Nichts vergessen mit einer QM-Software

Wie Dich eine Software bei Deinem Qualitätsmanagement unterstützt

Qualitätsmanagement ist eine sehr komplexe Aufgabe mit vielen verschieden Bereichen und Schnittstellen. Den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen, erweist sich daher häufig als Drahtseilakt. Nachhaltig an Qualität zu gewinnen ist deshalb häufig nur mit Unterstützung einer Software möglich. Diese kann Dir zum Beispiel dabei helfen, Änderungen nachzuvollziehen, Dokumente aktuell zu halten oder Maßnahmen terminiert durchzuführen. Sie dient Dir also als Sicherheitsnetz und sorgt dafür, dass Dir nichts runterfällt.  

Welche Ziele verfolgt gutes Qualitätsmanagement?

Bevor wir uns anschauen, wie eine Software Dich durch automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen beim Qualitätsmanagement unterstützen kann, ist es wichtig, erst einmal zu wissen, was gutes Qualitätsmanagement ausmacht und welche Aufgaben besonders wichtig sind. Also was fällt alles in den Bereich Qualitätsmanagement? Grundsätzlich fallen alle Maßnahmen darunter, die Prozesse und Strukturen innerhalb einer Organisation qualitativ verbessern. Die Aufgaben und Ziele umfassen beispielsweise die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Standardisierung und Optimierung von Prozessen oder das Optimieren von Kommunikationsstrukturen. Die Einhaltung der Mindestanforderungen für Qualitätsmanagement können durch Audits zertifiziert werden. Die Norm hierfür ist die ISO 9001. Die Norm bildet das Gerüst, an der eine Organisation ihre Strukturen und ihre Qualitätsmanagementaufgaben und Ansätze erläutert. Zu den wesentlichsten Aufgaben im Sinne der ISO zählen beispielsweise transparente betriebliche Abläufe, eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit sowie die Reduzierung von Fehlern und Folgekosten mit dafür festgeschriebenen überwachten Prozessen, die eine fortlaufende Verbesserung sichtbar machen. Ein Qualitätsmanagementsystem, das auf der ISO 9001 beruht, versetzt Organisationen in die Lage, die eigenen Qualitätsziele auf systematische Weise zu erreichen.

Wie unterstützt Dich eine QM-Software

Das Beschreiben von Prozessen funktioniert natürlich sowohl analog als auch digital, wobei eine Software deutlich mehr Sicherheit bietet und dafür sorgt, dass Dir kein Prozess, kein Dokument und keine Maßnahme runterfällt. Der große Vorteil einer Software ist, dass diese Dich dabei unterstützt, nachhaltig an Qualität zu gewinnen. Und wir reden nicht nur davon, dass du mit einer Software alle Bereiche des Qualitätsmanagements an einer Stelle hast, sondern darüber, dass dir eine Software bei Deiner Arbeit den Rücken freihält und Dich und Deine Kolleg*innen durch automatische Benachrichtigungen bei der Arbeit unterstützt und zusätzliche Sicherheit bietet. Zum Beispiel bei:

1. Prozessen

Prozesse bilden die Basis Deines Qualitätsmanagements, sie regeln wann was wie zu tun ist und spiegeln in der Gesamtheit die Prozesslandschaft Deiner Organisation wider. Da hinter den meisten auch noch so kleinen Aufgaben ein mehr oder weniger umfangreichreicher Prozess steht, kann das Zusammentragen, die Dokumentation und Strukturierung allein schon zum Kraftakt werden. Doch handelt es sich nicht um einen einmaligen Aufwand. Mit dem Ziel stetiger Verbesserung gilt es immer wieder neue Prozesse anzulegen, die bestehenden zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen oder neuen Verantwortlichen zuzuteilen. Diese Änderungen müssen dann natürlich auch an die betreffenden Personen weitergegeben werden. Genau hierbei helfen automatische Benachrichtigungen bei der Neuanlage, Änderung und Löschung. Denn Sie geben Dir die Sicherheit, dass alle verantwortliche Personen direkt über die sie betreffenden Änderungen informiert werden.

