Clever eingefädelt! SETEX gestaltet mit WissIntra ein transparentes IMS

Die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden finden sich bei SETEX nicht nur auf dem Papier wieder, sondern sind der treibende Faktor bei Unternehmensentschei-
dungen. Als SETEX-Kunden den Wunsch nach einer ISO-Zertifizierung äußerten, holten sich die Verantwortlichen des Textilherstellers im Jahr 2012 Unterstützung durch Experten ins Haus. Ziel war es, gleichzeitig ein integriertes Management-system (IMS) umzusetzen. Als Lösungsplattform empfahlen die Berater WissIntra. „Vom Start weg haben wir mit WissIntra gute Erfahrungen gemacht, vor allem hinsichtlich des Handlings. Deshalb stand es für uns außer Frage im Jahr 2016 auf die neue Version WissIntra NG zu migrieren. Wir setzen WissIntra unternehmensweit ein. Das System lebt und wird täglich genutzt,“ erzählt Bärbel Hoffmann, Leiterin der
IT-Abteilung bei SETEX.

Kriterien der Prozessstruktur

Was ist wichtig? Wie genau arbeitet SETEX? Was macht die Produktion im Kern? Wo gibt es Schnittstellen? Solche und ähnliche Kriterien haben bei der Einführung von WissIntra die Struktur der Prozesslandkarten bestimmt. Im Laufe der Jahre ist diese Struktur hinsichtlich der Anwendung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und Risikomanagements stetig gewachsen. „Für SETEX war es vor allem wichtig, mit WissIntra Transparenz zu schaffen. Wir wollen die konsequente Optimierung unserer komplexen Produktionsabläufe nachhaltig und auf höchstem Niveau sicherstellen,“  betont Bärbel Hoffmann.

Qualität muss einfach umsetzbar sein

Ein weiterer, sehr wichtiger Aspekt bei der Einführung eines IMS sind die Mitarbeiter. Sie sorgen dafür, dass die Tätigkeiten energiebewusst sowie qualitativ einwandfrei ausgeführt werden. Der beste Weg dahin ist die Motivation der Mitarbeiter, in dem die Nutzung des Systems so einfach wie möglich gestatet wird.
Dieser Fokus ist bei der Arbeit von Bärbel Hoffmann ausschlaggebend. Als Beispiel dafür gibt sie den Prozess der Urlaubsanträge in der Formularbetreuung: „Wenn es einen einfachen Weg zur Information gibt, dann nutzt jeder bevorzugt diesen Weg. Nehmen wir als Beispiel unser Urlaubsformular: Früher wurden hierzu Formulare ausgedruckt, die irgendwo im Unternehmen vorlagen und teilweise längst überholt waren. Heute ist jeder dazu verpflichtet, seinen Urlaubsschein aus WissIntra heraus zu drucken. Um den Zugriff darauf so einfach wie möglich zu gestalten, habe ich eine Formular-Prozesslandkarte namens „SETEX-Formular“ erstellt mit Unterpunkten wie Personal oder Produktion. Mit zwei Klicks sind die Mitarbeiter jetzt genau da, wo sie hinwollen und wissen zudem, dass sie immer das aktuellste Formular nutzen.“

Schneller am Kunden

Ein weiteres anschauliches Beispiel gibt Bärbel Hoffmann aus Vertriebssicht: „Auch die Vertriebswege haben sich mit WissIntra verkürzt. Wollte ein Kunde zum Beispiel früher das Ökozertifikat von uns haben, rief der Vertrieb in der Qualitätssicherung an, die Kollegen haben das entsprechende Formular rausgesucht und es dann an den Vertrieb übergeben. Die Konsequenz: lange Wege. Heute greift der Vertrieb selbst direkt in WissIntra auf die aktuellen Dokumente zu und ist dementsprechend auch schneller am Kunden.“

Matrix-Zertifizierung: das Jonglieren mehrerer
Standorte

Bei der letzten ISO-Zertifizierung Anfang dieses Jahres hat SETEX eine Matrix-Zertifizierung durchgeführt, bei der gleich drei Standorte mit eingebunden wurden. Die IT-Leiterin berichtet: „Obwohl wir diesmal aufgrund der Einbindung der Standorte Bocholt, Rheine und Greven entsprechenden Mehraufwand hatten, lief die Zertifizierung einwandfrei. Hier hat sich gezeigt, wie hilfreich ein System wie WissIntra bei der Auditvorbereitung ist. Wir haben die Strukturen unseres Hauptstandorts im System an die Niederlassungen vermacht und die Mitarbeiter vor Ort haben Ihre Daten eingegeben. Das hat klasse funktioniert.“

Update auf Kundenbedürfnisse

Kurze Zeit vor der Matrix-Zertifizierung hatte SETEX auf die neue WissIntra NG-Version migriert. Bärbel Hoffman nutzte bereits die Vorgängerversion der QM-Software intensiv und ist von den Neuerungen überzeugt: „Was mir sehr gut gefällt, ist die konsequente und übergreifende Struktur in WissIntra, die es ermöglicht, schnell alle relevanten Informationen an unsere Standorte weiterzugeben. Ein weiteres großes Plus der NG-Version ist, dass ich mich nicht mehr um die Revisionsstände kümmern muss, weil das neue System alle alten Stände archiviert. Das spart sehr viel Zeit und ist natürlich absolut genial.“
Ein weiteres hilfreiches Feature, um Mitarbeiter auf einem aktuellen Wissensstand zu halten, ist die Möglichkeiten im WissIntra Cockpit Neuigkeiten oder Newslet-ter zu veröffentlichen, das findet auch Bärbel Hoffmann: „Wenn ich jetzt aktuelle Informationen habe, braucht es keine Rundmails mehr. Ich setze die Neuigkeiten mit zwei Klicks ins Cockpit und weiß, dass ganze Kernteam ist informiert.“

Jährlich grüßt Audit

SETEX hat einen hohen Anspruch an seine internen Abläufe und erfüllt einige Normen wie die ISO 9001, die ISO 14001 oder die ISO 50001. Kein Wunder also, dass beim Hauptstandort in Hamminkeln-Dingden jedes Jahr mindestens ein Zertifizierungsaudit ansteht. Aus diesem Grund trifft sich das Kernteam regelmäßig einmal im Monat und legt fest, welche offenen Maßnahmen bis wann erledigt werden müssen. Das schafft Überblick, der Aufwand lässt sich besser steuern und, ob Audit oder nicht, die Prozesstransparenz ist jederzeit gegeben.