernehmen Software Roboter Tätigkeiten wie Dateneingabe, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung.

   Vorteile: Hohe Effizienz und Genauigkeit, Entlastung des Personals von monotonen Aufgaben.

   Datenschutz: RPA-Tools müssen sorgfältig konfiguriert werden, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen.

3. KI-Technologie

   Beispiel: TensorFlow, PyTorch

   Anwendungsbereiche: Ermöglichen die Entwicklung von KI-gesteuerten Automatisierungslösungen, wie z.B. Diagnoseunterstützung, Vorhersage von Patientenausfällen, personalisierte Behandlungspläne.

   Vorteile: Fähigkeit zur Verarbeitung großer Datenmengen und zur Durchführung komplexer Analysen.

   Datenschutz: Besondere Vorsicht ist geboten, wenn KI-Modelle Zugriff auf sensible Patientendaten haben und müssen vor externen Eingriffen geschützt werden.

4. Integrationsplattformen

   Beispiel: MuleSoft, Dell Boomi, Informatica

   Anwendungsbereiche: Können für die Verknüpfung von verschiedenen Systemen verwendet werden, um eine umfassende Automatisierung zu ermöglichen. Verknüpfung von Patientenmanagementsystemen, elektronischen Gesundheitsakten, Laborinformationssystemen usw.

   Vorteile: Verbesserte Datenkonsistenz und -qualität, effizientere Prozesse.

   Datenschutz: Die Plattformen müssen sicherstellen, dass alle integrierten Systeme den Datenschutzbestimmungen entsprechen.

5. Cloud-Dienste

   Beispiel: ionos, STACKIT, AWS, Azure

   Anwendungsbereiche: Skalierbare und flexible Lösungen für die Speicherung und Verarbeitung von Daten, z.B. Datenlagerung, Datenanalyse, Hosting von Anwendungen.

   Vorteile: Skalierbarkeit, Flexibilität, Kosteneffizienz.

   Datenschutz: Cloud-Anbieter bieten in der Regel umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, aber es ist wichtig, die Datenübertragung und -speicherung sorgfältig zu prüfen.

6. Spezialisierte Medizinsoftware

   Beispiel: Elektronische Patientenakten, Terminverwaltungssysteme

   Anwendungsbereiche: Spezialisierte Softwarelösungen, die speziell für den Einsatz im Gesundheitswesen entwickelt wurden, wie z.B. Patienteninformationssysteme, Krankenhausinformationssysteme oder Terminverwaltungssoftware.

   Vorteile: Hohe Spezialisierung, Integration in bestehende medizinische Prozesse.

   Datenschutz: Diese Softwarelösungen sind in der Regel darauf ausgerichtet, den hohen Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen gerecht zu werden.

Fallstudien

Hier betrachten wir einige Fallstudien, die die erfolgreiche Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung in Krankenhäusern und Rehazentren illustrieren. Diese Fallstudien können als Inspiration und Leitfaden für Ihre eigenen Projekte dienen.

Automatisierte Patientenaufnahme

Ein Krankenhaus in Berlin implementierte ein System zur automatisierten Erfassung von Patientendaten bei der Aufnahme. Durch die Verwendung von Tablets und einer benutzerfreundlichen Oberfläche konnte das Personal den Aufnahmeprozess beschleunigen und Fehler reduzieren. Die Daten wurden automatisch an die jeweilige Station, den behandelnden Arzt und die Abrechnungsabteilung weitergeleitet.

Ergebnis:

• Reduzierung der Wartezeiten für Patienten

• Verbesserung der Datenqualität

• Entlastung des Personals

Automatische Weiterleitung relevanter Daten

Ein Rehazentrum in Hamburg setzte ein System ein, das relevante Patientendaten automatisch durch Workflows an verschiedene Abteilungen weiterleitet. Dies umfasste medizinische Daten, Behandlungspläne und Abrechnungsinformationen.

Ergebnis:

• Schnellere und präzisere Kommunikation zwischen den Abteilungen

• Reduzierung von Fehlern und Doppelarbeiten

• Verbesserung der Patientenversorgung

KI-gesteuerte Diagnoseunterstützung

Ein Krankenhaus in München implementierte ein KI-System zur Unterstützung der Diagnose von komplexen Krankheitsbildern. Das System analysierte medizinische Daten und schlug mögliche Diagnosen und Behandlungspläne vor.

Ergebnis:

• Verbesserung der Diagnosegenauigkeit

• Reduzierung der Zeit für die Diagnosestellung

• Entlastung der Ärzte

Abschluss und Zusammenfassung

In diesem Tutorial haben wir uns ausführlich mit dem Thema Geschäftsprozessautomatisierung im Gesundheitswesen, insbesondere in Krankenhäusern und Rehazentren, beschäftigt. Wir haben die Herausforderungen und Bedürfnisse dieser Einrichtungen beleuchtet und gezeigt, wie Automatisierungslösungen dazu beitragen können, diese zu bewältigen. Dabei haben wir die Lean-Prinzipien nach Eric Ries als Leitfaden für eine effiziente und wertorientierte Implementierung verwendet.

Häufig gestellte Fragen zur Geschäftsprozessautomatisierung im Gesundheitswesen

1. Wie können Automatisierungstools das überlastete Personal entlasten?
   Antwort: Automatisierungswerkzeuge wie Robotic Process Automation und Low-Code-Plattformen können Routineaufgaben übernehmen, wodurch die Menschen mehr Zeit für patientenorientierte Aufgaben haben.

2. Wie wird der Datenschutz bei der Automatisierung gewährleistet?
   Feedback: Durch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Implementierung robuster Sicherheitsfunktionen können Automatisierungslösungen den Datenschutz sicherstellen.

3. Wie rechtfertigen sich die initialen Kosten für die Automatisierung?
   Antwort: Die initialen Investitionen in Automatisierung können durch langfristige Einsparungen und Effizienzsteigerungen gerechtfertigt werden.

4. Wie flexibel sind Automatisierungslösungen?
   Feedback: Moderne Automatisierungslösungen sind in der Regel hochgradig anpassbar, um sich an veränderte Anforderungen und Herausforderungen anzupassen.

5. Wie kann die Automatisierung die Patientenversorgung verbessern?
   Antwort: Durch die Automatisierung von Verwaltungsprozessen kann das medizinische Personal mehr Zeit für die individuelle Betreuung der Patienten aufwenden.

6. Wie können Mitarbeiter für den Umgang mit neuen Technologien qualifiziert werden?
   Feedback: Durch gezielte Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen können Mitarbeiter effektiv für den Umgang mit neuen Automatisierungstechnologien vorbereitet werden.