2. Dokumenten

Ein weiterer wichtiger Bestandteil im QM sind Dokumente. Egal ob Design-Vorlagen für Präsentationen oder Vertragsunterlagen für Kunden, wichtige den Prozess vervollständigende Dokumente sollten nicht nur schnell gefunden werden, sondern auch in der richtigen Versionierung. Das spart Zeit und schafft Transparenz. Damit Du und Deine Kolleg*innen auch nicht vergessen, die Aktualität regelmäßig zu überprüfen helfen automatische Benachrichtigungen vor dem Ablauf der Gültigkeiten. Verantwortliche können so nicht nur über das Anlegen neuer Dokumente oder das Ändern bzw. Löschen bestehender Dokumente informiert werden, sondern auch darüber, dass ein eingestelltes Ablaufdatum bald erreicht wird oder die Gültigkeit schon erloschen ist. Automatischen Benachrichtigungen halten also Deine Dokumente aktuell und sorgen dafür, dass diese regelmäßig geprüft und überarbeitet werden.  

3. Maßnahmen und Aufgaben

Aus der Zielsetzung, die Qualität stetig zu verbessern, ergeben sich natürlich auch Maßnahmen und Aufgaben, die es für die Erreichung des Optimums umzusetzen gilt. Diese müssen definiert und auf Teilaufgaben abgeleitet werden, so kennt jede*r einzelne Mitarbeiter*in seine*ihre Aufgaben und Deadlines. Meistens sind gerade diese Deadlines wichtig, da darauf aufbauend weitere Aufgaben und Maßnahmen entstehen. Deshalb helfen auch hier automatische Benachrichtigungen, die über neue Maßnahmen und Aufgaben informieren, an die Durchführung und den Abschluss erinnern und über die Fertigstellung informieren. So wissen an der Stelle  alle Verantwortlichen über den aktuellen Stand Bescheid und behalten den Überblick.

4. Freigaben

Damit nicht einfach Dokumente und Prozesse erstellt werden, die fehlerhaft oder nicht aktuell sind, bedarf es in wichtigen Bereichen einer Freigabe. Diese wird durch eine oder mehrere Personen erteilt oder eben nicht. Damit Du aber nicht bei jeder Fertigstellung eines neuen Dokuments oder Prozess zur entsprechenden Person hinrennen und ihr den besagten Prozess oder das Dokument zeigen musst, helfen auch hier automatische Benachrichtigungen, die an die erforderlichen Freigaben erinnern und Kommentare ermöglichen So geschieht eine zeitnahe und schnelle Prüfung, eine klare Kommunikation und ein geregelter Ablauf bei der Erstellung neuer Prozesse und Dokumente.

5. Audits

Und auch beim Audit unterstützen automatische Benachrichtigungen, denn sie erinnern Dich an den ausgewählten Startzeitpunkt, informieren Dich über Änderungen des Status und die Erzeugung. Das heißt Sie unterstützen bei der Erstellung und Durchführung der internen und externen Audits.

Welcher Art von Benachrichtigungen ein System verschickt, natürlich von der Software und dem Umfang an Funktionalitäten ab. Deshalb solltest Du bei der Auswahl eines neuen Qualitätsmanagementsystems darauf achten.

Fazit

Eine Software-Lösung kann die Aufgaben des Qualitätsmanagements erheblich erleichtern. Du siehst Prozesse und Dokumente, Maßnahmen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zentral in einer Oberfläche und musst nicht unzählige Excel-Listen pflegen. Gleichzeitig haben wir Dir gezeigt, wie automatische Benachrichtigungen Sicherheit geben, damit jede*r weiß, welche Aufgaben und Maßnahmen bis wann fällig sind und wann ein Dokument überarbeitet werden muss. Nützliche Features und eine gute Benutzeroberfläche bilden dabei die Basis für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement. Denn Du behältst den Überblick über alle Aspekte Deines Qualitäts- und Wissensmanagements, bringst Deine Organisation voran und verbesserst die Qualität kontinuierlich.

Titelbild © Kelly Sikkema, unsplash.com