Verschiedene Prozesse und Anwendungen in Unternehmen erfordern unterschiedliche Sichten auf die gespeicherten Inhalte aus Dokumenten. Das Dokumenten Management ermöglicht es, Inhalte nach unterschiedlichen Kriterien zu strukturieren und zu präsentieren.

Dazu zählen Funktionen für die hierarchische Strukturierung von Dokumenten, die Bereitstellung von Renditions (alternativer Ersatzdarstellungen), „on-the-fly“ Formatierung und das „Assembling“ von Dokumenten vor der Anzeige.

Die Integration einer Workflow-Lösungen verschaftt zusätzlichen Nutzen:

• Übersichtliche und für jeden Anwender abrufbare Abbildung der Ablaufstrukturen
• Visualisieren und Weiterleiten aller relevanten Informationen, einschließlich der dazugehörigen Daten
• Einbinden der optimalen Tools für die Verarbeitung der vorliegenden Daten
• Paralleles und sequenzielles Bearbeiten von Vorgängen
• Tools für die Prozessvisualisierung
• Termingerechte Gewährleistung von Wiedervorlagen, Fristen und Delegation
• Kontrolle und Dokumentation aller Bearbeitungsstände, Zwischenergebnisse und Ergebnisse.

Das Ziel der Workflow-Software ist eine möglichst weitgehende Automatisierung der Abläufe eines Verarbeitungsvorgangs. Das betrifft sowohl stabile Abläufe als auch den für die meisten Anwender relevanten ad hoc Workflow.

Bei letzterem gibt der Anwender selbst den Ablauf des Prozesses vor. In allen Fällen muss die Anwendung gewährleisten, dass während des gesamten Prozesses auf alle notwendigen Ressourcen zugegriffen werden kann.

Beim Workflow, in erweiterter Definition und mit größerem Funktionsumfang auch Business Process Management genannt, spielen die verschiedenen ECM-Lösungen ihre Stärke bei der Prozessbeschleunigung aus. Für Unternehmen ist es sehr aufwendig, fehlerträchtig und teuer, Prozesse nach den Anwendungen hin zu modellieren. Intelligente Lösungen bieten Unternehmen die Sicherheit, dass die Prozesse auf der Basis des Contents und der spezifischen Anforderungen hin erstellt und durchgeführt werden.